Opublikowano: 2025-11-28

Krajowy System e-Faktur już niedługo obejmie swoim zasięgiem większość przedsiębiorców. Co ciekawe niektórzy podatnicy nie będą zobowiązani do jego stosowania. Jeszcze inni podatnicy, którzy będą zobligowani do jego stosowania będą mogli w niektórych sytuacjach dobrowolnie wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne

O które przypadki chodzi?

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to system administrowany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF.

Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur ma wypełniać poniżej przedstawione zadania:

• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
• nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
• wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
• powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia.

ISTOTNE:

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę.

Faktury wystawiane poza KSEF ze względu na niską wartość sprzedaży

Zgodnie z art. 145m ustawy o VAT (w wersji obowiązującej od dnia 01.02.2026r.) w okresie od dnia 01.04.2026 r. do dnia 31.12.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł.

Faktury wystawiane poza KSEF ze względu na niską miesięczną wartość sprzedaży
Podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.	>	Mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.	>	Łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł.

Okres dobrowolnego wystawiania faktur poza KSEF dotyczy miesięcy od kwietnia 2026r. do grudnia 2026r. i dotyczy podatników, którzy w tym okresie mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSEF (papierowe, elektroniczne), ale tylko, gdy:

1. łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT od tej sprzedaży jest mniejsza lub równa 10.000 zł w każdym z miesięcy od kwietnia 2026r. do grudnia 2026r.,
2. wartość sprzedaży jest udokumentowana fakturami.

Podatnicy, którzy chcą stosować zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ww. okresie muszą zwracać szczególną uwagę na wartość miesięcznej sprzedaży wraz z VAT.

ISTOTNE:

Podatnik traci możliwość wystawiania faktur bez użycia KSEF w pierwszym miesiącu w roku 2026 (licząc od dnia 01.04.2026r.), w którym przekroczy wartość sprzedaży 10.000 zł wraz z kwotą podatku VAT (sprzedaż udokumentowana fakturami).

Faktury wystawiane poza KSEF – podatnicy niezobowiązani

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF nie obejmie podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (także tych, którzy w Polsce korzystają jedynie ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach procedury SME a nie posiadają siedziby ani stałego miejsce na terytorium RP).

Jeżeli nawet podatnik będzie posiadał w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług wtedy również nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF nie dotyczy również podatników korzystających ze szczególnych procedur rozliczania podatku VAT takich jak np. VAT OSS czy VAT IOSS.

ISTOTNE:

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF nie dotyczy przypadków sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

ISTOTNE:

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF nie dotyczy przypadków dostaw towarów lub świadczenia usług, które zostały odpowiednio udokumentowane.

Przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług zostaną określone przez Ministra Finansów na drodze rozporządzenia uwzględniającego:

• specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania,
• konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności,
• możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności,
• konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności.

Powyżej wymienieni podatnicy wystawiają faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Faktury wystawiane poza KSEF – niedostępność KSEF

Nawet grupa podatników zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF musi niekiedy wystawić faktury poza KSEF.

Takie przypadki będą miały miejsce np. w okoliczności:

1. awarii KSEF – w czasie jej trwania podatnik ma obowiązek wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym w KSEF, ten typ faktury sprzedawca udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony (podatnik jest zobligowany do przesłania wystawionej przez siebie faktury elektronicznej w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSEF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSEF),
2. innej niedostępności KSEF – w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur innej niż awaria (np. serwis KSEF, aktualizacje KSEF) podatnik wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym przez KSEF (podatnik ma obowiązek przesłać tę fakturę do KSEF w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSEF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności KSEF).

Faktury wystawiane poza KSEF – kasy rejestrujące

Ostatni już przykład wystawiania faktur poza KSEF przez podatników zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (począwszy od 01.02.2026r.) dotyczy podatników, którzy wystawiają

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone.

Mogą oni w okresie od 01.02.2026r. do 31.12.2026 r. wystawiać tego typu faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących poza KSEF.

Należy w tym miejscu jeszcze zaznaczyć, iż wartość transakcji sprzedaży dokumentowanej tymi fakturami podatnik nie wlicza do łącznej wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT ujętej w ewidencji i deklaracji JPK_V7X za okres tej sprzedaży.