Rejestracja i terminy w unijnej i nieunijnej procedurze rozliczenia podatku VAT OSS.

Opublikowano: 2021-12-23

Procedura unijna i nieunijna VAT OSS to możliwość rozliczania podatku VAT poprzez administrację podatkową jednego państwa UE nawet wtedy, jeżeli sprzedaż następuje do kilku krajów UE jednocześnie.

Jednak korzystanie z tych procedur wymaga od podatnika wykonywania wielu obowiązków
w ściśle określonych terminach. Najważniejsze terminy zaprezentowano w niniejszej publikacji.

Słów kilka o rejestracji do unijnej i nieunijnej procedury VAT OSS

Zanim podatnik przystąpi do rejestracji do unijnej lub nieunijnej procedury VAT OSS musi ustalić właściwy kraj UE tzw. kraj identyfikacji UE. To właśnie za pomocą administracji podatkowej kraju UE identyfikacji podatnik:

  1. Dokona rejestracji do procedury VAT OSS,
  2. Złoży kwartalne deklaracje oraz korekty tych deklaracji rozliczające transakcje objęte procedurą VAT OSS,
  3. Zapłaci podatek rozliczony według procedury VAT OSS.

Zatem w pierwszej kolejności podatnik musi wiedzieć jaki kraj w jego przypadku będzie krajem identyfikacji UE. Pomocna w tym wypadku będzie poniższa tabela.

Procedura unijnaProcedura nieunijna
Podatnik z siedzibą firmy lub stałym miejscem prowadzenia działalności w UE – może tylko wybrać kraj UE siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalnościNie dotyczy
Podatnik z siedzibą firmy poza UE wybiera państwo identyfikacji UE z którego następuje wysyłka towarów (jeśli występuje kilka krajów, wówczas podatnik może wybrać jeden)Podatnik z siedzibą firmy poza UE ma swobodę w wyborze państwa UE identyfikacji
Podatnik z siedzibą firmy w kraju trzecim (poza UE) z którym UE podpisała umowę o wzajemnym rozliczaniu podatku VAT – wybiera państwo identyfikacji UE z którego następuje wysyłka towarów (jeśli występuje kilka krajów, wówczas podatnik może wybrać jeden)Podatnik z siedzibą firmy w kraju trzecim (poza UE) z którym UE podpisała umowę o wzajemnym rozliczaniu podatku VAT – ma swobodę w wyborze państwa UE identyfikacji

Każdy kraj członkowski UE (administracja podatkowa tego kraju) posiada stronę internetową na której znajdują się formularze zgłoszeniowe do unijnej i nieunijnej procedury VAT OSS, deklaracje rozliczeniowe VAT OSS wraz z podaniem urzędu, do którego należy je złożyć.

W przypadku Polski formularze rejestracyjne VIU-R (procedura unijna) oraz VIN-R (procedura nieunijna) jak i deklaracje rozliczeniowe tych procedur dostępne są pod poniższym linkiem:

LINK do dokumentów rejestracyjnych do procedury VAT OSS

Natomiast właściwym adresatem wysyłki powyższych dokumentów gdy Polska jest krajem identyfikacji jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Naczelnik po otrzymaniu od podatnika zgłoszenia rejestracyjnego odeśle komunikat o przyjęciu lub odmowie rejestracji do procedury VAT OSS.

Jeżeli podatnik nie zainicjował jeszcze sprzedaży i wysłał zgłoszenie rejestracyjne np. 1 grudnia 2021r. to rozpoczęcie korzystania z procedury VAT OSS może nastąpić od pierwszego dnia kolejnego kwartału kalendarzowego, a więc od 1 stycznia 2022r. Jest jednak wyjątek.

ISTOTNE:

Jeżeli podatnik rozpoczął sprzedaż przed przykładową datą 1 stycznia 2022r. to będzie zobligowany zgłosić Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście rozpoczęcie sprzedaży w ramach procedury szczególnej VAT OSS w terminie do 10-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy dokonał sprzedaży towarów lub usług (objętych VAT OSS).

Numer identyfikacyjny

W procedurze unijnej numerem indentyfikacyjnym (podatkowym) na potrzeby przeprowadzania transakcji objętych procedurą VAT OSS będzie dokładnie ten sam numer NIP, który został już nadany podatnikowi w kraju UE, w którym rejestrował działalność – numer NIP.

Odmiennie jest w procedurze nieunijnej, w której państwo UE identyfikacji nada unikalny numer identyfikacyjny podatnikowi, który zarejestruje się w tym kraju do korzystania z nieunijnej procedury VAT OSS.

Deklaracja i ewidencja na potrzeby VAT OSS

Podatnik korzystający z unijnej lub nieunijnej procedury VAT OSS ma obowiązek prowadzenia miesięcznej ewidencji zawierającej transakcje kwalifikujące się do objęcia tą procedurą.

Dane jakie należy zawrzeć w tej ewidencji określone są w art. 63c Rozporządzenia Rady UE nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. dostępnego pod poniższym linkiem:

Rozporządzenie Rady UE nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011r. w formie PDF

ISTOTNE:

Ewidencję wraz z deklaracją oraz dokumentami potwierdzającymi transakcje objęte procedurą VAT OSS należy przechować przez okres 10 lat.

Może się zdarzyć, że administracja podatkowa jednego z państw UE zażąda okazania ewidencji, którą to podatnik będzie miał obowiązek ją elektronicznie udostępnić.

Poza obowiązkiem prowadzenia ewidencji podatnik korzystający z unijnej lub nieunijnej procedury VAT OSS jest zobligowany do składania drogą elektroniczną kwartalnej deklaracji za każdy kalendarzowy kwartał rozliczeniowy (niezależnej od deklaracji JPK_V7). Nawet jeżeli nie wystąpiły żadne transakcje a deklaracja będzie zawierała same zera.

Deklaracja dla nieunijnej procedury VAT OSS ma zawierać transakcje świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z UE nieprowadzących działalności gospodarczej.

Deklaracja dla unijnej procedury VAT OSS ma zawierać transakcje świadczenia usług (poza państwem UE sprzedawcy) na rzecz osób fizycznych z UE nieprowadzących działalności gospodarczej, WSTO oraz krajowe dostawy towarów dokonane przez operatorów IE.

ISTOTNE:

Ostateczny termin złożenia kwartalnej deklaracji VIN-DO (nieunijnej) oraz VIU-DO (unijnej) to ostatni dzień miesiąca następnego po kwartale rozliczeniowym, czyli 30 kwiecień za 1 kwartał, 31 lipiec za 2 kwartał, 31 październik za 3 kwartał i 31 styczeń kolejnego roku za 4 kwartał. Ostateczny termin nie ulega przesunięciu nawet jeżeli jest to dzień ustawowo wolny.

Wystawianie faktur w procedurze VAT OSS

Dla lepszego zobrazowania obowiązku wystawiania faktur przedstawiono niezbędne informacje w poniższej tabeli.

Procedura unijnaProcedura nieunijna
Dostawca nie jest zobligowany do wystawiania faktur sprzedażyDostawca nie jest zobligowany do wystawiania faktur sprzedaży
Dostawca jest zobligowany do wystawienia faktury, jeżeli nie korzysta z procedury unijnej w przypadku realizacji transakcji WSTOJeśli dostawca chce wystawić fakturę to obowiązują go uregulowania dotyczące wystawiania faktur właściwe dla państwa UE identyfikacji
W pozostałych przypadkach, jeżeli dostawca chce wystawić fakturę to obowiązują go uregulowania dotyczące wystawiania faktur właściwe dla państwa UE identyfikacji

Płatność podatku VAT w unijnej i nieunijnej procedurze VAT OSS

Płatność podatku VAT za kwartał rozliczeniowy z tytułu transakcji sprzedaży rozliczanej według procedur VAT OSS podatnik dokonuje w terminie składania deklaracji VIN-DO albo VIU-DO czyli najdalej w ostatnim dniu miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym (w przypadku płatności podatku VAT jeżeli ostatni dzień terminu płatności to dzień wolny, wówczas ostateczny termin płatności ulega przesunięciu na pierwszy dzień roboczy).

Jeżeli państwem identyfikacji jest Polska, wówczas adresatem płatności jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Właściwe konto urzędu można sprawdzić pod poniższym linkiem:

Konto dla wpłat podatku rozliczonego według procedury importu VAT IOSS

W tytule płatności obligatoryjnie podatnik wpisuje tzw. numer UNR (PL/PLYYYYYYYYYY/Q4.2021) na który składa się:

  • kod państwa UE identyfikacji np. PL,
  • numer identyfikacyjny np. PL9999999999,
  • miesiąc i rok, za który składana byłe deklaracja VII-DO np. Q4.2021.

Bez podania tego numeru urząd skarbowy nie zdoła właściwie zidentyfikować otrzymanej wpłaty podatku.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Co skrywa sprzedaż na odległość towarów importowanych z państw trzecich

2022-01-21

Modyfikacja zasad rozliczania podatku VAT sprzedaży wysyłkowej spowodowała wprowadzenie nowych terminów dla niektórych typów transakcji sprzedaży zagranicznej, które do tej [...]

Polski Ład – zmiany w stawkach ryczałtu i preferencje dla niektórych branż.

2022-01-14

Polski Ład uważany jest bardzo często za pakiet zmian podatkowych istotnie komplikujący rozliczenia z fiskusem i ZUS. Powodem powyższego jest [...]

Ulga dla klasy średniej w Polskim Ładzie – komu przysługuje i jak ją obliczać.

2022-01-07

Modyfikacje rozliczeń podatkowych i kadrowo-płacowych zaimplementowane w Polskim Ładzie koncentrują się zasadniczo na trzech kluczowych aspektach. Po pierwsze podwyższono próg [...]

SOTI, czyli sprzedaż na odległość towarów importowanych na przykładach

2021-12-30

Sprzedaż na odległość towarów importowanych z państw trzecich to nowo zdefiniowany termin w unijnych Dyrektywach, ale i w ustawie o [...]

Rejestracja i terminy w unijnej i nieunijnej procedurze rozliczenia podatku VAT OSS.

2021-12-23

Procedura unijna i nieunijna VAT OSS to możliwość rozliczania podatku VAT poprzez administrację podatkową jednego państwa UE nawet wtedy, jeżeli [...]