Sprzedaż zagraniczna a KSEF
Wielkimi krokami zbliża się moment, w którym niemal każdy polski przedsiębiorca będzie zobowiązany wystawiać faktury ustrukturyzowane przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur.
Polscy sprzedawcy w toku prowadzonej działalności gospodarczej realizują różnego rodzaju sprzedaż, czyli nie tylko krajową, ale i zagraniczną.
Powstaje wobec tego pytanie czy sprzedaż zagraniczna powinna zostać zafakturowana przy pomocy KSEF?
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to system administrowany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF.
Sprzedawca, który chce skutecznie wysłać fakturę ustrukturyzowaną do odbiorcy musi od niego uzyskać zgodę na otrzymywanie ww. faktur poprzez KSEF.
ISTOTNE:
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.
Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę.
Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur ma obowiązek wykonywać poniżej wymienione zadania:
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
- nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
- powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
Faktury ustrukturyzowane wystawione w KSEF będą przechowywane, w KSEF przez okres 10 lat.
Sprzedaż zagraniczna a KSEF
Krajowy System e-Faktur niebawem stanie się obowiązkowym systemem przy pomocy którego przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Należy podkreślić, że nie w każdym możliwym przypadku.
Powstaje zatem pytanie jak sytuacja obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych wygląda na gruncie sprzedaży na rzecz odbiorców zagranicznych.
Pytanie jest bardzo zasadne tym bardziej, że większość zagranicznych odbiorców nie będzie miała dostępu do KSEF.
Należałoby zacząć od tego, kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF. Ustawowe przypadki przedstawiono w poniższej tabeli.
| Podatnicy, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych | |
| Lp. | Opis sytuacji |
| 1. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce |
| 2. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ale to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę |
| 3. | Podatnik korzystający z procedur szczególnych rozliczania podatku VAT np. VAT OSS, VAT IOSS |
| 4. | Sprzedaż została dokonana na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (nie dotyczy działalności nierejestrowanej) |
| 5. | Dostawa towarów lub świadczenie usług zostały odpowiednio udokumentowana – 106s |
| 6. | Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, który korzysta w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT zgodnie z procedurą SME |
Powyżej wymienieni podatnicy dla udokumentowania dokonanej sprzedaży wystawiają faktury elektroniczne albo faktury w postaci papierowej.
Sprzedaż na rzecz firm posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju UE innym niż Polską a KSEF
W przypadku, gdy polski podatnik dokonuje transakcji na rzecz firm nieposiadających siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce tylko poza Polską, ale w jednym z krajów UE albo poza UE wówczas polski podatnik na obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną sprzedaży na rzecz takiego podatnika.
ISTOTNE:
Sprzedaż towarów lub usług dokonana przez polskiego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą z siedzibą w Polsce musi być udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną. Obowiązek ten dotyczy transakcji takich jak:
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
- eksport towarów,
- świadczenia usług na rzecz kontrahenta z siedzibą (stałym miejscem) na terytorium UE oraz poza UE.
W tym momencie powstaje inna wątpliwość. Zagraniczny kontrahent nie będzie posiadał dostępu do KSEF. Sprzedawca ma obowiązek uzgodnić z zagranicznym nabywcą sposób udostępnienia faktury ustrukturyzowanej.
| Podmioty zagraniczne, z którymi polski podatnik ma obowiązek uzgodnić sposób udostępnienia wystawionej w KSEF faktury ustrukturyzowanej | |
| Lp. | Okoliczności |
| 1. | Miejscem świadczenia (miejscem opodatkowania VAT) jest terytorium kraju UE inne niż Polska lub terytorium państwa spoza UE |
| 2. | Nabywca to podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce |
| 3. | Nabywca to podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, ale to stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce nie uczestniczy ani w nabyciu towaru ani usługi, dla którego wystawiono fakturę |
| 4. | Nabywca to podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, który korzysta w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT zgodnie z procedurą SME |
W jaki sposób udostępnić fakturę ustrukturyzowaną zagranicznej firmie?
W przypadku obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej dla zagranicznego kontrahenta polski podatnika jest zobligowany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej tzw. kodem QR, która umożliwia temu kontrahentowi dostęp do tej faktury w KSEF oraz pozwala na sprawdzenie wszystkich danych zawartych na tej fakturze.
Polski sprzedawca ma obowiązek oznaczyć fakturę ustrukturyzowaną kodem QR w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy zagranicznemu kontrahentowi, (który nie posiada siedziby działalności w Polsce albo w UE) w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Sprzedaż wysyłkowa a KSEF
Podatnik korzysta z procedur szczególnych rozliczania podatku VAT np. VAT OSS, VAT IOSS
Jeżeli polski podatnik korzysta z procedury rozliczania VAT OSS dotyczącej sprzedaży na rzecz konsumentów mieszkających w UE wówczas nie ma obowiązku wystawiania na ich rzecz faktury ustrukturyzowanej poprzez KSEF.
Warto podkreślić, że gdy polski podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz konsumenta spoza UE wówczas także nie ma obowiązku wystawiać faktur ustrukturyzowanych.
ISTOTNE:
Jeżeli polski podatnik prowadzący działalność realizuje sprzedaż wysyłkową, to w przypadku wystawienia faktury np. na żądanie wystawia fakturę sprzedaży w postaci elektronicznej albo papierowej.
Fakturę tą polski podatnik przesyła / udostępnia bezpośrednio konsumentowi w sposób z nim uzgodniony.
ISTOTNE:
Polski podatnik może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną na rzecz konsumenta przy sprzedaży wysyłkowej.
Sprzedaż na rzecz konsumentów posiadających miejsce zamieszkania poza Polską a KSEF
Polscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą wiele razy będą mieli obowiązek wystawienia faktury sprzedaży na rzecz konsumentów, którzy nie mieszkają w Polsce. Co w takim wypadku?
Jeżeli polski podatnik musi wystawić fakturę sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej posiadającej miejsce zamieszkania (pobytu) w Polsce to nie ma obowiązku wystawiać faktury ustrukturyzowanej.
Faktura sprzedaży dla takiej osoby może być wystawiona w postaci elektronicznej albo w formie papierowej.
Fakturę tą polski podatnik przesyła / udostępnia bezpośrednio konsumentowi w sposób z nim uzgodniony.
ISTOTNE:
Polski podatnik może dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną na rzecz konsumenta.
Na koniec warto jeszcze wspomnieć o jednej kwestii.
Jeżeli faktura ustrukturyzowana wystawiana jest na rzecz nabywcy:
- nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacyjnym NIP ani numerem PESEL,
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
– i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSEF, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w KSEF poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSEF.
