Kontrole ZUS w roku 2024 – kto powinien być uważny

Opublikowano: 2024-02-16

Kontrola ZUS to nierzadko stres dla wielu przedsiębiorców. Kontrolujący przyglądają się wielu kwestiom w przedsiębiorstwach. Zatem gdy przedsiębiorca otrzyma pismo w związku z wszczęciem kontroli albo nawet gdy tego pisma nie otrzyma – warto aby był przygotowany na tego typu ewentualność.

Należy wobec tego postawić pytanie. Kiedy najczęściej przychodzi kontrola ZUS do przedsiębiorcy? Co może kontrolować ZUS i jakie się uprawnienia przedsiębiorcy w toku kontroli? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Kto przeprowadza kontrolę ZUS oraz jaki jest jej zakres

Zgodnie z art. 86 oraz 87 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 zwanej dalej ustawą o SUS) kontrola w zakresie wykonywania zadań i obowiązków m.in. przez przedsiębiorcę w zakresie ubezpieczeń społecznych czy zdrowotnych przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS (konkretnej jednostki ZUS do którego przynależy płatnik składek).

Inspektorzy – kontrolujący mają obowiązek przed rozpoczęciem kontroli u przedsiębiorcy do okazania legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Co natomiast obejmuje kontrola ZUS? Zakres czynności które są przeprowadzone w toku kontroli ZUS przedstawiono w poniższej tabeli.

Jaki jest przedmiot kontroli ZUS
Lp.Charakterystyka czynności
1.Zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych przez przedsiębiorcę
2.Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest przedsiębiorca
3.Ustalanie przez przedsiębiorcę uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych a także wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
4.Prawidłowość i terminowość opracowywania przez przedsiębiorcę wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
5.Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych przez przedsiębiorcę
6.Dokonywanie oględzin składników majątku przedsiębiorców zalegających z opłatą należności z tytułu składek ZUS

Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, którymi dysponuje kontroler z ZUS.

ISTOTNE:

W trakcie kontroli inspektorzy ZUS mają uprawnienia do:

  1. analizowania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i akt osobowych ale też innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
  2. oględzin i spisu składników majątku (środków trwałych) czy innych składników majątku przedsiębiorcy czy innych przedsiębiorców zalegających ze składkami ZUS,
  3. zabezpieczenia zebranych dowodów,
  4. żądania udzielania informacji przez przedsiębiorcę oraz ubezpieczonego,
  5. legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
  6. wzywania oraz przesłuchiwania przedsiębiorcy, ubezpieczonego, świadków,
  7. dodatkowego przesłuchiwania przedsiębiorcy oraz ubezpieczonego, jeżeli po zbadaniu dowodów pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

ISTOTNE:

Kontroler ZUS posiadający upoważnienie do przeprowadzenia kontroli jak i ważną legitymacją służbową ma prawo poruszać się po przedsiębiorstwie bez konieczności posiadania jakichkolwiek przepustek (jeżeli w danym zakładzie pracy takowe obowiązują).

Z kolei przedsiębiorcy w toku kontroli ZUS są zobligowani do:

  • udostępnienia wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli (przechowywanych u płatnika ale i u osób trzecich np. w biurze rachunkowym),
  • udostępnienia do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają ze składkami ZUS,
  • sporządzenia i wydawania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i wymaganych przez kontrolera ZUS,
  • zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym do udostępnienia niezbędnych środków łączności, środków technicznych do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik (bez konieczności udostępniania środków transportowych),
  • udzielania wyjaśnień kontrolującemu,
  • przedstawienia tłumaczenia na język polski dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej sporządzonej w języku obcym.

Kto powinien zwrócić szczególną uwagę na potencjalną kontrolę z ZUS

Co roku kontrole realizowane przez ZUS są przeprowadzane na grupach przedsiębiorców losowo wybieranych ale także wobec grup wytypowanych przez ZUS.

Powstaje zatem pytanie jakie to mogą być grupy?

Jedną z takich grup są przedsiębiorcy, którzy niedługo po rozpoczęciu działalności korzystają ze świadczeń chorobowych czy ze świadczeń opieki nad członkiem rodziny.

Należy jednak podkreślić, że gdy przedsiębiorca jest w stanie bezproblemowo udowodnić, iż rzeczywiście zachorował bądź wystąpiły okoliczności w których musiał wziąć opiekę nad członkiem rodziny to nie powinien obawiać się ewentualnej kontroli z ZUS.

Niemniej ZUS bardzo uważnie patrzy na przedsiębiorców, którzy w pierwszym półroczu a nawet dalej po rozpoczęciu działalności korzystają ze świadczeń chorobowych (do których posiadają uprawnienie). Warto przy tej okazji zaznaczyć, iż nie każdy przedsiębiorca otwierający działalność ma prawo do ulgi na start a więc musi zarejestrować się do pełnego albo preferencyjnego ZUS.

Inną grupą osób którą szczególnie przygląda się ZUS to przedsiębiorcy korzystający często z chwilowych świadczeń chorobowych a więc chorujący krótkotrwale ale często w dłuższym okresie czasu.

Należałoby się w tym miejscu zatrzymać i wspomnieć o kilku innych kwestiach.

ZUS szczególnie także przygląda się przedsiębiorcom którzy w zróżnicowany sposób korzystają ze świadczeń chorobowych. Co to oznacza? Jeżeli przedsiębiorca często choruje i korzysta ze zwolnień różnych lekarzy – ZUS może wszcząć kontrolę. Jeżeli przedsiębiorca często choruje potem nagle nie choruje aby zyskać kolejny okres zasiłkowy a następnie ponownie choruje – ZUS także może przyjrzeć się takiemu przedsiębiorcy.

ZUS może wszcząć kontrolę także gdy przedsiębiorcy udowodniono już w przeszłości nieuprawnione wykorzystywanie świadczeń chorobowym. Brak faktycznego uprawnień do świadczeń chorobowych mogło objawiać się m.in. z fikcyjnością wystąpienia choroby, pozbawieniem prawa do zasiłku czy też wykonywaniem pracy lub prowadzeniem działalności w czasie choroby.

ISTOTNE:

ZUS może zweryfikować czy przedsiębiorca zgodnie ze zwolnieniem lekarskim nie wykonuje pracy i nie prowadzi działalności czy też przebywa (jeżeli jest takie zalecenie od lekarza) w domu.

Komu jeszcze przygląda się ZUS?

ZUS zwraca uwagę na przedsiębiorców zalegających ze składkami w składkach ZUS. Zanim jednak przyjdzie na kontrolę to idzie w kierunku wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Niekiedy jednak może przeprowadzić kontrolę u takiego przedsiębiorcy w przypadku braku skutków w postępowaniu egzekucyjnym.

Gdzie ZUS jeszcze spogląda?

ZUS szczególnie przygląda się też przedsiębiorcom, którzy stosunkowo często korygują deklaracje rozliczeniowe ZUS. Nie oznacza to, że częste korekty w każdym przypadku oznaczają kontrolę z ZUS. Niemniej częste korekty podstawy ZUS społecznej przedsiębiorcy bądź składki zdrowotnej przedsiębiorcy liczonej od 2022r. od dochodu albo od przychodu – powodują wzmożoną uwagę ZUS, która może doprowadzić do wszczęcia kontroli.

ZUS zwraca uwagę także na częste zatrudnianie i zwalnianie pracowników, zleceniobiorców, członków zarządu, innych osób podlegających do rejestracji do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych. Oczywiście jeżeli jest to uzasadnione rynkiem pracy – np. przedsiębiorca często potrzebuje pracowników o różnych albo wręcz o tych samych specjalizacjach a niektórzy dotychczasowi się nie sprawdzają – to także jest to uzasadnione ze strony przedsiębiorcy i gdy jest w stanie to udowodnić wtedy ZUS uzna to prawidłowość.

O czym jeszcze warto pamiętać?

ZUS przygląda się udziałowcom spółek kapitałowych w których jeden udziałowiec posiada zdecydowaną większość udziałów np. 98% a drugi 2%. ZUS uważa, że w takiej sytuacji udziałowiec który posiada 98% jest prawie jedynym wspólnikiem spółki kapitałowej co oznacza, że podlega pod pełny ZUS.

Warto końcowo dodać, iż czasem ZUS może po prostu przeprowadzić kontrolę na wybranym losowo przedsiębiorcy.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Zagraniczna usługa budowlana świadczona przez podwykonawcę – rozliczenie VAT

2024-04-22

Bardzo powszechną praktyką jest wykorzystywanie przez głównego wykonawcę usług podwykonawców do realizacji inwestycji budowlanej zlokalizowanej w innym niż Polska kraju. [...]

Obowiązek opodatkowania PIT oraz VAT – różne daty a tylko jeden moment

2024-04-19

Obowiązek podatkowy czy to w podatku VAT czy to w podatku dochodowym od osób fizycznych PIT to nic innego jak [...]

Otwarcie działalności gospodarczej w praktyce

2024-04-15

Otwarcie działalności gospodarczej to poważne wyzwanie dla przedsiębiorcy. Zanim przystąpi do jej rejestracji powinien wiedzieć o wielu aspektach właśnie przed [...]

Czy nadwyżka w VAT ulega przedawnieniu?

2024-04-12

Przedsiębiorcy bardzo często kumulują podatek VAT przenosząc nadwyżkę na kolejną deklarację. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele np. zawieszenie [...]

IP-BOX – na czym polega i jakie warunki należy spełnić aby skorzystać z ulgi

2024-04-08

Ulgi podatkowe mają na celu stymulować pewne obszary działalności gospodarczej wśród przedsiębiorców. Jedną z takich ulg, popularnej zwłaszcza w branży [...]