Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy na przykładzie

Opublikowano: 2022-08-12

W poprzednich publikacjach zostały przedstawione zasady rozliczenia kosztów podróży służbowej a więc identyfikacji wydatków które mogą stanowić koszty firmowe, przedstawienia stawek rozliczeniowych a także innych kwestii mających wpływ na końcowe rozliczenie.

W niniejszej publikacji zaprezentowano całościowe rozliczenie zagranicznej podróży służbowej i zwrócono uwagę na najważniejsze aspekty rozliczenia kosztowego owej podróży.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – założenia

Polski przedsiębiorca montujący stoiska targowe wyruszył w podróż służbową do Francji do miasta Paryż. Celem podróży jest reklama polskiej firmy na terenie Paryża w postaci licznych spotkań z tamtejszymi firmami. Podróż odbywał służbowym samochodem osobowym. Podróż ma trwać od dnia 29.05.2022r. do dnia 08.06.2022r.

Początek podróży miał miejsce w miejscowości Komorniki (siedziba firmy) o godzinie 11:30. Przekroczenie granicy miało miejsce w miejscowości Świecko o godzinie 14:30 zaś na miejsce w Paryżu dotarł o godzinie 23:30.

Wyjazd z Paryża – powrót do firmy rozpoczął się 07.06.2022r. o godzinie 19:00. Przekroczenie granicy w Świecku nastąpiło o godzinie 07:00 dnia 08.06.2022r. Przedsiębiorca dotarł do firmy o godzinie 10:00. Druk polecenia wyjazdu wraz z rozliczeniem sporządził dnia 08.06.2022r.

Wykaz przejazdów zawarto w poniższej specyfikacji.

Trasa zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy
WyjazdPrzyjazd
miejscowość: Komorniki miejscowość: Świecko
data: 29.05.2022data 29.05.2022
godzina: 11:30godzina: 14:30
miejscowość: Świeckomiejscowość: Paryż
data: 29.05.2022data: 29.05.2022
godzina: 14:30godzina: 23:30
miejscowość: Paryżmiejscowość: Świecko
data: 07.06.2022data: 08.06.2022
godzina: 19:00godzina: 7:00
miejscowość: Świeckomiejscowość: Komorniki
data: 08.06.2022data: 08.06.2022
godzina: 08:00godzina: 10:00
Środek lokomocjiNr rejestracyjny firmowego samochodu osobowego, którego używał przedsiębiorca

W czasie owej podróży służbowej przedsiębiorca skompletował faktury, rachunki:

  1. za paliwo w Polsce na kwotę 245 zł (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT),
  2. za paliwo w Niemczech na kwotę 190 EUR z dnia 29.05.2022r.
  3. za usługi gastronomiczne w Niemczech na kwotę 20 EUR z dnia 29.05.2022r.
  4. za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 29.05.2022r.
  5. za hotel we Francji na kwotę 960 EUR z dnia 29.05.2022r.
  6. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 50 EUR z dnia 30.05.2022r.
  7. za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 01.06.2022r.
  8. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 01.06.2022r.
  9. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 02.06.2022r.
  10. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 03.06.2022r.
  11. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 04.06.2022r.
  12. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 05.06.2022r.
  13. za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 06.06.2022r.
  14. za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 07.06.2022r.
  15. za paliwo we Francji na kwotę 80 EUR z dnia 07.06.2022r.
  16. za paliwo w Niemczech na kwotę 110 EUR z dnia 08.06.2022r.
  17. za paliwo w Polsce na kwotę 140 zł z dnia 08.06.2022r. (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT),
  18. za usługi gastronomiczne w Polsce na kwotę 40 zł z dnia 08.06.2022r.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – rozliczenie diety krajowej

Część krajowa podróży służbowej przedsiębiorcy trwała łącznie 6 godzin:

  1. od godziny 11:30 dnia 29.05.2022r. do godziny 14:30 tego samego dnia – 3 godziny,
  2. od godziny 07:00 dnia 08.06.2022r. do godziny 10:00 tego samego dnia – 3 godziny.

Czas podróży służbowej w części krajowej wynosi poniżej 8 godzin a więc dieta za ten odcinek podróży wynosi 0 zł.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – rozliczenie diety zagranicznej

Część zagraniczna podróży służbowej przedsiębiorcy trwała łącznie 6 godzin:

  1. od godziny 14:30 dnia 29.05.2022r. do godziny 07:00 dnia 08.06.2022r.– 9 dni 16 godzin i 30 minut.

Wysokość diety we Francji wynosi 50 EUR.

Rozliczenie kosztów diety w części zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy wynosi:

  1. 9 dni x 50 EUR = 450 EUR,
  2. 16 godzin i 30 minut stanowi więcej niż 12 godzin a więc dla ostatniego dnia należy liczyć pełną dietę w kwocie 50 EUR.

Łączna kwota diety za całą podróż służbową wynosi 500 EUR.

Dzień powrotu i rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy to 08.06.2022r. Zatem kurs przeliczenia na polskie złote jakiego użyje przedsiębiorca będzie pochodził z dnia 07.06.2022r.

Średni kurs NBP waluty EUR z dnia 07.06.2022r. zawarty jest w tabeli nr 109/A/NBP/2022 z dnia 2022-06-07. Kurs ten wynosi 4,5855 zł.

Zatem 500 EUR x 4,5855 zł = 2.292,75 zł

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – rozliczenie rachunków i faktur

Obliczenie kosztów faktur przedstawiono w poniższej tabeli.

Przeliczenie faktur, rachunków w walucie obcej dotyczących zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy
Lp.Czego dotyczy faktura, rachunekZastosowany kursObliczenie kosztu w PLN
1.za paliwo w Polsce na kwotę 245 zł (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT),X245 zł
2. za paliwo w Niemczech na kwotę 190 EUR z dnia 29.05.2022r.4,6102 zł z 27.05.2022r.190 x 4,6102 = 875,94 zł
3.za usługi gastronomiczne w Niemczech na kwotę 20 EUR z dnia 29.05.2022r.4,6102 zł z 27.05.2002r.20 x 4,6102 = 92,20 zł
4.za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 29.05.2022r.4,601 zł z dnia 27.05.2022r.120 x 4,6102 = 553,22 zł
5.za hotel we Francji na kwotę 960 EUR z dnia 29.05.2022r.4,601 zł z 27.05.2022r.960 x 4,6102 = 4. 425,79 zł
6.za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 50 EUR z dnia 30.05.2022r.6,601 zł z 27.05.2022r.50 x 4,6102 = 230,51 zł
7.za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 01.06.2022r.4,5756 zł z 31.06.2022r.120 x 4,5756 = 549,07 zł
8.na usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 01.06.2022r.4,5756 zł z 31.05.2022r.20 x 4,5756 = 91,51 zł
9.za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 02.06.2022r.4,5891 zł z 01.06.2022r.20 x 4,5891 = 91,78 zł
10.za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 03.06.2022r.4,5876 zł z 02.06.2022r.20 x 4,5876 = 91,75 zł
11.za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 04.06.2022r.4,5908 zł z 03.06.2022r.20 x 4,5908 = 91,82 zł
12.za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 05.05.2022r.4,5908 zł z 03.2022r.20 x 4,5908 = 91,82 zł
13.za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 06.06.2022r.4,5908 zł z 03.06.2022r.20 x 4,5908 = 91,82 zł
14.za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 07.06.2022r.4,5880 zł z 06.06.2022r.120 x 4,5880 = 550,56 zł
15.za paliwo we Francji na kwotę 80 EUR z dnia 07.06.2022r.4,5880 zł z 06.06.2022r.80 x 4,5880 = 367,04 zł
16.na paliwo w Niemczech na kwotę 110 EUR z dnia 08.06.2022r.4,5855 zł z 07.06.2022r.110 x 4,5855 = 504,41 zł
17.na paliwo w Polsce na kwotę 140 zł z dnia 08.06.2022r. (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT),X140 zł
18.za usługi gastronomiczne w Polsce na kwotę 40 zł z dnia 08.06.2022r.X40 zł
PODSUMOWANIE KOSZTÓW FAKTUR I RACHUNKÓW9.124,24 zł

Koszty zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

Przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć w koszty firmowe poniesione wydatki z tytułu:

  1. należnej diety obliczonej za czas trwania całej podróży służbowej w kwocie 2.292,75 zł,
  2. kosztów, wynikających z rachunków i faktur opiewających łącznie na sumę 9.124.24 zł.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Wiążąca informacja stawkowa jako narzędzie ochronne w klasyfikacji towarów / usług i stosowaniu stawek VAT

2022-09-26

Wątpliwości interpretacyjne na gruncie podatku VAT niosą za sobą istotne ryzyko podatkowe dla przedsiębiorców. Ustawodawca wychodząc naprzeciw oczekiwaniom podatników, wprowadził [...]

Zwolnienie z VAT usług szkoleniowych – w jakich przypadkach ma zastosowanie

2022-09-16

Opodatkowanie VAT usług szkoleniowych to temat dość rozbudowany i wielowątkowy. Zastosowanie zwolnienia z podatku VAT wymaga znajomości przepisów ustawy i [...]

Najem na ryczałcie i problem opodatkowania opłat eksploatacyjnych

2022-09-09

Najem prywatny to zdecydowanie najbardziej popularna forma opodatkowania wynajmu w Polsce. Teza ta nabiera na znaczeniu, tym bardziej, że Polski [...]

Użytkowanie samochodu osobowego w firmie

2022-09-02

Samochód osobowy w świetle ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (z późn. zm.) to pojazd [...]

Różnice kursowe w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

2022-08-25

Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych zobligowani są do obliczania różnic kursowych. W niniejszym [...]