Opublikowano: 2025-06-23

Polscy przedsiębiorcy od 2025 r. mają do dyspozycji nowe narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Mowa tu o możliwości skorzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w innym kraju członkowskim niż Polska.

Zanim jednak polski przedsiębiorca złoży dokumenty inicjujące uruchomienie procedury zwolnienia musi wiedzieć o wielu istotnych informacjach.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Polscy przedsiębiorcy (z siedzibą firmy na terytorium RP) jeszcze do końca 2024 r. mieli możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT, ale tylko w Polsce (nie przekroczenie rocznej wartości sprzedaży w poprzednim i bieżącym roku wynoszącej 200.000 zł). To oznacza, że mieli prawo sprzedawać swoje towary lub usługi w ramach prowadzonej działalności bez konieczności doliczania podatku VAT. Zwolnienie z VAT to także znacznie mniej obowiązków ewidencyjnych po stronie przedsiębiorcy będącego sprzedawcę.

Problem polegał na tym, iż zwolnienie to nie przysługiwało w przypadki sprzedaż do firm posiadających siedzibę w innym państwie UE niż Polska.

Sprzedając towary lub usługi do Niemiec lub do innego kraju UE (poza Polską) polski przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT musi rozpoznać niemal w każdym przypadku wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, która może być wprawdzie opodatkowania stawką, 0% ale i np. 23% w przypadku niedopełnienia wszystkich warunków.

W sytuacji sprzedaży wysyłkowej a więc na konsumentów przedsiębiorca musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT w kraju UE, w którym chce dokonywać tej sprzedaży albo skorzystać z procedury VAT-OSS, która pozwala na sprzedaż wysyłkową do każdego kraju UE a obowiązki rejestracyjno-ewidencyjne dokonywane są z poziomu kraju UE siedziby sprzedawcy.

Tak więc istnieje wiele rozwiązań, ale tak naprawdę wciąż brakowało po prostu możliwości skorzystania ze zwolnienia z VAT w innym państwie UE niż Polska.

Zwolnienie podmiotowe z VAT w ramach procedury SME

Od stycznia 2025 r. zaimplementowano do polskiej ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) nową procedurę tzw. SME.

Procedura SME dla polskiego przedsiębiorcy – sprzedawcy otwiera możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim niż w Polska (w Polsce przecież posiada tę możliwość) – w innym państwie UE niż państwo siedziby sprzedawcy.

Powyższe oznacza, że polski sprzedawca otrzymał dostęp do zwolnień podmiotowych z VAT obowiązujących w innych krajach UE niż Polska, przy czym nie bez ograniczeń limitu sprzedaży.

ISTOTNE:

Trzeba podkreślić, iż aktualnie nie wszystkie kraje UE wdrożyły procedurę zwolnienia z VAT SME a tylko część. Wdrożenie tej procedury przez państwa UE na dzień dzisiejszy ma charakter dobrowolny. Polski sprzedawca musi więc zweryfikować czy w danym kraju UE, do którego chce kierować sprzedaż – może skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach SME.

ISTOTNE:

Ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME może skorzystać po spełnieniu poniższych warunków zarówno czynny podatnik VAT w Polsce jak i podatnik zwolniony z VAT w Polsce.

Zgodnie z art. 113b ustawy o VAT Podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju i którego roczny obrót na terytorium Unii Europejskiej nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100.000 euro, może skorzystać ze zwolnienia dla dostaw towarów i świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, na warunkach określonych przez to państwo członkowskie, jeżeli to państwo członkowskie wprowadziło zwolnienie na zasadach odpowiadających regulacjom, o których mowa w art. 113a ustawy o VAT.

ISTOTNE:

Kolejna bardzo ważna kwestia to taka, że każdy kraj UE, który wdrożył lub wdroży procedurę zwolnienia z VAT w ramach SME posiada własne regulacje skorzystania z tego zwolnienia. Te warunki w poszczególnych krajach UE są zróżnicowane ze względu m.in. na:

1. rodzaj towarów lub usług, których sprzedaż spowoduje utratę prawa do zwolnienia z VAT SME,
2. obowiązki sprzedawcy, ale i zwolnienia z niektórych obowiązków administracyjnych czy różne uproszczenia,
3. typ sprzedawanych towarów lub usług i rodzaj transakcji w stosunku, do których nie można zastosować zwolnienia z VAT w ramach SME,
4. limit krajowego zwolnienia podmiotowego z VAT,
5. okres przejściowy po przekroczeniu krajowego limitu zwolnienia z VAT SME,
6. inne wyłączenia w zakresie stosowania procedury SME,
7. pozostałe udogodnienia dla sprzedawców stosujących zwolnienie z VAT SME.

Polski sprzedawca zbywając towary, usługi do kilku państw UE musi wypełnić warunki tych krajowych zwolnień z VAT w ramach korzystania ze zwolnienia według procedury SME.

W tym miejscu warto wspomnieć np. o tym, iż krajowy limit zwolnienia podmiotowego z VAT w Niemczech wynosi 25.000 euro, w Belgii – 25.000 euro, w Chorwacji – 60.000 euro, w Finlandii – 20.000 euro, na Łotwie – 50.000 euro.

Warunki korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT w innym niż Polska państwie UE

Polski przedsiębiorca, aby mógł skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w innym niż Polska państwie UE musi spełniać łącznie kilka poniżej wymienionych warunków:

• państwo UE lub państwa UE, do których przedsiębiorca chce dokonywać sprzedaży wdrożyli u siebie procedurę zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach SME,
• posiadać siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i nie posiadać tej siedziby w kraju UE przeznaczenia sprzedaży,
• nie przekroczyć w poprzednim ani w bieżącym roku podatkowym rocznego limitu sprzedaży (poza wyłączeniami) na terytorium całej UE wynoszącego 100.000 euro,
• wypełnić wszystkie krajowe warunki zwolnienia z VAT w ramach SME w każdym państwie UE przeznaczenia sprzedaży.

ISTOTNE:

Limit sprzedaży korzystającej ze zwolnienia z VAT w ramach SME to 100.000 euro i na niego składa się cała sprzedaż kierowana do UE.

To z kolei oznacza, że do limitu 100.000 euro wliczane są krajowe limitu zwolnienia z VAT obowiązujące w państwach UE.

ISTOTNE:

Przeliczenie powyższego limitu na polskie złote przedsiębiorca dokonuje według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku, który wynosi 4,2753 zł a więc limit wynosi 427.530 zł

W przypadku, gdy w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany – według kursu wymiany z następnego dnia, w którym został opublikowany.

Przykład 1

Polski sprzedawca, korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce. Od stycznia 2025r. dokonał rejestracji do SME, aby korzystać ze zwolnienia z VAT przy sprzedaży do Czech.

W okresie od 01/2025r. do 04/2025r. wartość sprzedaży w Polsce wyniosła 106.883 zł (około. 25.000 euro).

W okresie od 01/2025r. do 04/2025r. wartość sprzedaży do Czech wyniosła 50.000 euro.

Limit zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce 200.000 zł (ok. 46.780 euro).

Limit zwolnienia podmiotowego z VAT w Czechach niespełna 380.000 zł (ok. 88.883 euro).

Polski sprzedawca:

1. nie przekroczył krajowych zwolnień z VAT ani w Polsce ani w Czech,
2. łączna sprzedaż do UE : 75.000 euro nie przekroczyła póki co rocznego limitu sprzedaży 100.000 euro.

Zatem polski sprzedawca nadal będzie mógł korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce i w Czechach.

Warto dodać, iż gdyby wartość sprzedaży obojętnie w jakimkolwiek kraju UE wzrosła do takiej kwoty, że sprzedaż do Polski i do Czech łącznie przekroczyłaby 100.000 euro wówczas polski sprzedawca traci prawo do zwolnienia z VAT w całej UE jednakże może korzystać wciąż ze zwolnienia z VAT w Polsce do limitu 200.000 zł.

Jeżeli natomiast wartość sprzedaży w tym wypadku w Polsce przekroczyłaby 200.000 zł, ale łącznie ze sprzedażą w Czechach nie byłaby większa niż 100.000 euro wtedy polski sprzedawca może wciąż sprzedawać w Czechach korzystając ze zwolnienia z VAT do momentu, kiedy łączna wartość sprzedaży w Polsce i w Czechach przekroczy kwotę 100.000 euro.

ISTOTNE:

Przekroczenie krajowego lub krajowych limitów sprzedaży zwolnionej z VAT ramach SME jeszcze nie powoduje utraty prawa do korzystania ze zwolnienia z VAT w innych państwach UE.

Utrata zwolnienia z VAT następuje w kraju UE lub w krajach UE, w których przekroczono tamtejsze limity zwolnień podmiotowych z VAT jednakże, gdy łączna wartość sprzedaży nie przekroczy limitu 100.000 euro to przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia w ramach SME do innego państwa UE, innych państw UE.

ISTOTNE:

Do rocznego limitu wartości sprzedaży wlicza się wartość:

• dostaw towarów i świadczenia usług w zakresie, w jakim byłyby one opodatkowane, gdyby zostały dokonane przez podatnika nieobjętego zwolnieniem;
• wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
• transakcji zwolnionych, z prawem do odliczenia VAT zapłaconego na poprzednim etapie,
• transakcji zwolnionych zgodnie z art. 146-149 oraz art. 151, 152 i 153 DYREKTYWY 2006/112/WE RADY z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej,
• transakcji związanych z nieruchomościami, transakcji finansowych, o których mowa w art. 135 ust. 1 lit. b)-g) DYREKTYWY 2006/112/WE RADY z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, oraz usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, chyba, że transakcje te mają charakter transakcji pomocniczych.

Do powyższego limitu nie wlicza się z kolei wartości sprzedaży materialnych lub niematerialnych dóbr inwestycyjnych podatnika.

W jaki sposób polski podatnik może skorzystać z procedury zwolnienia z VAT w ramach SME

Przedsiębiorca posiadający siedzibę firmy w Polsce, który chce skorzystać ze zwolnienia z VAT SME dla sprzedaży do UE ma obowiązek w myśl art. 113b ust. 2, 3 ustawy o VAT złożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego powiadomienia o zamiarze skorzystania w ww. zwolnienia.

Powiadomienie to musi zawierać dane przedsiębiorcy, informację o państwie członkowskim lub państwach członkowskich, w których zamierza on korzystać ze zwolnienia z VAT SME, a także dane dotyczące rocznego obrotu na terytorium UE tego przedsiębiorcy w poprzednim i bieżącym roku podatkowym.

Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z VAT w Polsce przed złożeniem powyższego powiadomienia mają jeszcze obowiązek złożyć formularz VAT-R.

Po złożeniu ww. dokumentów przedsiębiorca oczekuje na decyzję urzędu skarbowego.

ISTOTNE:

Polscy przedsiębiorcy składają powiadomienie o skorzystaniu ze zwolnienia z VAT dla sprzedaży do UE (oraz VAT-R) do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście po otrzymaniu powiadomienia (oraz VAT-R) od polskiego przedsiębiorcy oraz informacji od właściwych organów podatkowych państw UE, przekazuje temu przedsiębiorcy w ciągu 35 dni roboczych po dniu otrzymania powiadomienia:

1. informacje o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX na potrzeby korzystania ze zwolnienia, jeżeli:

• państwo UE, w którym przedsiębiorca zamierza korzystać ze zwolnienia z VAT SME, potwierdziło jego prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie,
• co najmniej jedno z krajów UE, w którym przedsiębiorca zamierza korzystać ze zwolnienia z VAT SME, potwierdziło jego prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie (w przypadku, gdy przedsiębiorca w uprzednim powiadomieniu wskazał więcej niż jedno państwo UE, w którym zamierza korzystać ze zwolnienia),

2. potwierdza przedsiębiorcy polski numer identyfikacyjny EX już (wcześniej) nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia z VAT SME w sytuacji, gdy w uprzednim powiadomieniu przedsiębiorca wskazał więcej niż jedno państwo UE, w którym zamierza korzystać z ww. zwolnienia, i polski numer identyfikacyjny EX został już nadany na potrzeby korzystania z ww. zwolnienia na terytorium jednego z tych państw UE, a kolejne państwo UE potwierdziło prawo podatnika do korzystania ze zwolnienia.

ISTOTNE:

Polski sprzedawca może rozpocząć korzystanie ze zwolnienia z VAT w ramach SME od dnia, w którym uzyskał informację o nadaniu numeru identyfikacyjnego EX albo o potwierdzeniu numeru identyfikacyjnego EX (jeżeli został już wcześniej nadany przez inne państwo członkowskie).

Może się zdarzyć sytuacja, w której Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wydłuży powyższych termin z uwagi na konieczność przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji. W tym celu może poprosić podatnika o inne niż dotychczas dokumenty.

Obowiązki ewidencyjne i deklaracyjne

Na stronach Komisji Europejskiej w zakresie procedury zwolnienia z VAT w ramach SME zawarto informacje, jakie obowiązki ewidencyjne i deklaracyjne obowiązują w krajach członkowskich, które przyjęły ww. procedurę.

Wszystkie te kraje UE wymagają, aby polski przedsiębiorca stosujący u nich procedurę zwolnienia z VAT SME (za pośrednictwem Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście):

1. prowadził ewidencję sprzedaży zwolnionej z VAT w ramach SME z podziałem na kraje UE przeznaczenia tej sprzedaży,
2. przesyłał informację kwartalną w terminie miesiąca od końca kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy (zawierającą dane przedsiębiorcy, informacje o polskim numerze identyfikacyjnym EX, wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw UE za dany kwartał a także wartości sprzedaży na terytorium RP),
3. przesyłał niezwłocznie korekty informacji kwartalnej, w przypadku zmian w informacji kwartalnej.

Dodatkowo polski przedsiębiorca ma obowiązek dokonywać aktualizacji ww. powiadomienia, sprawozdania, jeżeli stan faktyczny ulegnie zmianie.

Wszystkie ww. dokumenty (poza ewidencją) należy składać drogą elektroniczną za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym (polski przedsiębiorca musi posiadać konto w e-Urzędzie Skarbowym, w którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu w celach weryfikacyjnych).

Wymóg podania aktualnego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu na koncie w e-Urzędzie Skarbowym dotyczy również przedsiębiorcy, który działa przez pełnomocnika.

Wszelkie wartości dostaw towarów i świadczenia usług, które polski przedsiębiorca musi wskazać w:

• uprzednim powiadomieniu,
• aktualizacji uprzedniego powiadomienia,
• sprawozdaniach kwartalnych

– muszą być wyrażone w EUR.

ISTOTNE:

Warto podkreślić, iż istnieje możliwość weryfikacji przy pomocy poniższego linku podatkowego statusu zwolnienia z VAT w ramach SME każdego przedsiębiorcy posiadającego siedzibę działalności w UE.

Jeżeli u polskiego przedsiębiorcy roczny obrót na terytorium UE przekroczy kwotę 100.000 euro, wówczas jest on zobligowany w ciągu 15 dni roboczych, licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej kwoty do złożenia informacji kwartalnej za okres od początku kwartału do dnia, w którym ta kwota została przekroczona.