Opublikowano: 2025-11-17

W 2026 roku podatnicy i księgowi będą zmuszeni zmierzyć się z nowym obiegiem dokumentów spowodowanym wejściem w życie Krajowego systemu e-faktur. Tradycyjne papierowe faktury zostaną zastąpione tzw. fakturami ustrukturyzowanymi. Czy KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, w tym nievatowców? Odpowiadamy poniżej!

Uwaga na projekty rozporządzeń – być może część nievatowców będzie całkowicie zwolniona z KSeF!

Prace nad KSeF są w toku, stąd wiele aspektów z nim związanych jest do tej pory niedopracowanych lub trwają prace legislacyjne mające na celu uzupełnienie przepisów. Art. 106s ustawy o VAT w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku (zasadniczo od tej daty KSeF będzie stosowany obligatoryjnie przez największe podmioty), zawiera delegację ustawową dot. możliwości określenia w drodze rozporządzenia przypadków, w których wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie będzie obowiązkowe.

Rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych według stanu na koniec października 2025 roku znajduje się na etapie opiniowania, a nowa wersja projektu z lipca 2025 roku przewiduje, iż spod KSeF zostaną wyłączone podmioty świadczące usługi zwolnione od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12376354).Niestety zwolnienie to obejmuje zasadniczo świadczenie usług finansowych/ pośrednictwa finansowego. Jednakże w projekcie rozporządzenia wymienia się także podmioty świadczące usługi przejazdu autostradą płatną, czy też świadczące usługi przewozu osób na dowolną odległość.

ISTOTNE:

Obowiązkiem KSeF objęte będą podmioty wystawiające faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Inne dokumenty np. rachunki z Ordynacji podatkowej wystawiane przez nieVATowców nie będą przesyłane do KSeF. Temat poświęcony rachunkom został już opublikowany na naszym blogu (https://www.taxe.pl/blog/2916/rachunki-z-ordynacji-podatkowej-poza-ksef-kiedy-podatnik-zwolniony-z-vat-moze-wystawic-rachunek-zamiast-faktury/)

Podmioty z obrotem miesięcznym do 10 000 zł nie muszą wystawiać faktur ustrukturyzowanych do końca 2026 roku. Faktury z kasy fiskalnej oraz paragony z NIP w dotychczasowej formie do końca 2026 roku.

Ustawa o VAT w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku zawiera również przepisy epizodyczne, które sprawią, że część przedsiębiorców przez cały 2026 rok będzie mogła wystawiać faktury w dotychczasowy, tradycyjny sposób.

Mianowicie w 2026 roku (w okresie od kwietnia 2026 do grudnia 2026):

– podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Jednakże przekroczenie kwoty 10 000 zł sprawi, że przedsiębiorca straci prawo do wystawiania faktur tradycyjnych i będzie zobligowany wystawiać fakturę ustrukturyzowaną począwszy od transakcji, która przekracza wspominany wyżej limit.

– podatnicy wystawiający faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony z NIP (czyli tzw. faktury uproszczone) będą mogli wystawiać do końca 2026 roku w/w dokumenty sprzedaży w dotychczasowej formie bez konieczności wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

ISTOTNE:

Za niestosowanie się do przepisów dot. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przewidziano sankcje, jednakże w 2026 roku nie będą one stosowane. Realnie więc kary za uchybienia na gruncie KSeF będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie zwolni z obowiązku pobrania z KSeF faktur kosztowych

Z praktycznego punktu widzenia podmioty, które trwale lub czasowo będą zwolnione z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych ostatecznie będą otrzymywać faktury w KSeF od swoich kontrahentów. Chcąc więc opłacić dostawę towarów/usług, a dodatkowo posiadać fakturę w celu jej ujęcia w kosztach uzyskania przychodów, zdecydowana większość podatników będzie „zmuszona” do logowania się w KSeF i pobierania dokumentów już od lutego 2026 roku. W tym terminie obowiązkowo faktury ustrukturyzowane będę wystawiać podmioty, których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku wynosiła w 2024 r. równowartość kwoty 200 000 000 zł lub więcej. Będą to z pewnością m.in. koncerny paliwowe, czy firmy telekomunikacyjne.

Dodatkowe wyłączenia z KSeF wymienione wprost w ustawie o VAT

Ustawa o VAT (art. 106ga) wymienia wprost jeszcze kilka sytuacji, w których podatnicy nie muszą wystawiać faktur ustrukturyzowanych. Faktur do KSeF wysyłać nie muszą:

• podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. W przypadku posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
• podatnicy dokonujący dostaw towarów lub świadczący usługi na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
• podatnicy korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 (zwolnienie dla przedsiębiorców zagranicznych korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT w Polsce – procedura SME).

W pozostałych przypadkach KSeF będzie obowiązkowy

Opisane w niniejszym artykule wyjątki wyłączające obowiązek stosowania KSeF sprawiają, że część najmniejszych przedsiębiorców jeszcze w 2026 roku będzie mogła funkcjonować na dotychczasowych zasadach i wystawiać faktury w tradycyjnej formie. W praktyce zasadnicza część przedsiębiorców z wyższymi obrotami niż 10 000 zł, od 1 kwietnia 2026 roku będzie zobligowana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Być może ustawodawca jeszcze zmodyfikuje lub rozszerzy w przyszłości projektowane rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Należy więc na bieżąco monitorować procesy legislacyjne.

Przedsiębiorcy wystawiający faktury poza KSeF mogą być weryfikowani przez swoich kontrahentów

Końcowo należy zwrócić uwagę, że przedsiębiorca, który będzie wystawiać faktury poza KSeF może borykać się z trudnościami związanymi z obiegiem dokumentów. Kontrahenci otrzymując fakturę spoza KSeF będą często próbowali dociekać, czy mają do czynienia z prawidłowym dokumentem, który mogą rozliczyć we własnych ewidencjach księgowych.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na korzystanie ze zwolnień z obowiązku stosowania KSeF powinni rozważyć wprowadzenie dodatkowych działań informacyjnych w stosunku do swoich kontrahentów. Rozwiązaniem może być zamieszczenie uwagi na wystawianej fakturze np. o podstawie zwolnienia z obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej.

Autor: Łukasz Kluczyński