Opublikowano: 2025-10-05

Jeszcze nie dawno ustalenia w sprawie terminu rozpoczęcia obowiązywania Krajowej Rejestru e-Faktur dotyczyły dwóch terminów, z których każdy dotyczył firm różnej wielkości.

W ostatnim czasie sporo się jednak zmieniło.

Co to jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to rządowy system elektroniczny umożliwiający przedsiębiorcom wystawianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych sprzedaży i automatyczne przekazywanie jej odbiorcy (jeżeli jest zarejestrowany w KSEF). Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna w postaci formatu XML, która zawiera wszystkie ustawowe elementy faktury sprzedaży.

ISTOTNE:

Możliwość otrzymywania przez odbiorcę faktur ustrukturyzowanych w KSEF (wystawionych i przesłanych przez sprzedawcę) musi być przez niego najpierw zaakceptowana.

ISTOTNE:

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.

Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę. Administratorem KSEF jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje określone zadania takie jak:

1. nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
2. uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
3. udostępnienie funkcji wystawiania, odbierania, przechowywania, podglądu oraz faktur ustrukturyzowanych,
4. oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF,
5. analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
6. powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
7. powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF,
8. powiadomienie możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
9. powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF.

ISTOTNE:

Dostęp do KSEF będą miały nie tylko uwierzytelnione firmy oraz osoby przez nich upoważnione, ale także np. organy egzekucyjne, administracja skarbowa i wiele innych instytucji także na podstawie złożonego wniosku o udostępnienie danych z KSEF w toczącym się postępowaniu sądowym lub innym. E-faktury wystawione w KSEF będą przechowywane, zabezpieczone w tym systemie przez odcinek 10 lat.

KSEF ułatwi przedsiębiorcom realizację niektórych zadań. Podkreślić jednak należy, że firmy najpierw dokonują modyfikacji swojego oprogramowania do wymogów KSEF. A więc najpierw dostosowanie, później korzyści.

Pośród kluczowych atutów KSEF można wymienić m.in.:

• zwiększenie wydajności w zakresie wystawiania faktur oraz analizy ich poprawności,
• usprawnienie procesu wystawiania i kontroli faktur oraz ich obiegu w firmie jak i pomiędzy firmą a jej kontrahentami,
• zabezpieczenie faktur oraz ich archiwizacja,
• prosty dostęp do faktur,
• możliwość nadawania kodu QR dla użycia faktur wystawionych w KSEF poza systemem KSEF,
• wzrost efektywności wystawiania faktur poprzez automatyzację procesów przepływu faktur w KSEF,
• likwidacja niektórych dotychczasowych formalności.

Zmiany w terminie rozpoczęcia obowiązywania KSEF

Aktualnie nie ma obowiązku stosowania KSEF.

Należałoby w tym miejscu określić co to znaczy obowiązek stosowania KSEF a co dobrowolne stosowanie KSEF.

Przedsiębiorcy, którzy do tej pory zarejestrowali się do KSEF i wystawiają faktury ustrukturyzowane robią to dobrowolnie. Zatem mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane sprzedaży poprzez KSEF, ale mogą wystawiać faktury sprzedaży poza KSEF.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w KSEF najczęściej chcieli już wcześniej przetestować środowisko KSEF, nauczyć się korzystania z KSEF, ale przede wszystkim dostosować swoje systemy do KSEF.

Należy podkreślić, iż niedługo dobrowolność korzystania z KSEF dobiegnie końca – korzystanie z systemu w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe.

Dobrowolne korzystanie z KSEF potrwa jeszcze do 31 stycznia 2026 roku. Niemniej w zakresie obowiązkowego KSEF w ostatnim czasie nastąpiły zmiany.

Termin obowiązkowego wejścia w życie KSEF jest wciąż w fazie uzgodnień międzyresortowych. Chodzi jednak o drugi termin właściwy dla tych najmniejszych firm.

Ustawa z dnia 16.06.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) mówi o tym, że obowiązkowy KSEF wejdzie w życie od dnia:

• 01.02.2026r. dla dużych przedsiębiorców tzn. takich, którzy uzyskają w 2025r. wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT większą niż 200 mln zł,
• 01.04.2026r. dla pozostałych przedsiębiorców.

ISTOTNE:

W ostatnim czasie Resort Finansów określił jednak, że obligatoryjne stosowanie KSEF będzie obowiązywało wszystkie firmy z siedzibą w Polsce począwszy od dnia 01.02.2026r. To jednak nie koniec.

Administracja rządowa wciąż jednak zastanawia się czy dopuścić drugi termin obowiązywania KSEF a więc od dnia 01.04.2026 r. i w efekcie końcowym rozdzielić wejście w życie obowiązkowego KSEF na dwa ww. terminy – na dwa typy przedsiębiorców.

Wszyscy, zatem czekają na ostateczne rozstrzygnięcie w tej sprawie. Czasu pozostało już niewiele.

Obowiązkowe stosowanie KSEF

Obowiązkowe stosowanie KSEF oznacza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży przy pomocy systemu KSEF przez każdego przedsiębiorcę posiadającego siedzibę działalności na terytorium RP (poza pewnymi wyjątkami).

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych sprzedaży przy pomocy systemu KSEF to nie tylko wystawianie tych faktur w KSEF, ale także użycie faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSEF poza KSEF (konieczne jest wówczas nadanie kodu QR umożliwiające odbiorcy odbiór i odczytanie tej faktury poza KSEF).