Krajowa podróż służbowa przedsiębiorcy

Opublikowano: 2022-05-27

Pracodawca może wydać polecenie pracownikowi do realizacji zadania służbowego poza jego miejscem pracy bądź stałym miejscem prowadzenia działalności, stałą siedzibą pracodawcy.

Przepisy regulujące jakie benefity i zwroty przysługują pracownikowi w związku z odbywaną podróżą służbową występują w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jednak w podróż służbową może udać się również sam przedsiębiorca. Na co wówczas powinien zwrócić uwagę?

Podróż służbowa – co należy określić

Poza oczywistymi danymi wyjazdu służbowego takimi jak nazwa, imię i nazwisko oraz status przedsiębiorcy – podstawowe informacje podróży służbowej jakie powinien określić przedsiębiorca to:

  • miejsce (miejsca) docelowe podróży służbowej inne niż miejsce prowadzenia działalności,
  • trasa podróży służbowej,
  • cel odbycia podróży służbowej związany wyłącznie z prowadzoną działalnością,
  • data rozpoczęcia podróży i zakończenia podróży,
  • środek lokomocji, środki lokomocji.

ISTOTNE:

Podróż służbowa przedsiębiorcy nie musi zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy.

Dieta przysługująca przedsiębiorcy w czasie krajowej podróży służbowej

Jak mówi rozdział 2 ww. rozporządzenia przedsiębiorcy przysługuje dieta za czas podróży służbowej. Przeznaczona ona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Kwota diety wynosi w 2022r. 30 zł za dobę podróży.

Kwota diety jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. Uwidoczniono to w poniższej tabeli.

Dieta a czas trwania podróży służbowej
podróż trwa nie dłużej niż dobępodróż trwa dłużej niż dobę
Podróż trwa mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługujeZa każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę
Podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% dietyPodróż trwa do 8 godzin – przysługuje 50% diety
Podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokościPodróż trwa ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

ISTOTNE:

Przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych wydatków związanych z wyżywieniem w czasie trwania podróży służbowej. Koszty wyżywienia zostały zaklasyfikowane przez ustawodawcę właśnie jako kwota diety.

Ponadto dobowa kwota diety ujęta w kosztach firmowych nie może przekroczyć dobowej (ustawowej) stawki 30 zł.

Publiczne środki transportu w czasie krajowej podróży służbowej

Przedsiębiorca odbywając podróż służbową może skorzystać z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autokar, bus, tramwaj, inne). Wydatki za korzystanie z tych środków w czasie podróży może zaliczyć do kosztów firmowych. Ponownie najważniejsze w tej sytuacji jest prawidłowe udokumentowanie tych wydatków. Przedsiębiorca musi postarać się o rachunki, faktury, bilety. Księgowaniu w koszty firmy będzie podlegał

ISTOTNE:

Księgowaniu w koszty firmy będzie podlegał bilet PKP (bez konieczności ubiegania się o fakturę), jeżeli trasa przejazdu jest dłuższa niż 50 km.

ISTOTNE:

Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za dojazd, którymi objęty jest pracownik.

Krajowa podróż służbowa firmowych samochodem

Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową samochodem stanowiącym środek trwały w prowadzonej przez siebie działalności.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej zaliczy zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem w czasie tej podróży.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Na podstawie otrzymanego paragonu za przejazd autostradą przedsiębiorca odliczy podatek VAT tak jak z faktury pod warunkiem, że owy paragon zawiera niezbędne, ustawowe elementy faktury.

ISTOTNE:

Podróż służbowa firmowym samochodem to możliwość ujęcia 75% wydatków z dokumentów za eksploatację auta. Ujęcie 100% wydatków w koszty firmy możliwe jest tylko gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu kilometrów (dla celów VAT) i użytkuje samochód wyłącznie na cele firmowe.

Krajowa podróż służbowa prywatnym samochodem przedsiębiorcy

Nic nie stoi na przeszkodzie aby przedsiębiorca udał się w podróż służbową swoim prywatnym samochodem.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej zaliczy zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa prywatnym samochodem to możliwość ujęcia jedynie 20% wydatków z dokumentów związanych z eksploatacją auta.

Koszty noclegu występujące w czasie krajowej podróży służbowej przedsiębiorcy

Wydatki na nocleg jakie przedsiębiorca poniesie w trakcie odbywania krajowej podróży służbowej może zaliczyć w koszty firmy. Nocleg może odbyć się w hotelu, pensjonacie, wynajmowanym mieszkaniu. Kluczowe w tym wypadku jest uzyskanie dokumentu potwierdzającego skorzystanie z usługi noclegowej przez przedsiębiorcę a więc rachunku lub faktury.

ISTOTNE:

Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za nocleg, którymi objęty jest pracownik.

ISTOTNE:

Przedsiębiorcy nie będzie przysługiwało odliczenie podatku VAT z faktury za usługi noclegowe.

Pozostałe wydatki przedsiębiorcy

Warto podkreślić, iż przedsiębiorca może do kosztów firmowych podróży służbowej ująć także i inne wydatki związane z daną podróżą.

Przykładem mogą być tu m.in.:

  • opłaty za różnego rodzaju wstęp na imprezy branżowe,
  • opłaty za wstęp na szkolenia,
  • opłaty za wstęp na targi,
  • inne opłaty.

Kluczowe w tym wypadku jest to, iż tego typu opłaty pojawiające się w trakcie trwania podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Wiążąca informacja stawkowa jako narzędzie ochronne w klasyfikacji towarów / usług i stosowaniu stawek VAT

2022-09-26

Wątpliwości interpretacyjne na gruncie podatku VAT niosą za sobą istotne ryzyko podatkowe dla przedsiębiorców. Ustawodawca wychodząc naprzeciw oczekiwaniom podatników, wprowadził [...]

Zwolnienie z VAT usług szkoleniowych – w jakich przypadkach ma zastosowanie

2022-09-16

Opodatkowanie VAT usług szkoleniowych to temat dość rozbudowany i wielowątkowy. Zastosowanie zwolnienia z podatku VAT wymaga znajomości przepisów ustawy i [...]

Najem na ryczałcie i problem opodatkowania opłat eksploatacyjnych

2022-09-09

Najem prywatny to zdecydowanie najbardziej popularna forma opodatkowania wynajmu w Polsce. Teza ta nabiera na znaczeniu, tym bardziej, że Polski [...]

Użytkowanie samochodu osobowego w firmie

2022-09-02

Samochód osobowy w świetle ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (z późn. zm.) to pojazd [...]

Różnice kursowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

2022-08-25

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych zobligowani są do obliczania różnic kursowych. W niniejszym [...]