Opublikowano: 2019-11-27

Kiedy należy wystawić notę korygującą a kiedy fakturę korygującą? To pytanie codziennie zadaje sobie wielu podatników. Jest to o tyle istotna sprawa, gdyż są momenty, w których wykluczone jest korygowanie nieprawidłowych danych notą korygującą. Są też wyjątkowe sytuacje, w których podatnik powinien użyć wyłącznie faktury korygującej, choć rodzaj danych wskazuje na możliwość użycia noty. Warto, więc poznać reguły i sytuacje właściwe dla wystawienia noty i faktury korygującej.

Dobrowolność czy obowiązek?

Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT nabywca towarów lub usług, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki lub błędy może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

Warte podkreślenia jest słowo „może” a więc kupujący nie ma obowiązku, lecz dobrowolność wystawienia noty korygującej. Podatnik powinien jednak pamiętać o utracie korzyści podatkowych wynikających z niewystawiania not korygujących w postaci braku możliwości odliczenia podatku VAT w niektórych przypadkach.

Kiedy należy wystawić notę korygującą?

Kupujący, który zauważył pomyłkę lub pomyłki na otrzymanej fakturze zakupu ma możliwość wystawienia noty korygującej, jeżeli błędy będą dotyczyć:

1. Nazwy, rodzaju towaru lub usługi,
2. Numeru faktury albo daty wystawienia,
3. Imienia i nazwiska, nazwy firmy, adresu nabywcy,
4. Numeru NIP nabywcy, (pod którym zakupił towary i usługi),
5. Imienia i nazwiska, nazwy firmy, adresu sprzedawcy,
6. Numeru NIP sprzedawcy,
7. Daty sprzedaży towarów lub wykonania usługi albo otrzymania zapłaty, (jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),

Przede wszystkim akceptacja

Niezwykle ważnym czynnikiem warunkującym ważność (skuteczność) noty korygującej jest jej akceptacja przez wystawcę faktury sprzedaży. Akceptacja najczęściej przybiera postać podpisu na obydwu egzemplarzach noty korygującej i odesłanie jednego egzemplarza do podatnika nabywcy.

Jakich danych nie można poprawiać notą korygującą?

Podatnik powinien pamiętać, iż nie można poprawiać notą korygującą pomyłek składających się na dwie główne grupy błędów:

1. Skutkujących zmianą / korektą momentu powstania obowiązku podatkowego (momentu opodatkowania transakcji sprzedaży),
2. Wynikających z błędu / zmian w minimum jednej liczbie, kwocie występującej na fakturze (ilości, wartości, kwot netto, VAT, brutto, pozostałych).

Brak możliwości poprawiania powyższych błędów notą korygującą spowodowany jest tym, że nabywca nie może w żaden sposób ingerować na moment powstania obowiązku podatkowego wynikającego z danych zawartych na fakturze sprzedaży jak i na dane kwotowe.

Odnosząc się natomiast szczegółowo do rodzajów błędów wynikających z otrzymanej faktury obligujących wystawcę faktury do wystawienia wyłącznie faktury korygującej należy wyszczególnić następujące rodzaje błędów:

1. Kwota należności ogółem do zapłaty dla sprzedawcy,
2. Stawki podatku VAT oraz kwoty podatku łącznie oraz z podziałem na poszczególne stawki (w tym sprzedaż zwolniona z VAT) i przyporządkowane do nich sumy podatku VAT,
3. Suma łącznej sprzedaży netto oraz suma poszczególnych łącznych sprzedaży netto z podziałem na różne stawki VAT (w tym sprzedaż zwolnioną z VAT),
4. Wartość sprzedaży netto poszczególnych towarów i usług,
5. Liczba, jednostka miary sprzedanych towarów i usług,
6. Cena jednostkowa sprzedaży towaru lub usługi netto,
7. Suma opustów, obniżek cen, skont i innych rabatów z wyjątkiem tych które nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto.

Warto zwrócić uwagę, iż ustawodawca nie uwypuklił daty sprzedaży, daty wystawienia czy daty otrzymania zapłaty, jako elementów zakazanych do poprawy notą korygującą. Dzieje się tak, dlatego, że zmiana daty może skutkować, ale nie musi korektą powstania momentu obowiązku podatkowego.

Inną istotną przesłanką wskazującą na niemożność zastosowania noty korygującej są nieprawidłowe, wszystkie dane nabywcy. Najkrócej mówiąc faktura wystawiona na dane zupełnie innego podmiotu niż powinna musi być poprawiona za pomocą faktury korygującej.

Zatem podatnik sprzedawca chcąc poprawić powyżej wyszczególnione rodzaje błędów wystawia wyłączne fakturę korygującą.

Jakie elementy winna zawierać nota korygująca?

Omawiany wyżej dokument, czyli nota korygująca winna zawierać następujące elementy::

1. Wyraz „NOTA KORYGUJĄCA”,
2. Numer kolejny noty,
3. Datę jej wystawienia,
4. Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP nabywcy
5. Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP sprzedawcy,
6. Dane zawarte w fakturze, do której nota jest wystawiana tzn.:
   • data wystawienia,
   • kolejny numer faktury,
   • imię i nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP nabywcy (NIP pod którym zakupił towary i usługi),
   • imię i nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP sprzedawcy,
   • data dostawy towarów lub wykonania usługi lub otrzymania zapłaty, (jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
7. Dane do korekty i dane prawidłowe.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Drugim dokumentem korygującym niektóre dane zawarte na fakturze ale odmiennym od noty jest faktura korygująca. Najogólniej rzecz biorąc należałoby ją wystawić we wszystkich sytuacjach, których użycie noty jest wykluczone.

Prawidłowe określenie momentu, kiedy należy wystawić fakturę korygującą a kiedy notę jest to o tyle istotne, gdyż faktura (umowa), jako jeden z podstawowych dokumentów sprzedaży wskazuje m.in. moment opodatkowania transakcji, kwotę należności dla sprzedawcy oraz kwoty podatku VAT.

W sytuacji, gdy podatnik wystawił fakturę sprzedaży a następnie miało miejsce zdarzenie typu:

1. Zwrócenie towaru sprzedawcy,
2. Zwrócenie przez sprzedawcę części lub całości otrzymanej od nabywcy zapłaty za fakturę,
3. Udzielenie opustu, obniżki ceny,
4. Udzielenie rabatu w innej formie niż wyżej wymieniono,
5. Podatnik nabywca skorzystał ze skonta,
6. Zmiana ceny w postaci jej podwyższenia,
7. Stwierdzenie pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku VAT lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

– to w tych okolicznościach podatnik sprzedawca ma obowiązek wystawić wyłącznie fakturę korygującą.

Jakie elementy winna zawierać faktura korygująca?

Oprócz standardowych elementów faktury, faktura korygująca powinna zawierać jeszcze następujące elementy:

1. Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”,
2. Numer kolejny faktury korygującej,
3. Datę jej wystawienia,
4. Standardowe dane zawarte w fakturze pierwotnej, której dotyczy faktura korygująca:
   • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
   • data wystawienia,
   • kolejny numer faktury,
   • imię i nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP nabywcy (NIP, pod którym zakupił towary i usługi),
   • imię i nazwisko, nazwa firmy, adres oraz NIP sprzedawcy,
   • data dostawy towarów lub wykonania usługi lub otrzymania zapłaty, (jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
5. Przyczynę korekty,
6. Prawidłową zawartość pozycji podlegających korekcie,
7. W przypadku, gdy korekta powoduje zmianę kwoty netto oraz podatku VAT, faktura korygująca winna zawierać także kwotę korekty netto wraz z podatkiem VAT z podziałem na poszczególne stawki VAT.

Pozostałe kwestie dotyczące wystawiania faktur korygujących

Jak już wyżej zaakcentowano, fakturę korygującą należy wystawić, gdy błędy wnikają z dwóch podstawowych grup a mianowicie:

1. Skutkują zmianą / korektą momentu powstania obowiązku podatkowego,
2. Nieprawidłowości w minimum jednej kwocie (ilości, wartości, kwot netto, VAT, brutto, pozostałych).

Jak już wyżej wspomniano wystawienie faktury sprzedaży na zupełnie inny podmiot wymaga użycia tylko faktury korygującej.

Zmiany dat sprzedaży, wystawienia, otrzymania zapłaty skutkujące zmianą okresu powstania obowiązku podatkowego także wymagają użycia wyłącznie faktury korygującej.

Końcowo warto również podkreślić, iż nie można wystawić faktury korygującej, gdy nie istnieje (nie wystawiono) faktura pierwotna.