Krajowy System e-Faktur (KSeF) już od lipca 2024 roku stanie się obowiązkiem dla czynnych podatników VAT. Z uwagi na fakt, iż jest to system teleinformatyczny, będzie on podlegał konserwacjom, ale też ulegał awariom. Z pewnością na początkowym etapie funkcjonowania systemu wystąpi wiele problemów technicznych związanych chociażby z jego przeciążeniem. Ustawodawca przewidział szereg procedur na okoliczność niedostępności lub awarii KSeF zarówno po stronie Ministerstwa Finansów jak i podatnika. Podatnik będzie musiał we własnym zakresie zidentyfikować z jaką przeszkodą techniczną ma do czynienia i jakie kroki winien w danej sytuacji podjąć.

Wystawianie faktur w okresie awarii KSeF (problemy techniczne po stronie Ministerstwa Finansów)

KSeF jest systemem teleinformatycznym do którego będą trafiać niemal wszystkie faktury wystawiane przez krajowych podatników. Obowiązkowo do KSeF faktury będą przesyłać czynni podatnicy od 1 lipca 2024 roku. Podatnicy zwolnieni z VAT będą z kolei zobligowani do wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Awaria systemu w praktyce uniemożliwiłaby emitowanie faktur, a co za tym idzie uniemożliwiłaby prowadzenie biznesu.

W art. 106nf ustawy o VAT, ustawodawca przewidział szczegółowe procedury fakturowania w okresie awarii KSeF, które stwarzają możliwość emitowania faktur „poza systemem”. Konieczne jest spełnienie następujących waruków:

1. Faktura wystawiona poza KSeF musi być zgoda ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (czyli takiej, która standardowo przesyłana jest do KSeF),
2. Faktura jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. mailem) oraz oznaczana jest QR kodem,
3. W terminie 7 dni roboczych od zakończenia awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania faktur do KSeF, które zostały wystawione poza systemem,
4. W przypadku gdy w powyższym terminie zostanie zamieszczony kolejny komunikat o awarii, wówczas 7-dniowy termin liczony jest od momentu zakończenia ostatniej awarii,

Datą wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF jest standardowo dzień przesłania jej do KSeF, jednakże w okresie awarii datą wystawienia faktury będzie data zamieszczona przez podatnika na dokumencie. Z kolei datą otrzymania faktury przez nabywcę będzie data faktycznego jej wpływu np. za pośrednictwem poczty, czy wiadomości e-mail.

Wystawianie faktur w okresie niedostępności KSeF (problemy techniczne po stronie Ministerstwa Finansów)

Innym rodzajem przeszkody technicznej jest tzw. niedostępność KSeF. Przykładem niedostępności systemu mogą być np. prace serwisowe. Informacje o niedostępności KSeF będą publikowane z odpowiednim wyprzedzeniem. Cechą niedostępności KSeF jest więc przewidywalne ograniczenie korzystania z systemu. Opisana w poprzednim akapicie awaria ma z kolei charakter nagły i nieprzewidywalny.

Podobnie jak w przypadku awarii, podatnicy będą mogli wystawiać faktury w okresie niedostępności KSeF z tą jednak różnicą, iż wystawione w ten sposób faktury będą musiały zostać przesłane do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności.Wystawianie faktur w okresie niedostępności KSeF wiąże się z obowiązkiem stosowania wzoru faktury ustrukturowanej oraz kodu QR (analogicznie jak w przypadku faktur wystawianych w okresie awarii).

Skąd podatnik dowie się o awarii lub niedostępności KSeF?

Standardowo komunikaty o awarii lub niedostępności KSeF będą publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów oraz za pomocą oprogramowania interfejsowego, które zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy będzie zintegrowane z systemami finansowo-księgowymi podatników (Dz.U. 2023 poz. 1598): „zostanie przygotowany dodatkowy niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu. Programy księgowe podatników będą mogły się z nim zintegrować, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. We wskazanym interfejsie będzie pojawiał się komunikat o awarii w określonym przedziale czasowym zakreślonym wskazanymi datami.”

Jeżeli nie będzie możliwości zamieszczenia komunikatu o awarii lub niedostępności KSeF w BIP, informacje te będą przekazywane podatnikom drogą „nieoficjalną” tj. za pośrednictwem mediów społecznościowych (środki społecznego przekazu). Faktury wystawione poza KSeF, w okresie awarii/niedostępności systemu, gdzie komunikat o tym fakcie został przesłany za pomocą mediów społecznościowych, nie będą musiały zostać przesłane do KSeF po ustaniu przeszkód technicznych.

Zdaniem autora warto przesłać do KSeF również faktury wystawione w okresie awarii/niedostępności ogłoszonej za pośrednictwem mediów społecznościowych. W toku ewentualnej kontroli na podatnika mogą zostać nałożone surowe sankcje, jeżeli nie udokumentuje powodu nie przesłania faktury do KSeF.

Problemy techniczne u podatnika a wystawianie faktur poza KSeF

Nie tylko Ministerstwo Finansów może borykać się z problemami technicznymi uniemożliwiającymi korzystanie z KSeF. Awaria komponentów sprzętowych, czy oprogramowania może wystąpić również u podatnika. W takiej sytuacji także istnieje możliwość wystawiania faktur poza KSeF, jednakże podatnik winien je zamieścić w systemie teleinformatycznym w ciągu jednego dnia roboczego od dnia wystawienia faktury poza KSeF.

Podsumowanie – kluczowe jest poprawne zidentyfikowanie rodzaju przeszkody technicznej w celu uniknięcia sankcji

Podsumowując powyższe rozważania należy podkreślić, iż dla prawidłowego wywiązania się z obowiązków ciążących na gruncie KSeF należy zidentyfikować, czy mamy do czynienia z problemem technicznym leżącym po stronie podatnika, czy też z awarią KSeF lub niedostępnością KSeF ogłaszaną przez Ministerstwo Finansów.

Niedochowanie opisanych w niniejszym wpisie terminów (1 lub 7 dni roboczych) na przesłanie faktur do KSeF po okresie niedostępności/awarii penalizowane jest surowymi sankcjami. Opisaliśmy je w jednym z poprzednich wpisów traktującym o sankcjach za niestosowanie przepisów o KSeF: https://www.taxe.pl/blog/1899/ksef-2024-sankcje-za-niestosowanie-przepisow-o-ksef-dokumenty-ktore-nie-beda-wystawiane-za-posrednictwem-ksef-przepisy-przejsciowe-lagodzace-obowiazki-i-sankcje/

Autor- Łukasz Kluczyński