Elektroniczne formy przechowywania dokumentów księgowych.

Opublikowano: 2021-05-04

Współczesne realia gospodarcze coraz bardziej koncentrują się na elektronicznych formach komunikacji i obiegu dokumentów. Stopniowe odchodzenie od dokumentu papierowego na rzecz dokumentu elektronicznego, to transformacja, do której dostosować się muszą niemal wszyscy. W niniejszym wpisie przyglądamy się tematyce przechowywania dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. W szczególności przybliżymy możliwości w tym zakresie, zasadność takiego rozwiązania oraz stanowisko fiskusa w przedmiotowej materii.

Czy przepisy umożliwiają przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej?

Przede wszystkim podkreślić należy, że przepisy podatkowe nie narzucają podatnikom w jakiej formie należy przechowywać dokumenty, w tym m.in. faktury – można więc przechowywać je zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Uregulowania w tym zakresie znajdują się w ustawie o VAT, a konkretnie w art. 112 i 112a tej ustawy. Zgodnie z podstawowymi zasadami zawartymi w w/w przepisach, podatnicy zobowiązani są do przechowywania otrzymanych oraz wystawionych przez siebie lub swoim imieniu faktur (dotyczy również faktur wystawionych ponownie):

  • w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • na terytorium kraju, jeżeli posiadają siedzibę działalności na terytorium kraju, z tym, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,
  • w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

ISTOTNE:

Podkreślenia wymaga fakt, że przepisy ustawy o VAT, nie traktują o innych niż faktury dokumentach księgowych, mających wpływ na wysokość opodatkowania tym podatkiem, a także innymi podatkami jak np. PIT, czy CIT.

Aby w pełni sprostać regulacjom prawnym należy również zadbać o prawidłowy obieg tych dokumentów, m.in. pod kątem autentyczności, integralności i czytelności samych faktur.

Co oznacza autentyczność, integralność i czytelność faktur?

Przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej wymaga spełnienia jednego z wymienionych wyżej warunków, odnoszących się stricte do samych faktur. Należy bowiem zapewnić, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Zrozumienie powyższych pojęć wymaga w pierwszej kolejności zapoznania się z treścią innego przepisu ustawy o VAT, a konkretnie z art. 106m, który traktuje, że:

  • Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
  • Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
  • Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
  • Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
  • Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, o których mowa wyżej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W drugiej kolejności należy sięgnąć do orzecznictwa, aby w sposób obrazowy zrozumieć przytoczone wyżej pojęcia. Jako przykład może posłużyć w tym miejscu interpretacja indywidualna z dnia 30 września 2019r. wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.RMA.

Podatnik uzyskał aprobatę fiskusa co do możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Przytoczone wyżej wymogi ustawowe wnioskodawca realizował poprzez:

  • kontrole biznesowe zapewniające identyfikowalność dokumentów poprzez pozytywne ich zweryfikowanie przez wyznaczonych pracowników i kwalifikowanie pod kątem podatkowym,
  • skanowanie wystawianych/otrzymywanych dokumentów w formie papierowej i zapisywanie w postaci obrazu elektronicznego w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub JPG), będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału, zapewniając ich czytelność,
  • zapisywanie zeskanowanych oraz otrzymanych w formie elektronicznej faktur na dysku sieciowym w bezpiecznej lokalizacji lub wczytywanie do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego z możliwością odszukania po zadanych parametrach.

ISTOTNE:

Warto przypomnieć, że indywidualna interpretacja prawa podatkowego chroni wyłącznie wnioskodawcę.

Czy należy przechowywać dokumenty równolegle w formie papierowej i elektronicznej?

Przepisy prawa podatkowego nie nakładają na podatnika obowiązku w postaci konieczności przechowywania równolegle dokumentów w formie papierowej jak i elektronicznej, jeżeli spełnione są przesłanki omówione w niniejszej publikacji. Podkreślono to w przytoczonej wyżej, a także w wielu innych interpretacjach przepisów prawa podatkowego:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej (…)”,
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT), w której organ stwierdził, że: „stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym jest możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu – należy uznać za prawidłowe”.

Takie stanowisko fiskusa sprawia, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej niesie za sobą nie tylko istotną zaletę w postaci ułatwienia dostępności, zwiększenia mobilności oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów, lecz również ograniczenia kosztów związanych z magazynowaniem (archiwizowaniem) dokumentacji księgowej.

Autor: Łukasz Kluczyński

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Elektroniczne formy przechowywania dokumentów księgowych.

2021-05-04

Współczesne realia gospodarcze coraz bardziej koncentrują się na elektronicznych formach komunikacji i obiegu dokumentów. Stopniowe odchodzenie od dokumentu papierowego na [...]

Ulga na złe długi w PIT i CIT – zeznanie roczne i zaliczka.

2021-04-26

Przygotowywanie zeznań rocznych za ubiegły rok wiąże się z koniecznością dodatkowego raportowania w ramach tzw. „ulgi na złe długi”. Z [...]

Odliczenie darowizn na walkę z COVID-19

2021-04-14

Walka z pandemią, wymusiła stworzenie szeregu narzędzi mających wspomóc nie tylko gospodarkę, lecz również podmioty, które aktywnie zwalczają koronawirusa. Za [...]

Bez paragonów papierowych w roku 2021?

2021-04-06

Rząd powoli acz konsekwentnie szykuje się do kolejnej, ustawowej zmiany w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych za [...]

Możliwe ulgi i odliczenia w zeznaniu rocznym PIT za 2020 rok

2021-03-15

Rokrocznie polscy podatnicy przekazują do Krajowej Administracji Skarbowej swoje zeznania roczne obejmujące wszystkie przychody osiągnięte w 2020 roku i podlegające [...]