Opublikowano: 2025-12-12

Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) to rozwiązanie rewolucyjne, które dotknie niemal każdego przedsiębiorcę. Niniejszy wpis poświęcony jest osobom, które nie wiedzą jeszcze czym jest KSeF, które chcą zasięgnąć podstawowych informacji w przedmiocie obowiązujących terminów i ramowych zasad funkcjonowania systemu.

Czym jest KSeF? – informacja w pigułce

KSeF to system teleinformatyczny, do którego podatnicy będą wysyłać wystawiane przez siebie faktury. Inaczej rzecz ujmując faktura będzie mieć postać pliku cyfrowego (xml), analogicznie jak wysyłana elektronicznie deklaracja podatkowa, czy pliki JPK. Z KSeF będą pobierane również faktury kosztowe, które kontrahenci będą przesyłać do systemu.

Co to w praktyce oznacza?

• organy podatkowe będą na bieżąco posiadać wgląd do faktur podatnika,
• do wystawienia faktury potrzebne będzie oprogramowanie komputerowe (system zewnętrznego dostawcy oprogramowania lub interfejs udostępniany przez Ministerstwo Finansów),
• konieczne będzie respektowanie zasad i terminów związanych z KSeF, a niedopatrzenia na tym gruncie będą docelowo sankcjonowane.

Faktury w formie papierowej (poza nielicznymi wyjątkami) znikną z obrotu prawnego. Możliwy będzie jedynie wydruk wizualizacji faktury z KSeF.

1 luty 2026, 1 kwiecień 2026 i 1 styczeń 2027 – terminy obowiązku korzystania z systemu

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF (obowiązek przesyłania faktur do KSeF) wystąpi od:

• 1 lutego 2026r. – dotyczy podmiotów, których obroty w 2024 roku przekraczały 200 milionów zł,
• 1 kwietnia 2026r. – dotyczy podmiotów, których obroty miesięczne przekraczają 10 000 zł,
• 1 stycznia 2027r. – dotyczy wszystkich podmiotów, które wystawiają faktury.

Obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy wszystkich podmiotów od 1 lutego 2026 r. – pobranie faktur kosztowych z systemu obejmie nawet najmniejszych przedsiębiorców.

ISTOTNE:

Spod reżimu KSeF wyłączono pewne kategorie faktur, np. faktury dla konsumentów. Szczegółowe informacje w innym wpisie naszego bloga: https://www.taxe.pl/blog/2927/czy-ksef-obejmie-rowniez-najmniejszych-przedsiebiorcow-i-nievatowcow-wyjatki-i-przepisy-epizodyczne/

Wystawianie faktury w KSeF – jak to w praktyce będzie wyglądać?

Jeżeli dany podatnik zostanie objęty obowiązkiem KSeF w ramach czasowych o których mowa powyżej, wystawienie faktury będzie wymagało spełnienia dwóch przesłanek technicznych:

1. Po pierwsze każdy podatnik będzie musiał zaopatrzyć się w urządzenie mobilne z dostępem do Internetu (komputer, smartfon, tablet).
2. Po drugie podatnik będzie zobligowany do korzystania z sytemu zapewniającego możliwość przesłania faktury do KSeF.

Wystawienie faktury i przesłanie do KSeF będzie możliwe zarówno przy użyciu aplikacji dostarczanych przez komercyjnych dostawców oprogramowania, którzy w zasadniczej większości dostosowują swoje aplikacje do wymogów KSeF, jak i narzędzi udostępnianych bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów (aplikacja podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF lub e-mikrofirma).

Jak wyglądało wystawienie faktury do tej pory? Podatnik wystawiał fakturę w dowolnej formie – ręcznie wypełniany druk, plik PDF generowany z programu, etc. i przesyłał ją kontrahentowi w dowolnym terminie.

Jak będzie wyglądało wystawienie faktury w KSeF? Podatnik będzie zobligowany do wystawienia faktury przy użyciu programu komputerowego – tutaj kończy się podobieństwo w stosunku do dotychczasowego sposobu wystawienia faktury, mianowicie:

• podatnik dodatkowo będzie zobligowany do niezwłocznego, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury, przesłać tę fakturę do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę,
• podatnik nie musi przesyłać faktury do kontrahenta – kontrahent odbierze fakturę za pomocą KSeF,
• podatnik będzie zobligowany również do respektowania terminów wystawiania faktur zgodnego z przepisami ustawy o VAT (system nie przyjmie faktury wystawionej wstecznie – antydatowanie dokumentów stanie się niemożliwe),
• pojawią się dodatkowe aspekty, którymi podatnik będzie musiał się interesować np. procedura wystawiania faktur w okresie awarii, czy niedostępności KSeF, albo zasady wystawiania faktur w czasie problemów technicznych leżących po stronie podatnika,
• za uchybienia w KSeF od 2027 roku przewidziano sankcje.

Zmiana faktury pierwotnej tylko w trybie korekty. Koniec z anulowaniem faktur, notami korygującymi i duplikatami

Obowiązkowe przesyłanie faktur do KSeF zmieni diametralnie dotychczasowe zasady „poprawiania” błędów. Faktura przesłana do KSeF, będzie mogła być zmieniona jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej (którą również podatnik będzie obowiązany wysłać do KSeF – chyba, że ustawa przewiduje w danej sytuacji wyjątek). Z obiegu prawnego usunięte zostaną noty korygujące (dokumenty służące do poprawiania mniej istotnych błędów na fakturach). Duplikaty faktur będą natomiast wystawiane tylko w przypadku zagubienia tradycyjnej faktury papierowej (faktury przesyłane do KSeF nie będą się „gubić”).

Przedsiębiorcy, którzy prześlą faktury korygujące do KSeF będą mogli obniżyć podatek należny bez obowiązku gromadzenia dodatkowych dokumentów potwierdzających uzgodnienie warunków korekty.

Dokumenty w KSeF i poza KSeF – czyli równoległe funkcjonowanie nowego i starego obiegu dokumentów

Faktury, które znajdą się w KSeF będą stanowiły zasadniczą większość dokumentów wymienianych pomiędzy przedsiębiorcami, do których znajdą zastosowanie całkowicie nowe zasady omówione w niniejszym wpisie.

Końcowo należy zauważyć, że obieg tradycyjnych papierowych dokumentów będzie w dalszym ciągu funkcjonować w niewielkim zakresie. W tradycyjny sposób będą otrzymywane i ewidencjonowane m.in. paragony za autostrady, dokumenty otrzymywane od podmiotów zagranicznych (np. WNT), czy też rachunki w rozumieniu ordynacji podatkowej. KSeF przewiduje również kilka wyjątków, np. faktury dla konsumentów przedsiębiorcy będą mogli wystawiać w dotychczasowej formie. Podsumowując stwierdzić należy, że dotychczasowe papierowe dokumenty nie zostaną więc całkowicie wyeliminowane. Ewidencje księgowe będą prowadzone w oparciu o dwie kategorie dokumentów: faktury ustrukturyzowane i klasyczne dokumenty papierowe.

Autor: Łukasz Kluczyński