Opublikowano: 2025-08-10

Wielu przedsiębiorców korzysta z pomocy osoby współpracującej przy prowadzeniu swojej działalności gospodarczej.

Osoba taka może pomagać przedsiębiorcy na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie. Może pomagać też bez umowy. W każdym przypadku przedsiębiorca musi za tę osobę opłacić składki ZUS. Co ciekawe w przypadku umowy o pracę nie są one naliczane od wynagrodzenia brutto.

Warto, więc poznać skutki podatkowe podjęcia współpracy z osobą współpracującą.

Kim jest osoba współpracująca

W nawiązaniu do art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350 zwanej dalej ustawą o ubezpieczeniach społecznych) za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z przedsiębiorcami korzystającymi z ulgi na start uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego

Z powyższego należy wskazać, iż osobami współpracującymi są wyłącznie osoby fizyczne należące do bliższej i nieco dalszej rodziny przedsiębiorcy.

Drugi warunek uznania osoby fizycznej za osobę współpracującą jest taki, iż musi ona pozostawać z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym a więc osoba współpracująca mieszka wraz z przedsiębiorcą i wraz z nim prowadzi gospodarstwo domowe (uczestniczy w jego prowadzeniu).

Kolejna kwestia to rodzaj umowy, którą może zawrzeć przedsiębiorca z osobą współpracującą. Tutaj pojawia się pewna niespodzianka, ponieważ przedsiębiorca może współpracować z taką osobą także bez umowy.

Osoba współpracująca a formy zaangażowania we współpracę z przedsiębiorcą

Prawodawca jasno wskazał, na jakiej podstawie przedsiębiorca może zatrudnić (nawiązać współpracę) z osobą współpracującą.

Zależności te przedstawiono w poniższej tabeli.

Osoba współpracująca a formy zaangażowania we współpracę z przedsiębiorcą
Osoba fizyczna będąca osobą współpracującą z przedsiębiorcą	Rodzaj umowy
Małżonek	bez umowy; umowa o pracę; umowa zlecenie
Dzieci własne
Dzieci drugiego małżonka
Dzieci przysposobione
Rodzice
Macocha
Ojczym
Osoby przysposabiające

Jakim składkom ZUS podlega osoba współpracująca

Przedsiębiorca zatrudniający osobę współpracującą przekazuje w jej imieniu wszystkie należne składki ZUS z tytułu jej zaangażowania do współpracy w firmie. To przedsiębiorca pełni w tym wypadku rolę płatnika składek jak i rolę płatnika podatku za tę osobę.

To jakie składki ZUS i podatek PIT-4R od wypłacanego wynagrodzenia będzie musiał zapłacić zależy od rodzaju umowy zawartej z osobą współpracującą lub jej braku.

ISTOTNE:

Osoba fizyczna współpracująca z przedsiębiorcą przy prowadzeniu działalności bez umowy podlega składkom ZUS z tytułu:

1. ubezpieczeń społecznych (dobrowolna składka chorobowa),
2. ubezpieczenia zdrowotnego (stała składka wynosząca miesięcznie w 2025r. 577,07 zł a liczona jest, jako 75% z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w 4 kwartale 2024r., włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski”- 8.549,18 zł),
3. funduszu pracy (chyba, że posiada dodatkowo umowę o pracę u innego pracodawcy na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia – w 2025r. to jest 4.666 zł).

Jeżeli natomiast osoba współpracująca zostaje zatrudniona przez przedsiębiorcę na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenie wtedy w przypadku:

1. umowy o pracę – osoba współpracująca podlega pod takie same składki ZUS jak w sytuacji współpracy z tą osobą bez umowy, dodatkowo osoba ta podlega jeszcze funduszowi gwarantowanych świadczeń pracowniczych, ale też nie w każdych okolicznościach (np. osiągnięcie wieku 55 lat kobiety lub 60 lat mężczyźni),
2. umowy zlecenie – osoba współpracująca podlega składki ZUS na standardowych zasadach tzn. ich wysokość oblicza się od wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy zlecenie.

Rodzaje umów a odniesieniu do składek ZUS opłacanych przez przedsiębiorcę za osobę współpracującą zaprezentowano w poniższej tabeli.

Rodzaje umów a wysokość składek ZUS i podatku od wynagrodzeń PIT-4R w 2025 roku
Rodzaje umów	Należne składki ZUS	Podatek PIT-4R
Bez umowy	– społeczne z chorobowym 1.646,67 zł (bez chorobowego 1.518,98 zł), – zdrowotna – 577,07 zł, – fundusz pracy – 127,49 zł	Nie występuje
Umowa o pracę	– społeczne z chorobowym 1.646,67 zł (bez chorobowego 1.518,98 zł), -zdrowotna – 577,07 zł, – fundusz pracy – 127,49 zł, – FGŚP – 5,20 zł	Występuje niemniej przy jego ustalaniu od wynagrodzenia brutto nie odejmuje się składek ZUS społecznych.
Umowa zlecenie	Składki ZUS obliczane są na takich samych zasadach jak przy standardowej umowie zlecenie: – społeczne (13,71% finansowane przez zleceniobiorcę oraz 17,93% po stronie zleceniodawcy z dobrowolnym chorobowym) naliczane od kwoty brutto wypłaconego wynagrodzenia wynikającego z umowy, – zdrowotna (9%) naliczana od kwoty brutto wypłaconego wynagrodzenia wynikającego z umowy pomniejszonego o ww. naliczone składki ZUS społeczne, fundusz pracy (2,45%) naliczony od kwoty brutto wypłaconego wynagrodzenia wynikającego z umowy, FGŚP (0,1%) naliczony od kwoty brutto wypłaconego wynagrodzenia wynikającego z umowy.	Występuje i obliczany jest na takich samych zasadach jak przy standardowej umowie zlecenie (skala podatkowa – 12% do 32%)

Należałoby zwrócić uwagę na sposób ustalenia podatku od wynagrodzenia PIT-4R w przypadku współpracy z osobą współpracującą na podstawie umowy o pracę.

Z uwagi na to, iż składki ZUS społeczne za osobę współpracującą finansuje przedsiębiorca to obliczając podatek PIT-4R od wypłaconego wynagrodzenia przedsiębiorca nie odejmuje składek ZUS społecznych za osobę współpracującą od kwoty brutto wynagrodzenia. Wynagrodzenie brutto obniża się jedynie o koszty pracownicze (250 zł lub 300 zł) a następnie mnoży przez stawkę podatku dochodowego 12% albo 32% (wynagrodzenia zawsze są opodatkowane według skali podatkowej).

Warto podkreślić jeszcze jedną rzecz. Przedsiębiorca w niektórych sytuacjach będzie zobligowany do sporządzenia i przesłania do urzędu skarbowego za osobę współpracującą (za ubiegły rok) rocznej informacji o uzyskiwanych przez nią przychodach z tytułu tej współpracy PIT-11 w terminie do końca stycznia roku następnego i w tym samym terminie do złożenia deklaracji PIT-4R w której zawrze podatek PIT-4R opłacany w ciągu roku od wynagrodzenia dotyczącego tej osoby:

1. w przypadku współpracy bez umowy przedsiębiorca nie jest zobligowany do sporządzania i wysłania informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R,
2. w sytuacji współpracy na podstawie umowy o pracę przedsiębiorca jest zobligowany do sporządzania i wysłania informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R,
3. w sytuacji współpracy na podstawie umowy zlecenie przedsiębiorca jest zobligowany do sporządzania i wysłania informacji PIT-11 oraz deklaracji PIT-4R.

Kiedy i w jakiej wysokości przedsiębiorca ma prawo do odliczenia składek ZUS opłacanych za osobę współpracującą

Przedsiębiorca ma prawo do odliczenia składek ZUS, które opłaca za osobę współpracującą, ale znów sposób odliczenia zależy od formy współpracy.

Podstawowa jak zawsze kwestia odliczenia składek ZUS to fakt ich zapłacenia. Nieuregulowane składki ZUS nie są podstawą do jakiegokolwiek odliczenia.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z pomocy osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności gospodarczej bez umowy wówczas:

1. ma prawo do odliczenia od dochodu albo do zaliczenia do kosztów z działalności składek ZUS społecznych należnych za osobę współpracująca w miesiącu zapłaty tych składek,
2. nie ma prawa do odliczenia od dochodu albo do zaliczenia do kosztów z działalności zapłaconej składki ZUS zdrowotnej,
3. ma prawo do zaliczenia do kosztów z działalności składek ZUS z tytułu funduszu pracy w miesiącu zapłaty tej składki.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z pomocy osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności gospodarczej na podstawie umowy o pracę wówczas:

1. ma prawo do odliczenia od dochodu albo do zaliczenia do kosztów z działalności składek ZUS społecznych należnych za osobę współpracująca w miesiącu zapłaty tych składek,
2. nie ma prawa do odliczenia od dochodu albo do zaliczenia do kosztów z działalności zapłaconej składki ZUS zdrowotnej,
3. ma prawo do zaliczenia do kosztów z działalności składek ZUS z tytułu funduszu pracy oraz FGŚP w miesiącu zapłaty tej składki.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z pomocy osoby współpracującej przy prowadzeniu działalności gospodarczej bez umowy wówczas:

1. ma prawo do zaliczenia do kosztów z działalności należne składki ZUS społeczne obliczone od należnego wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy w miesiącu zapłaty tych składek (składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę przedsiębiorca ujmuje w kosztach wraz z wynagrodzeniem brutto w dacie wypłaty tego wynagrodzenia natomiast składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę ujmuje przedsiębiorca w kosztach w dacie zapłaty tych składek),
2. ma prawo do zaliczenia do kosztów z działalności należną składkę ZUS zdrowotną obliczoną od należnego wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy w miesiącu zapłaty tych składek (składkę ZUS zdrowotną finansowaną przez zleceniobiorcę przedsiębiorca ujmuje w kosztach wraz z wynagrodzeniem brutto w dacie wypłaty tego wynagrodzenia),
3. ma prawo do zaliczenia do kosztów z działalności składek ZUS z tytułu funduszu pracy oraz FGŚP obliczonych od należnego wynagrodzenia brutto wynikającego z zawartej umowy w miesiącu ich zapłaty (składki ZUS FP, FGŚP finansowane przez zleceniodawcę ujmuje przedsiębiorca w kosztach w dacie zapłaty tych składek).

Składki ZUS za osobę współpracującą przedsiębiorca opłaca łącznie z pozostałymi składkami, czyli razem ze składkami opłacanymi za siebie i za pracowników w terminie do 20-go dnia miesiąca następnego po miesiącu wypłaty wynagrodzenia albo po miesiącu, za który składki te są należne.