Wynajem lokalu na potrzeby działalności gospodarczej wiąże się często z koniecznością jego remontu i indywidualnego przystosowania do potrzeb danego przedsiębiorcy. W niniejszym wpisie przedstawiamy, jakie wydatki możemy rozliczyć w kosztach jednorazowo, a kiedy musimy rozpoznać tzw. inwestycję w obcym środku trwałym i rozliczać ją poprzez amortyzację. Czy w przypadku zaniechania inwestycji (rozwiązanie umowy najmu) koszty przepadają? – szczegóły poniżej!

Remont a ulepszenie – zasadnicze kryteria determinujące sposób księgowania kosztów

Zgodnie z art. 22a ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT amortyzacji podlegają przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych. Podkreślić jednak należy, że za takową inwestycję należy uznać wydatki o charakterze modernizacyjnym, a nie remontowym. Zasadniczy problem w rozumieniu wyżej przytoczonych pojęć stanowi fakt, iż nie zostały zdefiniowane w ustawach podatkowych.

W tym miejscu warto sięgnąć do interpretacji fiskusa, albo definicji zawartych np. w prawie budowlanym. Dla przykładu Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 7 października 2022r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.460.2022.1.MKU, opisał inwestycję w obcym środku trwałym w następujący sposób:

„można stwierdzić, że inwestycje w obcych środkach trwałych to ogół działań (nakładów) podatnika odnoszących się do niestanowiącego jego własności środka trwałego, które zmierzają do jego ulepszenia, tzn. polegają na jego przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji lub polegają na stworzeniu składnika majątku mającego cechy środka trwałego”.

W kontekście wydatków remontowych mamy do czynienia z przywróceniem pierwotnego stanu technicznego, tj. odtworzeniem wartości użytkowych. Wydatki o charakterze remontowym mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Rozróżnienie wydatków o charakterze remontowym i modernizacyjnym zaprezentowano na poniższym przykładzie.

Przykład 1

Pan Jacek zainicjował działalność gospodarczą o charakterze gastronomicznym. Wynajął w związku z tym lokal usługowy, w którym pierwotnie mieścił się sklep odzieżowy.

Pan Jacek poniósł koszty wymiany uszkodzonych kafli na podłodze, odmalowania ścian oraz naprawy pękniętej szyby w drzwiach wejściowych, a także koszty związane z remontem łazienki i pomieszczenia socjalnego (wymiana toalety, zlewu i kafli). Wymienione wyżej wydatki mają charakter remontowy i mogą zostać zaliczone jednorazowo w koszty uzyskania przychodów.

Pan Jacek dodatkowo poczynił nakłady o wartości 25 000 zł na montaż wentylacji i klimatyzacji wbudowanej na stałe w lokal, a także zbudowanie baru oddzielającego kuchnię od sali dla gości. Te wydatki zwiększają walory użytkowe obiektu i mają charakter adaptacyjny, stąd winny być przyjęte na stan środków trwałych jako tzw. inwestycja w obcym środku trwałym oraz rozliczane w kosztach uzyskania przychodów w formie odpisów amortyzacyjnych.

Inwestycja w obcym środku trwałym – podstawowa a indywidualna stawka amortyzacji

Inwestycję w obcym środku trwałym można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów na trzy sposoby:

• w sytuacji, gdy wartość początkowa inwestycji w obcym środku trwałym nie przekracza 10 000 zł, istnieje możliwość rozliczenia wydatków bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów (jednorazowo),
• w sytuacji, gdy wartość początkowa inwestycji w obcym środku trwałym przekracza 10 000 zł, rozliczenie w kosztach uzyskania przychodów następuje w formie odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki amortyzacyjnej z wykazu stawek, odpowiadającej danemu składnikowi majątku, który został ulepszony. Dla przykładu stawka amortyzacji dla inwestycji w wynajmowany lokal użytkowy wyniesie 2,5% rocznie,
• alternatywnie istnieje możliwość zastosowania indywidualnej stawki amortyzacji (art. 22j ustawy o PIT). W przypadku inwestycji w obcych budynkach (lokalach) lub budowlach – okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat. Zatem w tym przypadku można zastosować stawkę amortyzacji w wysokości 10%. Amortyzacja inwestycji w obce środki trwałe niebędące budynkami odbywa się w oparciu o takie same zasady jak ustalanie indywidualnej stawki amortyzacji dla środków trwałych, których podatnik jest właścicielem (czyli według zasad opisanych w art. 22j).

Zaniechana lub zlikwidowana inwestycja – co z pozostałą amortyzacją?

W praktyce może zaistnieć sytuacja, w której podatnik nie będzie mógł kontynuować amortyzacji inwestycji w obcym środku trwałym np. w związku z rozwiązaniem umowy najmu lokalu.

Istnieje możliwość jednorazowego rozliczenia niezamortyzowanej części inwestycji w obcym środku trwałym przy jednoczesnym spełnieniu określonych warunków. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności. Ponadto fiskus będzie oceniać racjonalność i zasadność ekonomiczną działań podatnika.

Zakładając, że podatnik nie zmienia rodzaju działalności, a likwidacja inwestycji w obcym środku trwałym jest ekonomicznie uzasadniona np. w skutek zmiany lokalizacji lokalu, który zapewni niezbędną funkcjonalność dla prowadzenia dalszej działalności, niezamortyzowana wartość inwestycji w obcym środku trwałym podlegać będzie jednorazowemu rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów (przykład: interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 15 stycznia 2025r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.689.2024.1.AND).

Reasumując powyższe rozważania, należy każdorazowo przeanalizować daną sytuację podatnika i dokonać oceny zasadności rozliczenia w kosztach niezamortyzowanej części inwestycji w obcym środku trwałym. Warto w takiej sytuacji zabezpieczyć interes podatnika poprzez wystosowanie wniosku o interpretację indywidualną we własnej sprawie.

Końcowo należy nadmienić, że rozliczenie nakładów z właścicielem (np. w formie częściowego zwrotu poczynionych nakładów) należy odpowiednio zaewidencjonować w rozrachunku podatkowym.

Autor: Łukasz Kluczyński