Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) dotknie niemal każdego przedsiębiorcę, który wystawia faktury. W obrocie gospodarczym funkcjonuje jeszcze jeden rodzaj dokumentu alternatywny dla faktury, a mianowicie rachunek. Czym różni się rachunek od faktury i czy trzeba będzie go wysyłać do KSeF? – szczegóły poniżej!

Rachunek poza KSeF. Faktury z obowiązkiem wysyłki do KSeF

Obowiązkowo do KSeF (z niewielkimi wyjątkami, które omówimy w innym wpisie naszego bloga) od 1 lutego 2026 lub od 1 kwietnia 2026 (w zależności od wielkości podmiotu) przedsiębiorcy będą wysyłać faktury w formie ustrukturyzowanej. Inaczej rzecz ujmując, wystawiając fakturę konieczne będzie zastosowanie programu komputerowego, który przekonwertuje dokument do pliku xml, który następnie zostanie przesłany elektronicznie do Ministerstwa Finansów. Powyższa zasada dotyczy faktur w rozumieniu ustawy o VAT (art. 106e).

Zgoła inaczej sytuacja wygląda w odniesieniu do rachunków, które unormowane zostały w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa. Rachunki wystawiane na podstawie Ordynacji podatkowej nie będą podlegały wysyłce do KSeF! W świetle art. 87 przywołanej wyżej ustawy

„Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi”.

Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę tylko na żądanie nabywcy

Co do zasady zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, „Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.”

Zatem podatnik zwolniony z VAT podmiotowo (z uwagi na obrót do 200 000 zł. Od 2026 roku 240 000 zł) lub przedmiotowo (z uwagi na charakter świadczonych usług) nie jest zobligowany do wystawiania faktur w rozumieniu ustawy o VAT, co wynika wprost z przywołanego wyżej przepisu. Taki podatnik w celu dokumentowania sprzedaży może wystawiać rachunki w rozumieniu ordynacji podatkowej, które nie podlegają wysyłce do KSeF.

ISTOTNE:

Od powyżej reguły istnieje jednak wyjątek: jeżeli nabywca zwróci się z żądaniem wystawienia faktury, wówczas podatnik VAT zwolniony będzie zobligowany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej i przesłania jej do KSeF! W 2026 roku przewidziano wyjątek: jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł, podatnik ten może wystawiać faktury w dotychczasowej formie.

Różnice pomiędzy rachunkiem a fakturą

Zasadniczą różnicą pomiędzy rachunkiem a fakturą jest uregulowanie tych dwóch typów dokumentów w zupełnie innych ustawach podatkowych. Możliwość wystawienia rachunku wynika z ustawy Ordynacja podatkowa, jednak szczegółowe elementy tego dokumentu wymienia Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r., w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Zgodnie z §14 przywołanego rozporządzenia, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
• datę wystawienia i numer kolejny rachunku,
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Instytucja faktury uregulowana jest w art. 106e ustawy o VAT, jednakże w przypadku podatników VAT zwolnionych, ustawodawca przewidział możliwość zawarcia na fakturach węższego zakresu danych. Możliwość ta wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021r., w sprawie wystawiania faktur, które nieco inaczej kształtuje zakres danych na fakturze w przypadku podatników zwolnionych z VAT podmiotowo i przedmiotowo. Zwolnienie podmiotowe (do 200 000 zł/240 000 zł) jest znacznie bardziej popularne, stąd koncentrujemy się w obszarze faktury wystawianych przez tę grupę podatników. Faktura wystawiana przed przedsiębiorcę zwolnionego podmiotowo z VAT z węższym zakresem danych powinna zawierać:

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• datę wystawienia i numer kolejny,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi oraz cenę jednostkową towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• kwotę należności ogółem.

ISTOTNE:

Zakres danych na rachunku i fakturze z węższym zakresem danych dedykowanej podatnikom VAT zwolnionym jest niemal identyczny!

Nieprecyzyjny zakres danych rachunku może doprowadzić do uznania dokumentu za fakturę ze wszystkimi tego konsekwencjami

Rachunek i faktura z węższym zakresem danych dla podatników zwolnionych z VAT zawierają praktycznie taki sam zakres danych. W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, wystawiając rachunek należy istotnie przestrzegać i nie rozszerzać zakresu danych. Warto ponadto zamieścić dodatkową adnotację o podstawie wystawienia dokumentu, np. rachunek w rozumieniu art. 87 ustawy Ordynacja podatkowa.

Jeżeli fiskus wystawiane przez podatnika dokumenty uzna za faktury, a nie rachunki, wówczas przedsiębiorca może zostać narażony na sankcje za niestosowanie się do przepisów o obowiązkowym KSeF. W 2026 roku organy podatkowe nie będą jeszcze nakładać kar za niedopełnienie obowiązku na gruncie faktur ustrukturyzowanych. Inaczej będzie od 1 stycznia 2027 roku, gdzie kara pieniężna za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w przypadku podatnika zwolnionego z VAT wyniesie 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF.

Wystawianie rachunków poza KSeF w 2026 roku nie będzie wiązało się z istotnym ryzykiem, jednakże należy śledzić interpretacje i stanowisko fiskusa w tym zakresie, aby w 2027 roku nie narazić się na dotkliwe sankcje finansowe.

Autor: Łukasz Kluczyński