Nie każdy będzie miał obowiązek stosowania KSEF
Już niedługo wszystkie firmy posiadające siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium RP będą miały obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży przy pomocy systemu KSEF.
Faktury ustrukturyzowane będą nieodpłatnie przechowywane w KSEF przez 10 lat.
Do faktur ustrukturyzowanych wystawionych za pomocą KSEF dostęp będą mieli nie tylko przedsiębiorcy (osoby przez nich upoważnione), ale i wszystkie instytucje administracji skarbowej jak i inne podmioty administracyjne w związku z toczącym się postępowaniem administracyjnym.
Nie każdy jednak i nie w każdej sytuacji dokonywania sprzedaży będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSEF.
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych sprzedaży, które są automatyczne przesyłane do odbiorcy, (jeżeli odbiorca jest zarejestrowany w KSEF).
ISTOTNE:
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna w postaci formatu XML, która zawiera wszystkie ustawowe elementy faktury sprzedaży.
| Funkcjonowanie faktury ustrukturyzowanej w KSEF | |
| Uznanie faktury ustrukturyzowanej za wystawioną w KSEF | Uznanie faktury ustrukturyzowanej za otrzymaną w KSEF |
| Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną poprzez KSEF w dniu jej przesłania do KSEF | Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia unikatowego numeru identyfikującego tę fakturę nadanego przez KSEF |
ISTOTNE:
Wystawca faktur ustrukturyzowanych w KSEF musi uzgodnić ze swoim odbiorcą, że będzie mu przesyłał te faktury poprzez KSEF (odbiorca akceptuje lub nie, iż będzie otrzymywał faktury ustrukturyzowane wystawione w KSEF od sprzedawcy przy pomocy KSEF).
Zadania, które obowiązkowo realizuje KSEF wymieniono w art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT).
Ustawowe zadania Krajowego Systemu e-Faktur
- Rejestracja, nadawanie, zmiana uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- Powiadamianie podmiotów, którym nadano, odebrano uprawnienia do KSEF o dokonaniu tych czynności,
- Uwierzytelnianie oraz weryfikacja uprawnień w KSEF,
- Wystawianie, odbieranie, archiwizowanie, wizualizacja faktur ustrukturyzowanych,
- Weryfikacja danych (ich poprawności) zawartych na fakturach ustrukturyzowanych,
- Automatyczne zaopatrzenie przez KSEF każdej faktury ustrukturyzowanej wystawionej poprzez KSEF w unikalny numer identyfikacyjny,
- Powiadomienie podmiotów uprawnionych o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w okolicznościach niedostępności KSEF,
- Powiadomienie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF,
- Powiadomienie podmiotów uprawnionych o dacie, czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSEF, o numerze identyfikacyjnym nadanym dla faktury w KSEF,
- Powiadomienie o braku uprawnień do korzystania z KSEF.
Kto będzie miał obowiązek stosowania KSEF
Już niebawem obowiązek stosowania KSEF będą miały zarówno mikro, małe, średnie jak i duże firmy będące czynnymi podatnikami VAT jak i podatnikami zwolnionymi z VAT, posiadający siedzibę firmy lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium RP.
Warto jednak podkreślić, iż w niektórych okolicznościach nie będzie obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej sprzedaży przy pomocy systemu KSEF.
Nie każdy będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSEF
Jak się okazuje nie zawsze wystąpi obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pomocą systemu KSEF.
Przypadki braku obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pomocą systemu KSEF zostały zawarte w art. 106ga ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (obowiązującej od dnia 01.02.2026r.). Zaprezentowano je w poniższej tabeli.
| Przypadki braku obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej za pomocą systemu KSEF | |
| Opis | |
| 1 | Podatnik nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP |
| 2 | Podatnik nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę |
| 3 | Podatnik korzysta ze szczególnych procedur rozliczania VAT: nieunijnej procedury dotyczącej sprzedaży niektórych usług, w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych |
| 4 | Podatnik wystawia fakturę na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumenta) |
| 5 | Podatnik odpowiednio dokumentuje dostawę towarów lub świadczenie usług (wyjątek zawarty w art. 106s ustawy o VAT) |
| 6 | Podatnik nieposiadający siedziby działalności na terytorium RP korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT na terytorium RP (procedura zwolnienia z VAT w ramach SME) |
ISTOTNE:
W sytuacjach braku obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych podatnik wystawia faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
ISTOTNE:
W przypadku podatnika:
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP,
- nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
– podatnik ten może dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Co z transakcjami zagranicznymi
Wielu polskich przedsiębiorców wciąż zadaje sobie pytanie czy będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą systemu KSEF dla transakcji zagranicznych a więc gdy odbiorcą będzie firma posiadające siedzibę, stałe miejsce prowadzenie działalności poza terytorium RP.
Polska firma będzie miała obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą systemu KSEF w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, eksportu towarów czy eksportu usług.
Należy podkreślić, iż sposób przekazania faktur wystawionych w KSEF dotyczących ww. transakcji polski przedsiębiorca uzgodni z zagranicznym kontrahentem.
Wyjątkowe okoliczności braku obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF
Prawodawca wprowadził pewien przepis, dzięki któremu może określić dodatkowe, wyjątkowe okoliczności, w których nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej poprzez KSEF.
Mowa tu o art. 106s ustawy o VAT, który będzie obowiązywać od dnia 01.02.2026r.
Przepis ten mówi o tym, iż Minister Finansów może określić za pomocą wydanego rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF, uwzględniając:
- specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania,
- konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników,
- możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników,
- konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.
Na koniec warto dodać, iż nie jest jeszcze jasne czy obowiązek stosowania KSEF przez polskich przedsiębiorców będzie występował w odniesieniu do konsumentów posiadających miejsce zamieszkania poza terytorium RP, którzy w Polsce będą nabywali towary lub usługi.
