Opublikowano: 2026-01-28

Przesyłki elektroniczne w ramach usługi e-Doręczenia stosowane są już obecnie przez niektóre podmioty. Inne podmioty i przedsiębiorcy jeszcze mają chwilę czasu na rejestrację do tej usługi.

Od kiedy przedsiębiorcy muszą komunikować się z administracją państwową za pomocą przesyłek listowych w ramach usługi e-Doręczeń?

e-Doręczenia, czyli elektroniczne przesyłki listowe

Elektroniczne przesyłki listowe to przesyłki listowe, które są odpowiednikiem papierowych listów poleconych niemniej wysyłka oraz odbiór (wyjątek tryb hybrydowy) odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Funkcjonowanie elektronicznych przesyłek listowych regulowane jest za pomocą ustawy z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 zwanej dalej ustawą o doręczeniach elektronicznych).

Elektroniczne przesyłki listowe funkcjonują pomiędzy podmiotami administracji publicznej a przedsiębiorcami.

W tym miejscu należałoby rozróżnić dwie główne funkcje usługi e-Doręczeń:

1. doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
2. doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej.

W pierwszym przypadku mamy do czynienia z przesyłką listową rejestrowaną elektronicznie od momentu jej nadania (wysłania do odbiorcy) do momentu jej odbioru przez odbiorcę.

W drugim przypadku mamy do czynienia z przesyłką listową rejestrowaną elektronicznie od momentu jej nadania (wysłania do odbiorcy), następnie przesyłka ta jest dostarczana w formie papierowej do odbiorcy.

ISTOTNE:

Usługa e-Doręczenia nie znajduje zastosowania do doręczania korespondencji:

1. zawierającej informacje niejawne,
2. w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie na realizację zamówienia publicznego,
3. w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji,
4. jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów.

Usługa elektronicznych przesyłek listowych nie będzie także stosowana w przypadku wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych.

Warto w tym miejscu odnotować, iż niektóre podmioty państwowe już korzystają z usługi e-Doręczeń od stycznia 2025r. Są to m.in. ZUS, NFZ, uczelnie wyższe, jednostki samorządu terytorialnego, organy kontrolne, zakłady budżetowe, inne podmioty publiczne.

Korzystanie z elektronicznych przesyłek listowych

Aby móc w ogóle mówić o korzystaniu z usługi elektronicznego doręczenia przesyłek listowych każdy podmiot zobowiązany do użytkowania tej usługi musi dokonać rejestracji (złożyć wniosek):

1. w przypadku podmiotów, dla których właściwym rejestrem działalności gospodarczej jest CEIDG, rejestracji do usługi e-Doręczeń dokonują przy pomocy portalu CEIDG albo biznes.gov.pl,
2. w przypadku podmiotów, dla których właściwym rejestrem działalności gospodarczej jest KRS, rejestracji do usługi e-Doręczeń dokonują przy pomocy Portalu Rejestrów Sądowych (odnośnik także można znaleźć na stronie biznes.gov.pl).

ISTOTNE:

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu niepublicznego opatruje się:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – w przypadku wniosku składanego przez podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku – w przypadku wniosku składanego przez podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku – w przypadku wniosku składanego przez podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną i mający siedzibę w Unii Europejskiej, Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

W momencie rejestracji do usługi elektronicznego doręczenia przesyłek listowych podmiot otrzymuje swój adres do doręczeń elektronicznych.

ISTOTNE:

Adres do doręczeń elektronicznych dla usługi e-Doręczenia to adres elektroniczny podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług.

Poza adresem do e-Doręczeń po rejestracji podmiot otrzymuje skrzynkę do obsługi elektronicznych przesyłek listowych (podobnej do klasycznej skrzynki e-mail).

Jak tłumaczy ustawodawca skrzynka do usługi e-Doręczeń to narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem elektronicznym w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej.

Podmiot, który rejestruje się do e-Doręczeń wraz z otrzymaniem adresu zostaje dopisany (ten adres) do bazy adresów elektronicznych.

Adres do e-Doręczeń jest widoczny we wpisie CEIDG albo KRS.

ISTOTNE:

Zarówno wysyłka jak i samo doręczenie w ramach usługi e-Doręczenia jest monitorowane i rejestrowane w systemie obsługującym tę usługę.

Warto zaznaczyć, iż dostęp do przesyłek elektronicznych w ramach e-Doręczeń podmioty mają przez 24 godziny na dobę.

Obowiązek stosowania przesyłek elektronicznych w ramach usługi e-Doręczenia przez osoby wykonujące niektóre zawody

Na mocy art. 9 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:

1. adwokat wykonujący zawód,
2. radca prawny wykonujący zawód,
3. doradca podatkowy wykonujący zawód,
4. doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód,
5. rzecznik patentowy wykonujący zawód,
6. notariusz wykonujący zawód,
7. podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców – Krajowego Rejestru Sądowego,
8. podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

ISTOTNE:

Na mocy art. 9 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych:

• adwokat wykonujący zawód,
• radca prawny wykonujący zawód,
• doradca podatkowy wykonujący zawód,
• doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód,
• rzecznik patentowy wykonujący zawód

– nie może korzystać z usługi e-Doręczeń sytuacji niewykonywania zawodu, zawieszenia prawa do wykonywania zawodu, zawieszenia w czynnościach zawodowych, zawieszenia w czynnościach służbowych, zawieszenia stosunku pracy lub zawieszenia praw wynikających z licencji.

Powyższe osoby mają obowiązek stosować przesyłki listowe w formie elektronicznej przy pomocy usługi e-Doręczenia w zakresie komunikacji z administracją państwową już od dnia 1 stycznia 2025r.

Co z przedsiębiorcami?

Obowiązek stosowania przesyłek elektronicznych w ramach usługi e-Doręczenia przez przedsiębiorców – CEIDG

Nowi przedsiębiorcy, którzy rejestrują działalność gospodarczą aktualnie oraz rejestrowali od stycznia 2025r. wraz z dokonaniem wpisu w CEIDG (w czasie jego dokonywania) mieli i będą mieli obowiązek rejestracji skrzynki elektronicznej (adresu elektronicznego) dla elektronicznych przesyłek w ramach usługi e-Doręczenia.

Przedsiębiorcy, którzy już w 2024r. lub wcześniej zarejestrowali działalność gospodarczą (do dnia 31 grudnia 2024r.) mają obowiązek rejestracji skrzynki elektronicznej (adresu elektronicznego) dla elektronicznych przesyłek w ramach usługi e-Doręczenia od dnia 1 października 2026r. Mogą tego dokonać za pomocą wniosku o rejestrację do usługi e-Doręczeń lub aktualizację wniosku CEIDG.

Z kolei przedsiębiorcy, którzy w 2024r. lub wcześniej zarejestrowali działalność gospodarczą i po dniu 30 czerwca 2025r. dokonują aktualizacji swoich wpisów w CEIDG wówczas mają obowiązek rejestracji skrzynki dla e-Doręczeń w dniu dokonania aktualizacji wpisu w CEIDG.

Natomiast nowi przedsiębiorcy tzn. ci, którzy zarejestrowali działalność gospodarczą po dniu 31 grudnia 2024r. mają obowiązek rejestracji skrzynki elektronicznej (adresu elektronicznego) dla elektronicznych przesyłek w ramach usługi e-Doręczenia w dniu rejestracji działalności (CEIDG).

Obowiązek stosowania przesyłek elektronicznych w ramach usługi e-Doręczenia przez przedsiębiorców – KRS

Jeżeli mowa o przedsiębiorcach, dla których właściwym rejestrem działalności jest KRS to mieli oni obowiązek rejestracji skrzynki elektronicznej (adresu elektronicznego) dla elektronicznych przesyłek w ramach usługi e-Doręczenia w zależności od tego, kiedy zarejestrowali działalność gospodarczą.

Jeżeli przedsiębiorcy dokonali wpisu rejestracji działalności do KRS do dnia 31 grudnia 2024r. wówczas obowiązek rejestracji skrzynki elektronicznej (adresu elektronicznego) dla elektronicznych przesyłek w ramach usługi e-Doręczenia musiał być zrealizowany najpóźniej 1 kwietnia 2025r.

Natomiast nowi przedsiębiorcy, którzy zarejestrowali działalność gospodarczą w KRS od 1 stycznia 2025r. albo będą ją teraz rejestrować – obowiązek rejestracji skrzynki elektronicznej (adresu elektronicznego) dla elektronicznych przesyłek w ramach usługi e-Doręczenia nastąpi z dniem dokonania wpisu do KRS.