Opublikowano: 2025-11-05

Działalność nierejestrowana to uproszczona metoda sprawdzenia jak w warunkach rynkowych będzie funkcjonować sprzedaż towarów lub usług zanim osoba fizyczna podejmie decyzję o rozpoczęciu działalności gospodarczej.

Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną nie są jednak zwolnione od stosowania KSEF, a więc od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Co to jest działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana to działalność, która nie nosi znamion, nie nosi cech działalności gospodarczej. Jeżeli bowiem tak jest, to powinna być zarejestrowana w CEIDG, jako działalność gospodarcza.

Jeżeli jednak prowadzona działalność nierejestrowana nie nosi cech działalności gospodarczej wówczas nie podlega pod uregulowania dotyczące działalności gospodarczej na gruncie podatkowym. Jest jednak wyjątek od reguły. Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną podlega pod przepisy ustawy o VAT tak jak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą a więc m.in.:

1. może korzystać ze zwolnienia z VAT,
2. może zarejestrować się, jako czynny podatnik VAT,
3. musi zarejestrować się do VAT, jeżeli dokona sprzedaży towarów lub usług objętych obowiązkiem rejestracji do VAT,
4. inne kwestie.

Na mocy o art. 5 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 zwanej dalej ustawą Prawo przedsiębiorców) nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, jeżeli

• osoba ta nie prowadziła w ostatnich 60 miesięcy działalności gospodarczej, oraz
• przychód z działalności nierejestrowanej nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującej w roku prowadzenia tej działalności.

ISTOTNE:

Od 1 stycznia 2025r. do 31 grudnia 2025r. kwota minimalnego wynagrodzenia wynosi 4.666 zł brutto.

75% z kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującej w roku 2025 to 3.499,5 zł.

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku składania deklaracji ZUS i opłacania składek ZUS, składania deklaracji VAT i zapłaty podatku VAT poza wyjątkami, zapłaty zaliczek na podatek dochodowy.

Osoba ta ma jednak obowiązek uczestniczenia w kontrolach, postępowaniach podatkowych czy innych administracyjnych.

Ma obowiązek złożenia po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym prowadziła działalność nierejestrowaną zeznania rocznego PIT-36.

Ma obowiązek także prowadzenie ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej, jeżeli wartość rocznego obrotu na rzecz konsumentów przekroczy w którymś miesiącu roku (lub za rok) kwotę 20.000 zł.

Krajowy System e-Faktur

Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który ma na celu wykonanie poniższych zadań:

• nadanie, modyfikacja, weryfikacja uprawnień do KSEF,
• powiadamianie uprawnionych podmiotów o niedostępności KSEF, o dacie i numerze wystawionej faktury ustrukturyzowanej, o dacie odrzucenia faktury niezgodnej z wzorem KSEF, innych kwestiach,
• rejestracja i uwierzytelnienie użytkowników w KSEF,
• udostępnienie wystawiania, odbierania, podglądu oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych,
• nadanie unikalnych identyfikatorów fakturom ustrukturyzowanym wystawionym w KSEF,
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF.

ISTOTNE:

Faktury ustrukturyzowane będą archiwizowane w KSEF przez okres 10 lat.

Działalność nierejestrowana a KSEF

Wiele osób prowadzących działalność nierejestrowaną zadaje sobie pytanie czy będą mieli obowiązek wystawiać faktury przy pomocy KSEF.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 w kształcie od 1 lutego 2026r.) obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF nie dotyczy podatnika:

• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP;
• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• korzystającego z procedur szczególnych typu VAT OSS, VAT IOSS,
• dokonującego sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumenta),
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
• przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT (procedura SME).

Wśród powyżej wymienionych podatników nie wymieniono osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Wymieniono wprawdzie sytuację sprzedaży towarów lub usług na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, ale nie dotyczy to osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną, choć mogłoby się wydawać, że przecież nie prowadzą oni działalności gospodarczej tylko nierejestrowanej.

Niestety w przypadku podatku VAT zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami objętymi ustawą o VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Natomiast, co prawodawca rozumie przez pojęcie działalności gospodarczej?

ISTOTNE:

Działalność gospodarcza na gruncie ustawy o VAT to wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.

Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Tak więc jest to wszelka działalność, wszelki przejaw działalności polegający na wykorzystaniu posiadanych zasobów (składników majątku) w celach zarobkowych.

Prawodawca wskazał, więc, że jest to niemal każda działalność polegająca na sprzedaży towarów lub usług prowadzona przez osoby fizyczne oraz pozostałe wymienione w ustawie podmioty.

Skutkuje to tym, że osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną są objęte ustawą o VAT a więc prawodawca patrzy na nich jak na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG, ale trzeba podkreślić, że mowa tu tylko o kwestiach dotyczących podatku VAT (żadnego innego podatku). Natomiast na gruncie ustawy – Prawo przedsiębiorców osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną nie prowadzą działalności gospodarczej.

Niemniej ustawa o VAT obejmuje osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną. To skutkuje tym, że te osoby podlegają pod większość przepisów ustawy o VAT jak np. pod:

1. kwestie zwolnienia podmiotowego z VAT,
2. kwestie zwolnienia przedmiotowego z VAT.
3. Obowiązki czynnego podatnika VAT, jeżeli dokonają rejestracji do VAT lub gdy rozpoczną sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym opodatkowaniem VAT (składanie ewidencji i deklaracji, zapłaty podatku itd.),
4. ewentualny obowiązek ustalania proporcji VAT,
5. obowiązki rozliczenia względem VAT ewentualnego dokonania importu usług, imprtu towarów czy WNT,
6. wiele innych zwolnień i obowiązków.

Skoro osoby fizyczne są podatnikami VAT na gruncie przepisów ustawy o VAT to obowiązuje ich także art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT mówiący o tym, że podatnicy (objęci ustawą o VAT) są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Resort Finansów także wspomina o tym, że faktura konsumencka a więc, wystawiona na rzecz konsumenta to faktura dokumentująca sprzedaż na rzecz konsumenta, czyli osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Działalność nierejestrowana jest na gruncie VAT działalnością gospodarczą, a osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem VAT, (ale może korzystać ze zwolnienia podmiotowego do 200 tys. zł).

Działalność nierejestrowana a obowiązek stosowania numeru PESEL

Na koniec warto wspomnieć, o tym, iż osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną, które nie są zarejestrowani, jako czynni podatnicy VAT oraz nie prowadzą ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej – stosują numer PESEL, jako swój identyfikator podatkowy.

No ale przecież podatnicy, którzy mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSEF muszą dysponować numerem NIP. Natomiast osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną nie mogą dokonać jej rejestracji CEIDG, jeżeli chcą, aby ta działalność wciąż pozostawała działalnością nierejestrowaną (chyba, że będą mieli obowiązek dokonać rejestracji tej działalności w CEIDG).

Uzyskanie numeru NIP przez osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną odbywa się przy pomocy złożenia formularza NIP-7. Przewiduje on bowiem sytuacje, w których o numer NIP składa go osoba fizyczna, która np. nie jest przedsiębiorcą, ale jest podatnikiem VAT albo także taka, która jest osobą uznawaną za przedsiębiorcę, ale nie na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, ale na gruncie innych ustaw.