W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi rejestrujących działalność gospodarczą konieczne jest wskazanie adresu zamieszkania podatnika będącego adresem właściwym do korespondencji. W naszym dzisiejszym artykule wyjaśnimy jakie są reguły dokonywania aktualizacji adresu oraz ewentualne konsekwencje naruszenie tego obowiązku.

Zakres obowiązku dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą

Kwestie dokonywania zgłoszeń identyfikacyjnych są regulowane przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników

Jak wynika z art. 5 ust. 1 tej ustawy podatnicy są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imię (imiona), imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany. Przy czym podatnicy będący osobami fizycznymi rozpoczynającymi działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne w ramach CEIDG.

W konsekwencji podatnicy rejestrujący firmę poprzez CEIDG nie muszą dokonywać osobnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika US. Jednocześnie art. 5 ust. 5a ww. ustawy podaje, że do zgłoszeń identyfikacyjnych oraz zgłoszeń aktualizacyjnych podatników będących osobami fizycznymi wykonującymi działalność gospodarczą stosuje się formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG-1).

WAŻNE

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przy czym w przypadku podatników rejestrujących działalność gospodarczą odbywa się to jednorazowo poprzez formularz CEIDG-1.

Obowiązek dokonywania zgłoszenia aktualizującego w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą

W świetle art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.

Jak zatem widać przepis określa konkretny termin w którym podatnik powinien dokonać aktualizacji danych w tym danych dotyczących adresu zamieszkania.

Przekroczenie powyższego terminu może po pierwsze narazić podatnika na sankcje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego. Otóż jak wynika z treści art. 80 §  1 KKS kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

Dużo bardziej dotkliwe mogą być jednak skutki procesowe związane z doręczaniem przesyłek pod adres figurujący w rejestrach urzędowych. Jak wiadomo pisma uważa się za doręczone również w przypadku jego awizowania przez okres 14 dni w placówce pocztowej i nie podjęcia przez adresata (art. 150 Ordynacji podatkowej). W rezultacie bardzo istotne z perspektywy podatnika jest aby na bieżąco aktualizować dane adresowe.

Jak wskazał WSA w Warszawie w wyroku z dnia 23.04.2020r., III SA/Wa 2453/19 zaniechanie podatnika poinformowania organu podatkowego o aktualnych danych adresowych (danych dotyczących miejsca zamieszkania) oznaczać musi, iż negatywne konsekwencje braku odbioru przesyłki obciążają tego podatnika. Nie można bowiem tolerować sytuacji, gdy obowiązki informacyjne przewidziane w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników są ignorowane bez żadnych konsekwencji prawnych. Dokonanie aktualizacji danych zgodnie z tą ustawą skutkuje obowiązkiem organu kierowania korespondencji na zaktualizowany adres. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której podatnik informuje organ o swoim nowym miejscu zamieszkania, ale mimo tego organ wszczynając postępowanie oraz doręczając poszczególne pisma w toku postępowania powołuje się na swoje dane ewidencyjne i stosuje nieaktualny adres. Co więcej w orzecznictwie sądowym podkreśla się, że organ podatkowy nie może korzystać z innych rejestrów obejmujących dane adresowe podatnika – musi korzystać z informacji co do adresu przekazanych przez podatnika w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego.

Natomiast NSA w wyroku z dnia 13.07.2018r., II FSK 2019/16 zaznaczył, że organ podatkowy ma obowiązek dokonywania doręczeń na adres figurujący w rejestrze, także wtedy, gdy dysponuje nieformalnymi informacjami o jego nowym adresie, bowiem taki jest sens, istota, a także prawne znaczenie urzędowej ewidencji.

To na podatniku spoczywa obowiązek stałej aktualizacji swoich danych osobowych (w tym danych adresowych), w taki sposób, ażeby organom podatkowym nie sprawiało żadnego problemu ustalenie aktualnego adresu miejsca zamieszkania strony.

Niedokonanie przez podatnika dokonania zgłoszenia aktualizującego w przypadku zmiany adresu zamieszkania prowadzi do skutku w postaci kierowania korespondencji przez organ podatkowy pod niewłaściwy adres. Mogące stąd wynikać ewentualne negatywne skutki obciążają jednak podatnika, a nie organ podatkowy.

WAŻNE

W sytuacji niedopełnienia obowiązku zawiadomienia organu o zmianie adresu niedopuszczalne jest przerzucanie ujemnych skutków braku powiadomienia o zmianie miejsca adresu do korespondencji na organy podatkowe. W sytuacji, gdy podatnik nie dopełnił obowiązku aktualizacji danych wynikających z art. 9 ust. 1 ustawy z 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji korespondencję należy kierować na adres podatnika wykazany w zgłoszeniu rejestracyjnym CEIDG-1.

Reasumując z perspektywy prawa podatkowego dokonanie zgłoszenia aktualizującego w zakresie danych adresowych przedsiębiorcy jest bardzo istotne ponieważ rzutuje na kwestie związane z prawidłowym i skutecznym doręczaniem przesyłek urzędowych. Przedsiębiorcy muszą mieć na względzie, że organ kieruje wszelkie pisma podatkowe na adres wskazany przez podatnika.