Opublikowano: 2025-11-11

Już niedługo przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy systemu KSEF.

Może jednak zdarzyć się sytuacja, w której będzie miała miejsce awaria systemu KSEF. Co w takim wypadku?

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur już niebawem będzie obowiązkowym systemem elektronicznym przy pomocy, którego większość polskich przedsiębiorców będzie miała obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Faktury ustrukturyzowane to faktury elektronicznie o określonym formacie (standardzie) pliku – XML. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane, odbierane i archiwizowane poprzez KSEF.

Administratorem systemu KSEF jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który ma na celu wykonanie poniższych zadań:

• nadanie, modyfikacja, weryfikacja uprawnień do KSEF,
• powiadamianie uprawnionych podmiotów o niedostępności KSEF, o dacie i numerze wystawionej faktury ustrukturyzowanej, o dacie odrzucenia faktury niezgodnej z wzorem KSEF, innych kwestiach,
• rejestracja i uwierzytelnienie użytkowników w KSEF,
• udostępnienie wystawiania, odbierania, podglądu oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych,
• nadanie unikalnych identyfikatorów fakturom ustrukturyzowanym wystawionym w KSEF,
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF.

ISTOTNE:

KSEF ma obowiązek przechowywać Faktury ustrukturyzowane wystawione przez przedsiębiorców przez okres 10 lat.

Brak dostępu do KSEF z powodu awarii

Może się zdarzyć, że KSEF będzie przez jakiś czas niedostępny z powodu awarii. Jak powinien wówczas postąpić polski przedsiębiorca? Przecież ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży przy pomocy KSEF.

Przede wszystkim trzeba zacząć od tego, że Minister finansów ma obowiązek zamieścić w Biuletynie Informacji Publicznej Resortu Finansów komunikaty o:

1. wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur,
2. zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur,
3. okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego (dostępnego w Biuletynie Informacji Publicznej Resortu Finansów).

Jeżeli Minister Finansów nie ma możliwości zamieszczenia ww. komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej Resortu Finansów wówczas zamieszcza je w środkach społecznego przekazu.

Awaria KSEF – co z wystawieniem faktury

W art. 106nf ustawy o VAT ustawodawca wskazuje, że w czasie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym w KSEF a więc wzorem faktury ustrukturyzowanej funkcjonującej w KSEF.

Ten typ faktury sprzedawca udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Jeżeli więc polski sprzedawca udostępnienia nabywcy fakturę w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wówczas będzie zobligowany do:

• oznaczenia tej faktury kodem QR (kod ten umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz  weryfikację danych zawartych na tej fakturze) oraz kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury, oraz
• pobrania z KSEF certyfikatu umożliwiającego potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury elektronicznej i oznaczeniu tej faktury kodem QR.

ISTOTNE:

Podatnik ma obowiązek w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSEF (dzień nadania komunikatu o zakończeniu tej awarii) przesłania do KSEF faktury elektronicznej w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Awaria KSEF – kolejne komunikaty

Może zdarzyć się sytuacja, iż w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSEF (dzień nadania komunikatu o zakończeniu tej awarii) został zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu następnej (nowej) awarii.

W takim wypadku Minister Finansów ponownie zamieszcza informację o tym zdarzeniu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów w postaci komunikatów o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSEF.

Komunikaty te oczywiście tak jak wcześniej wspomniano wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

Tylko jak w takiej sytuacji ma postąpić przedsiębiorca?

Ma on wciąż obowiązek przesłania do KSEF faktury elektronicznej w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur w ciągu 7 dni roboczych, ale licząc już od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej kolejnej awarii.

Jeżeli natomiast w okresie trwania awarii KSEF (pierwszej i kolejnej) został zamieszczony komunikat o wystąpieniu następnej awarii wówczas nie obowiązuje ww. 7 dniowy termin dotyczący obowiązkowego przesłania do KSEF faktury elektronicznej w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

ISTOTNE:

W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów o wystąpieniu awarii KSEF w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów są one zamieszczane w środkach społecznego przekazu.

W okresie trwania awarii, kiedy zamieszczono komunikaty o tej awarii tylko w środkach społecznego przekazu przedsiębiorca wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.

ISTOTNE:

Podatnik wystawiający fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez KSEF powinien pamiętać, iż za datę wystawienia tej faktury uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

ISTOTNE:

Podatnik, którzy otrzyma fakturę wystawioną w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez KSEF powinien wiedzieć, iż za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.

W przypadku, gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSEF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru. Jeżeli sposób udostępnienia faktury uzgodniono poprzez KSEF.

Jeżeli sposób udostępnienia faktury uzgodniono, jako poza KSEF i faktura została wystawiona na rzecz nabywcy:

1. w przypadku, gdy, miejscem świadczenia jest terytorium kraju UE inne niż terytorium RP lub terytorium państwa trzeciego lub
2. nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, lub
3. nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, ale posiadającego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę lub
4. nieposiadającego siedziby działalności na terytorium RP, ale korzystającego na terytorium RP ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, lub
5. nieposługującego się ani numerem PESEL ani numerem NIP, lub
6. osoby fizycznej nieprowadząca działalności gospodarczej

– za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Awaria KSEF – faktury korygujące

Jeżeli przedsiębiorca wystawia fakturę korygującą elektroniczną (zgodnie ze wzorem KSEF) to w przypadku wystawienia awarii KSEF postępuje w taki sam sposób jak, powyżej czyli przy wystawianiu faktury pierwotnej.

Jeżeli faktura korygująca elektroniczna (zgodnie ze wzorem KSEF) z jakiś względów ulegnie zniszczeniu bądź zaginie, to podatnik:

1. na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do KSEF, albo
2. wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.

ISTOTNE:

Fakturę ustrukturyzowaną korygującą fakturę pierwotną wystawioną w postaci elektronicznej w czasie awarii KSEF (zgodnie z wzorem udostępnionym przez KSEF) podatnik może wystawić dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSEF.