Opublikowano: 2024-03-08

Zakup różnego rodzaju sprzętów do działalności gospodarczej to czasem konieczność dla możliwości świadczenia różnego rodzaju usług. Zakup ekspresu do kawy jako dodatkowy sprzęt może rodzić wątpliwość czy taki wydatek można zaliczyć do kosztów firmowych.

W niektórych okolicznościach tak a w innych nie. Jakie to przypadki? Kilka z nich przedstawiono w niniejszej publikacji.

Koszt uzyskania przychodu czyli jaki to koszt

Przedsiębiorcy ponoszą wiele wydatków z przeznaczeniem na zakup towarów lub usług do działalności gospodarczej.

Niezwykle ważnym jest to, że to na podatniku – przedsiębiorcy spoczywa ciężar udowodnienia, iż dany zakup jest niezbędny i związany z celami prowadzonej działalności.

To podatnik jest zobligowany do należytego udokumentowania poniesionego wydatku i nie jest tu mowa o samej fakturze, zamówieniach, specyfikacjach, listach przewozowych czy innych dokumentów.

Podatnik musi dysponować dowodami, które w jednoznaczny sposób wskazują związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej a także racjonalność tego wydatku. Podatnik musi także wykazać, iż poniesiony wydatek nie nosi cech kosztów reprezentacji zawartych w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych.

Udowodnienie racjonalności poniesienia wydatku na rzecz firmy czasami jest niezwykle trudne.

Wydatek, który będzie kosztem uzyskania przychodu powinien spełniać poniższe cechy:

1. powinien być przede wszystkim poniesiony i to na cele prowadzonej działalności a nie na użytek prywatny,
2. służyć osiąganiu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów bieżących ale i w przyszłości,
3. wydatek posiada charakter definitywny i poniósł go podatnik,
4. wydatek nie został zwrócony podatnikowi w jakiejkolwiek formie,
5. wydatek nie znajduje się w katalogu kosztów nie zaliczonych do kosztów firmowych zgodnie z art. 23 ustawy o PIT,
6. wydatek został prawidłowo udokumentowany.

Zakup ekspresu do kawy a koszty uzyskania przychodu

Wielu podatników zastanawia się nad różnego rodzaju zakupami do swojej działalności. Jednym z takich zakupów, które krążą w około zainteresowań podatników jest ekspres do kawy.

Ekspres do kawy będzie z pewnością kosztem uzyskania przychodów w firmie, która zatrudnia pracowników i ekspres ten faktycznie jest przeznaczony na cele firmowe – dla pracowników.

Ekspres do kawy będzie kosztem w sklepie, który sprzedaje sprzęt AGD czy sprzedaje różnego rodzaju kawy oraz ekspresy do kawy.

O wiele trudniej uzasadnić zakup ekspresu do kawy do jednoosobowej działalności gospodarczej. W takim wypadku należałoby złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w celu uzyskania odpowiedzi czy w konkretnych okolicznościach wydatek ten będzie stanowił koszt firmowy.

Mogłoby się wydawać, iż zakup ekspresu do kawy będzie racjonalnie uzasadniony gdy przedsiębiorca prowadzi działalność polegającą na świadczeniu różnego rodzaju usług a klienci oczekują na wykonanie usługi i mają do dyspozycji ekspres do kawy.

Innym przykładem może być przedstawienie oferty, projektu oferty lub efektów pracy na spotkaniach w siedzibie przedsiębiorcy i częstowanie klientów kawą z ekspresu.

Są także i przedsiębiorstwa, które organizują różnego rodzaju eventy i niekiedy wręcz masowo serwują kawę z ekspresu. Wydatek na zakup ekspresu do kawy wydaje się w tym wypadku uzasadniony.

Warto jednak aby każdy wątpliwy przypadek był poprzedzony złożeniem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w konkretnych okolicznościach w jakich prowadzi działalność przedsiębiorca.

Zakup ekspresu do kawy a koszty uzyskania przychodu

Poniżej zaprezentowano 3 pozytywne stanowiska fiskusa w których uznał on wydatek zakupu ekspresu do kawy za uzasadniony.

1. Fragment interpretacji indywidualnej wydanej przez Izbę Skarbową w Katowicach z dnia 04.07.2011r. o sygn. IBPBI/1/415-461/11/ESZ.

„(…) Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług czystościowych oraz handlu środkami czystościowymi. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabyła ekspres do kawy, którego wartość nie przekracza 3.500 zł, a ponadto artykuły spożywcze takie jak: kawa, herbata oraz mleko do kawy. Produkty te wykorzystywane są w czasie spotkań z kontrahentami oraz pracownikami w siedzibie firmy, która znajduje się w miejscu zamieszkania Wnioskodawczyni.

Odnosząc zanalizowane uprzednio przepisy do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż wydatki na zakup artykułów spożywczych podawanych w trakcie spotkań mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile nie noszą cech okazałości lub wystawności, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego. Wydatki z tego tytułu mogą więc zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na ekspres do kawy, w świetle powyższych przepisów i przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na jego zakup – jest wykorzystywanie tego sprzętu w działalności gospodarczej, tj. sprzęt ten nie może służyć celom osobistym Wnioskodawczyni lub jej pracowników, jak również wykazanie celowości tego wydatku i związku z przychodem oraz prawidłowe jego udokumentowanie. Jeżeli więc wydatek powyższy spełnia powyższe kryteria, to może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii. (…)”

2. Fragment interpretacji indywidualnej wydanej przez Izbę Skarbową w Bydgoszczy z dnia 17.09.2010r. o sygn. ITPB1/415-656/10/IG.

„(…) Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą jak i wydatków osobistych pracowników.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” – Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007). Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Przedstawiając we wniosku stan faktyczny Wnioskodawca wskazał, iż poniósł wydatki na zakup kawy i mleka do kawy oraz ekspresu do kawy wraz z dodatkowym oprzyrządowaniem w związku z organizowaniem spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy (miejscu zamieszkania) i w pomieszczeniu magazynowym. Spotkania będą dotyczyły negocjacji przy zawieraniu umów sprzedaży lub nowych kontraktów na usługi trenerskie.

Odnosząc zanalizowane uprzednio przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy stwierdzić, iż wydatki na zakup kawy i mleka do kawy podawanych w trakcie spotkań mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego. Wydatki z tego tytułu mogą więc zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się do kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na ekspres do kawy wraz z oprzyrządowaniem, w świetle powyższych przepisów i przedstawionego we wniosku stanu faktycznego stwierdzić należy, iż warunkiem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku na jego zakup – jest wykorzystywanie tego sprzętu w działalności gospodarczej, tj. sprzęt ten nie może służyć celom osobistym Wnioskodawcy, jak również wykazanie jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowe udokumentowanie. (…)”.

3. Fragment interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13.06.2017r. o sygn. 0114-KDIP3-1.4011.111.2017.1.AM.

„(…) Bezspornym jest, iż kosztami podatkowymi są m.in. tzw. koszty pracownicze. Koszty pracownicze związane są ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą (gdyby nie stosunek pracy, pracodawca nie ponosiłby wskazanych wydatków).

Jak już była o tym mowa na wstępie, Spółka, w ramach propagowania zdrowego stylu życia osób w niej zatrudnionych, wdrożyła dla swoich pracowników szereg programów, mających na celu ich aktywizację fizyczną, zachowanie dobrego stanu zdrowia – zarówno fizycznego jak i psychicznego. Dotyczy to również sposobu odżywiania się oraz spożywanych napojów, co w sposób pośredni również może mieć wpływ na stan zdrowia pracowników oraz ich samopoczucie i wydajność w pracy.

Oprócz udostępnienia osobom zatrudnionym w Spółce zróżnicowanych produktów spożywczych, które zbiorczo można określić jako „napoje oraz drobne przekąski” (co było przedmiotem odrębnego wniosku), Spółka postanowiła zaoferować swoim pracownikom spożycie kawy odpowiednio wysokiej jakości. W tym celu, za przyzwoleniem kadry zarządzającej (w tym Wnioskodawcy) zakupiono wysoko specjalistyczny ekspres do kawy.Do obsługi tego urządzenia Spółka postanowiła zatrudnić specjalistów od przyrządzania wysokogatunkowej kawy, tzw. (z j. włoskiego) baristów. Osoby te będą przyrządzać kawę zarówno dla kadry zarządzającej, wszystkich pracowników Spółki, jak również (okazjonalnie) dla klientów goszczących w siedzibie Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki poniesione na zakup ekspresu wraz z obsługą powinny przede wszystkim przyczynić się do lepszego samopoczucia pracowników, uprzyjemniając im krótkie chwile przerw w wielogodzinnej pracy, a tym samym wpłynąć dodatnio na jakość ich pracy po przerwie. Zdaniem pracodawcy może to ponadto wypłynąć na zwiększenie motywacji do pracy oraz poprawić atmosferę w zespołach pomiędzy pracownikami.

Należy w tym miejscu wspomnieć, iż tego rodzaju świadczenia nie mogą być traktowane jako „świadczenie socjalne” (wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o p.d.o.f.). Nie są one bowiem uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej poszczególnych pracowników, a więc nie spełniają definicji wydatków na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe wydatki poniesione zostały przez Spółkę (w tym również Wnioskodawcę) ze środków obrotowych, są one definitywne oraz zostały właściwie udokumentowane. Mają one w ocenie Wnioskodawcy pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą: przyczyniają się do poprawy samopoczucia, a poniekąd i kondycji psychofizycznej pracowników, a tym samym poprawiają jakość ich pracy oraz wydajność osób zatrudnionych, co ma-w sposób pośredni – wpływ na przychody Wnioskodawcy. (…)”.