Otwarcie działalności gospodarczej w praktyce

Opublikowano: 2024-04-15

Otwarcie działalności gospodarczej to poważne wyzwanie dla przedsiębiorcy. Zanim przystąpi do jej rejestracji powinien wiedzieć o wielu aspektach właśnie przed a nie po otwarciu, istnieje bowiem szereg informacji i wątków z tym związanych.

W niniejszej publikacji zaprezentowano krótkie kompendium na najistotniejsze tematy. Na końcu dodano także wykaz danych jakie trzeba przygotować do wniosku o rejestrację działalności gospodarczej osoby fizycznej.

Działalność gospodarcza czyli co to za działalność

Definicję działalności gospodarczej można spotkać w kilku ustawach podatkowych ale nie tylko.

Na mocy art. 3 ustawy z dnia 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych działalnością gospodarczą jest działalność zarobkowa wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa polegającą na wykorzystywaniu składników majątku (własnych zasobów) oraz innych rzeczy oraz jest prowadzona w sposób zorganizowany i ciągły we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów np. do działalności wykonywanej osobiście.

Z kolei w ustawie o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

ISTOTNE:

Działalnością gospodarczą nie jest natomiast działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której:

  • przychód z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% z kwoty minimalnego wynagrodzenia na dany rok – na rok 2024 jest to 3.181,50 zł do końca czerwca 2023 oraz od lipca 2023r. do końca grudnia 2023r.,
  • która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Natomiast nawet jeżeli podatnik spełni te wymagania ale mimo to działalność będzie nosiła znamiona, cech działalności gospodarczej to będzie mieć obowiązek jej rejestracji w CEIDG.

Patrząc na ustawowe ramy określenia działalności gospodarczej można zauważyć wspólne cechy definicji działalności:

  1. działalność zarobkowa,
  2. wykonywana we własnym imieniu,
  3. wykonywana w sposób systematyczny i ciągły,
  4. prowadzenie działalności wiąże się z wykorzystaniem zasobów podatnika,
  5. przychody z tej działalności nie są zaliczane do zupełnie innego źródła przychodów niż z działalności gospodarczej.

Zanim podatnik otworzy działalność – kod PKD

Zanim podatnik przystąpi do rejestracji działalności gospodarczej powinien zastanowić się nad wieloma kwestiami.

Pierwszym z nich jest wybór numeru PKD (lub numerów PKD).

Klasyfikacja PKD to wykaz rodzajów działalności gospodarczych a z tej klasyfikacji podatnik wybiera odpowiedni dla swojej działalności kod PKD lub kilka czy nawet kilkanaście kodów PKD.

Cały wykaz PKD w formacie PDF jest ogólnie dostępny na portalu Głównego Urzędu Statystycznego pod linkiem GUS. Można odnaleźć tam kod PKD odpowiadający przyszłej działalności gospodarczej.

Należy podkreślić, iż kod PKD będzie niezbędny do wpisania do wniosku w CEIDG ale o tym w dalszej części publikacji.

Zanim podatnik otworzy działalność – kwestie podatkowe

Przed rejestrację działalności warto aby podatnik był przygotowany co do wyboru formy opodatkowania.

Aktualnie dostępne są trzy:

  1. skala podatkowa
  2. podatek liniowy,
  3. ryczałt ewidencjonowany.
Podstawowe cechy form opodatkowania
CechaSkala podatkowaPodatek liniowyRyczałt ewidencjonowany
Stawka podatkuDochód: do 30.000 zł 0%, pow. 30.000 zł do 120.000 zł – 12 %, ponad 120.000 zł – 32%Stała – 19% niezależnie od dochodu2%, 3%, 8,5%, 10%, 12%, 15%, 17% Stawka zależna od rodzaju prowadzonej działalności
Uwzględnienie poniesionych kosztówTAKTAKNIE
Kwota wolnaTAKNIENIE
Ulgi podatkoweWSZYSTKIENIEKTÓRENIEKTÓRE
Wspólne rozliczenie małżonkówTAKNIENIE
Odliczenie stratyTAKTAKTylko strat wynikających ze skali podatkowej, podatku liniowego po zmianie formy opodatkowania na ryczałt

Szerzej o opłacalności formy opodatkowania opowiedziano w odrębnej publikacji dostępnej na naszym blogu.

ISTOTNE:

Przed rejestracją działalności warto sprawdzić pod jaki urząd skarbowy należy podatnik. Osoba fizyczna należy do urzędu skarbowego, który zasięgiem terytorialnym obejmuje jej adres zamieszkania.

Jeżeli w trakcie roku podatnik zmieniał adres zamieszkania to właściwym urzędem skarbowym będzie urząd skarbowy obejmujący nowy adres zamieszkania.

Jeżeli np. w poprzednim roku podatnik kilka razy zmieniał adres zamieszkania to na początek nowego roku właściwym urzędem skarbowym będzie urząd skarbowy obejmujący ostatni adres zamieszkania na ostatni dzień poprzedniego roku podatkowego.

Zanim podatnik otworzy działalność – ZUS

Warto aby przyszły przedsiębiorca zastanowił się albo sprawdził z jakich ulg w ZUS może skorzystać. Rejestracji do ulg albo do standardowego ZUS podatnik może dokonać na etapie CEIDG albo składając nw. jeden z formularzy odrębnie np. poprzez swoje konto na PUE ZUS.

Na start przez pierwsze pełne 6 miesięcy przewidziana jest ulga na start. Rejestracji do tej ulgi przedsiębiorca dokonuje tylko na formularzu ZUS ZZA z kodem 0540 (0 0). Jeżeli zarejestruje się przynajmniej od 2-ego dnia miesiąca to z ulgi będzie mógł korzystać prawie 7 miesięcy.

Przez okres korzystania z ulgi na start przedsiębiorca podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (NFZ) a więc opłaca tylko składkę zdrowotną. To oznacza, że ma zapewnione darmowe leczenie szpitalne i u lekarzy w systemie NFZ. Nie ma natomiast prawa do żadnych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (zasiłek chorobowy, macierzyński, opieka nad członkiem rodziny i wiele innych).

Miesięczna składka zdrowotna przedsiębiorcy w roku 2024 nie może być niższa niż kwota 381,78 zł.

ISTOTNE:

Warunki ulgi na start to:

  1. przedsiębiorca po raz pierwszy rejestruje działalność gospodarczą a jeżeli otwiera ponownie działalność to po co najmniej 60 miesiącach kalendarzowych od ostatniego zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej,
  2. prowadzenie działalności jako osoba fizyczna albo wspólnik spółki cywilnej,
  3. przedsiębiorca nie wykonuje dla byłego pracodawcy tych samych czynności w ramach działalności jakie wykonywał dla niego jako pracownik, w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym.

Przedsiębiorca nie musi korzystać z ulgi na start. Jest ona dobrowolna.

Może zamiast tej ulgi od razu skorzystać z okresu 24 miesięcy opłacania składek ZUS preferencyjnych a więc obniżonych (albo po okresie ulgi na start). Rejestracji do tej ulgi dokona na formularzu ZUS ZUA albo ZUS ZZA

Warunki ZUS preferencyjnego są takie same jak warunki ulgi na start a więc te, które powyżej przedstawiono. Warunek niewykonywania czynności w ramach działalności na rzecz byłego pracodawcy jest wiążący także przez cały okres 24 miesięcy ulgi ZUS preferencyjnego.

ISTOTNE:

Oprócz ww. warunków z ulgi ZUS preferencyjny nie skorzystają przedsiębiorcy którzy teraz albo w ostatnich 60 miesięcy prowadził działalność:

  • w postaci wykonywania wolnego zawodu
  • twórczą lub artystyczną,
  • jako wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,
  • edukacyjną w formie przedszkoli, szkół, uch placówek albo innych form wychowania przedszkolnego.

ZUS preferencyjny dotyczy obniżonych, miesięcznych składek ZUS ale tylko społecznych (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa). Ulga ta pozostaje bez wpływu na składkę zdrowotną. Przez okres opłacania ZUS preferencyjnego nie występuje Fundusz Pracy (wyjątek dodatkowe dochody i przekroczenie łącznie z działalności i dodatkowego źródła przychodu podstawy ZUS opiewającej na kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę albo 60% kwoty przeciętnego wynagrodzenia).

Miesięczne składki ZUS preferencyjne przedsiębiorcy (bez składki zdrowotnej) wynoszą w roku 2024:

  • 402,65 zł w okresie od stycznia 2024r. do czerwca 2024r.,
  • 408,16 zł w okresie od lipca 2024r. do grudnia 2024r.

Co potem?

Przedsiębiorca po 24 pełnych miesiącach może przejść na standardowy ZUS ale może jeszcze wykorzystać tzw. ulgę Mały ZUS Plus. Ulga ta może trwać maksymalnie 36 miesięcy w okresie 60 ostatnich miesięcy.

Minimalne miesięczne składki ZUS w uldze Mały ZUS Plus przedsiębiorcy (bez składki zdrowotnej) wynoszą w roku 2024 wynoszą 402,65 zł. Kwota minimalnych składek ZUS w tej uldze nie ulega zmianie przez cały 2024 rok tak jak ma to miejsce w uldze ZUS preferencyjny.

Ulga Mały ZUS Plus dotyczy obniżonych, miesięcznych składek ZUS ale tylko społecznych (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa). Ulga ta pozostaje bez wpływu na składkę zdrowotną. Przez okres opłacania składek ZUS w uldze Mały ZUS Plus Fundusz Pracy wystąpi gdy podstawa składek ZUS osiągnie kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę.

ISTOTNE:

Z ulgi Mały ZUS Plus przedsiębiorca może skorzystać jeżeli:

  1. w poprzednim roku kalendarzowym prowadził działalność minimum 60 dni,
  2. nie przekroczył w zeszłym roku kalendarzowym limitu przychodu z działalności w kwocie 120.000zł za cały rok (jeżeli działalność prowadził krócej niż rok wtedy limit podatnik ustali proporcjonalnie),
  3. nie wykonywał w ramach prowadzonej działalności gospodarczej czynności na rzecz byłego pracodawcy.

Szczegóły na temat ulgi Mały ZUS Plus i pozostałych jej warunków przedstawiono na łamach naszej redakcji w publikacji pod tytułem „Powrót do ulgi Mały ZUS Plus”.

Zanim podatnik otworzy działalność – pozostałe

Oczywiście przed rejestracją działalności gospodarczej dobrze by było aby podatnik dokonał krótkich analiz i rozpoznania kilku czynników mających wpływ na prowadzoną przyszłą działalność.

Jakie to czynniki, poniżej wymieniono kilka przykładowych:

  1. czy od początku konieczne jest zatrudnienie pracownika a jeśli tak to na podstawie jakiej umowy – o pracę, zlecenie, dzieło, inne,
  2. czy podatnik będzie świadczył przypadkiem działalność regulowaną – wtedy konieczne jest uzyskanie niezbędnych zezwoleń, licencji (wykaz działalności regulowanych),
  3. wybór dobrej lokalizacji dla siedziby działalności – czy podatnik może prowadzić działalność w dogodnej lokalizacji czy na ten moment będzie ją prowadził w mieszkaniu, w domu,
  4. rozpoznanie bezpośredniego otoczenia a więc rynku odbiorów towarów, usług, rynku dystrybucji, reklamy, niekiedy pośrednictwa,
  5. pozostałe kwestie.

Zanim podatnik otworzy działalność – mieszkanie albo dom

Przedsiębiorcy, którzy dopiero co rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej często wykorzystują do tego celu mieszkanie albo dom (przeważnie część nieruchomości).

Częściowe wykorzystanie mieszkania albo domu na prowadzenie działalności gospodarczej skutkuje możliwością ujęcia w kosztach firmy:

  1. czynszu za mieszkanie w wysokości ustalonej proporcjonalnie do metrażu zajmowanego na działalność w mieszkaniu albo w domu (podatnik ustala procentowany wskaźnik – powierzchnia w metrach kwadratowych przeznaczona na działalność do całkowitej powierzchni użytkowej w metrach kwadratowych),
  2. media – prąd, gaz, niekiedy wodę w wysokości otrzymanej przez pomnożenie ww. procentowego wskaźnika,
  3. wydatki na internet ale tylko wtedy kiedy usługa udostępnienia internetu jest wykupiona na działalność i używana wyłącznie w działalności,
  4. wydatki na telefon w kwocie wynikającej z przeprowadzonych rozmów firmowych (w tej sytuacji lepiej jest zamówić usługę telekomunikacyjną wyłącznie na działalność),
  5. odsetki od kredytu na zakup mieszkania, domu ale w tylko części odpowiadającej prowadzonej działalności gospodarczej.

Podatnik może nabywać różnego rodzaju wyposażenie na poczet prowadzonej w mieszkaniu, domu działalności.

Trudniejsza sprawa to ujęcie kosztów remontu, która dotyczy akurat części mieszkania, domu przeznaczonej na działalność. Problem polega na dokładnym wydzieleniu wydatków, które są przeznaczone tylko na działalność i wyłączeniu tych, które dotyczą prywatnej części mieszkalnej.

ISTOTNE:

Od 2023r. podatnik, który wprowadzi na stan środków trwałych mieszkanie, dom przeznaczone na użytkowanie w całości lub w części na działalność gospodarczą – nie może ujmować odpisów amortyzacyjnych od tego mieszkania w koszty firmy.

Rejestracja działalności gospodarczej – wniosek CEIDG

Osoba fizyczna, która chce zarejestrować działalność gospodarczą może to zrobić na 3 sposoby:

  1. wypełnienie dostępnego w internecie wniosku CEIDG,
  2. wypełnienie druku wniosku CEIDG udostępnionego w PDF i wysłanie listem poleconym do urzędu gminy lub miasta miejsca zamieszkania przyszłego przedsiębiorcy,
  3. osobista wizyta w urzędzie gminy lub miasta miejsca zamieszkania przyszłego przedsiębiorcy i wtedy albo przyniesienie wypełnionego druku CEIDG albo wypełnianie z urzędnikiem.

ISTOTNE:

Należy pokreślić, iż wypełnienie i wysłanie formularza CEIDG nie kończy formalności związanych z dokumentami dotyczącymi otwarcia działalności. CEIDG skutkuje:

  1. przekazaniem informacji do właściwego urzędu skarbowego co do formy opodatkowania, podmiotu prowadzącego rachunkowość, miejsca przechowywania dokumentów czy adresów jakie podatnik wykazał w CEIDG,
  2. przekazaniem danych do ZUS w celu utworzenia konta płatnika – m.in. adresy, rodzaj podlegania ubezpieczenia, załączniki jeżeli je wypełniono,
  3. przekazaniem niektórych danych do GUS,
  4. przekazaniem niektórych danych do rejestru urzędu gminy lub miasta.

Poza formularzem CEIDG podatnik ma jeszcze obowiązek zarejestrowania do odpowiednich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (formularz ZUS ZUA) albo tylko do zdrowotnego (formularz ZUS ZZA). Jeden albo drugi formularz może wypełnić na etapie wypełnienia formularza CEIDG i dołączyć jako załącznik do tego formularza. Może też wypełnić poza CEIDG ale ma tylko 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności na zgłoszenie do ubezpieczeń.

Kolejną kwestię jest to, że gdy podatnik zdecydował lub miał obowiązek od razu zarejestrować się jako czynny podatnik VAT to może tego dokonać w trakcie wypełniania CEIDG dołączając formularz VAT-R albo wypełniając ten formularz poza CEIDG.

Jeżeli otwierana działalność jest kwalifikowana jako regulowana, to przedsiębiorca musi dopełnić jeszcze innych formalności – wykaz działalności regulowanych.

Jakie dane są potrzebne zanim podatnik zabierze się do wypełnienia wniosku? Zaprezentowane je w tabeli. Część nieobowiązkowych danych lub występujących w indywidualnych przypadkach pominięto.

Dane potrzebne do wypełnienia wniosku CEIDG
Punkt we wniosku CEIDGRodzaj danych
2. Dane wnioskodawcy / przedsiębiorcyPłeć
Imię, Drugie imię (jeśli dotyczy), Nazwisko / Nazwisko rodowe
Imię Ojca, imię Matki
Miejsce urodzenia
PESEL
Datę urodzenia
Rodzaj dokumentu tożsamości
NIP (jeżeli podatnik posiada)
REGON (jeśli podatnik posiada)
Obywatelstwo
3. Adres zamieszkaniaKraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu, numer lokalu
5. Dane firmyNazwa firmy przedsiębiorcy
Nazwa skrócona
Data rozpoczęcia działalności
Przewidywana liczba pracujących wraz z przedsiębiorcą
Rodzaje działalności gospodarczej wg PKD 2007: Przeważający kod PKD, Dodatkowe
6. Adres do doręczeń jeżeli inny niż adres zamieszkaniaKraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu, numer lokalu
7. oraz 8. Stałe (dodatkowe) miejsce wykonywania działalności gospodarczej jeśli inne niż adres zamieszkaniaKraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu, numer lokalu
9. Podlegam obowiązkowemu ubezpieczeniuZUS albo KRUS albo za granicą
W poprzednim roku podatkowym: prowadziłem działalność, byłem(am) osobą współpracującą, Przekroczyłem(am) kwotę należnego podatku dochodowego od przychodów
9.1. Zgłoszenie do ZUSData powstania obowiązku opłacania składek ZUS – taka sama jak rozpoczęcie działalności
Dołączam (dodatkowo) zgłoszenia ZUSZZA – jeśli podlegam tylko pod zdrowotne, ZUA – jeśli podlegam pod wszystkie składki, ZCNA – jeśli zgłaszam członków rodziny, ZWUA – jeśli wyrejestrowuje się z ubezpieczeń społ. i zdr., ZIUA – jeśli zmianie uległy dane identyfikacyjne
9.2 Oświadczenia na potrzeby KRUSInformacje o kontynuacji lub nie ubezpieczenia w KRUS
10. OświadczenieO prawdziwości wypełnionych danych
14. Urząd skarbowyWłaściwy ze względu na adres zamieszkania przyszłego przedsiębiorcy
15. Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowegoWybór formy opodatkowania: na zasadach ogólnych – skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
17. Prowadzenie dokumentacji rachunkowejsamodzielnie albo przez biuro rachunkowe – wskazać dane biura
19. Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowejKraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu, numer lokalu
21. Informacja o rachunkach bankowych/rachunkach w SKOKrachunek osobisty (jeżeli podatnik nie posiada firmowego) albo rachunek firmowy. Poza wpisaniem numeru rachunku należy zaznaczyć, który rachunek jest właściwy dla zwrotu podatku.
22. Adres do e-doręczeńWskazanie danych administratora skrzynki e-Doręczeń
23. Informacja o małżeńskiej wspólności majątkowejCzy istnieje czy nie albo kiedy ustała albo nie dotyczy (np. kawaler, panna)
24. Forma prowadzenia działalnościPodatnik zaznacza tryb prowadzenia działalności, tzn. czy prowadzi działalność: indywidualnie, w formie spółki cywilnej, indywidualnie i w formie spółki cywilnej,
25. Jestem wspólnikiem spółek cywilnychJeśli dotyczy
26. Udzielenie pełnomocnictwaJeśli podatnik chce udzielić pełnomocnictwa do: zmian wpisu w CEIDG, zawieszenia działalności gospodarczej, wznowienia działalności gospodarczej, wykreślenia wpisu z CEIDG, prowadzenia spraw za pośrednictwem Punktu informacji. Podatnik wpisuje podstawowe dane i adres pełnomocnika.
Papierowe złożenie wnioskuNiezbędne jest na ostatniej stronie: podpisanie wniosku imieniem i nazwiskiem podatnika lub osoby upoważnionej, wpisanie miejscowości i daty złożenia wniosku.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Kilometrówka PIT a VAT przedsiębiorcy

2024-05-27

Niemal wszyscy przedsiębiorcy użytkują różnego rodzaju pojazdy samochodowe w swoich firmach. Tytułem prawnym do użytkowania jest nie tylko faktura, umowa [...]

Likwidacja i ponowne otwarcie działalności a forma opodatkowania i ulgi w ZUS

2024-05-24

Otwarcie i prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko z wykonywaną przez przedsiębiorcy pracą ale z wieloma formalno-prawnymi obowiązkami. Czasem [...]

Działalność gospodarcza i wspólnik spółki

2024-05-20

Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą jako osoba fizyczna prowadzą działalność także jako wspólnik niektórych typów spółek. Inni dodatkowo są wspólnikami [...]

Podatkowe skutki otrzymania zapłaty za towar lub usługę wykonane na rzecz konsumenta w gotówce

2024-05-17

Pomimo, że płatności bankowe stają się obecnie normą jeżeli chodzi o regulowanie należności to jednak wciąż zdarzają się sytuacje gdzie [...]

Wycofanie nieruchomości z firmy w celu dalszego wynajmu prywatnego – rozliczenie VAT

2024-05-13

Przypadek w ramach którego dochodzi do wycofania nieruchomości z majątku firmowego może podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT. Okazuje się jednak, że [...]