Obowiązek przesyłania plików JPK_KPiR
Od 1 stycznia weszły w życie przepisy stanowiące o obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej. Jednocześnie wiązać się to będzie z koniecznością przesyłania plików JPK_KPiR. W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej tej kwestii.
Prowadzenie KPiR w wersji elektronicznej
Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika z treści art. 24a ust. 1 ustawy PIT. Obejmuje on osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą.
W myśl art. 24a ust. 3 ustawy PIT obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
- wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
- wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
- dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:
a) po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
b) otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.
W myśl zaś art. 24a ust. 1e ustawy PIT – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. – podmioty, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 15 ust. 2, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.
Powyższa regulacja wskazuje nie tylko na konieczność prowadzenia KPiR w wersji elektronicznej ale również i na obowiązek przesyłania ksiąg w formie pliku elektronicznego XML. Chodzi o plik JPK_KPIR. Jak wskazuje ww. przepis plik będzie musiał zostać przesłany do dnia terminu złożenia zeznania podatkowego czyli do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.
WAŻNE
W nowym stanie prawnym podatnicy podatku PIT wykonujący pozarolniczą działalność gospodarczą będą mieli obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej oraz obowiązek przesyłania księgi w formie elektronicznych plików JPK.
Elektroniczny plik JPK_KPIR
Zgodnie z objaśnieniami wydawanymi przez resort finansów plik JPK KPiR ma format pliku XML i składa się z następujących elementów:
- „Naglowek” – Dane dotyczące pliku JPK_PKPIR – kod i wariant formularza, cel złożenia, data wytworzenia pliku JPK_PKPIR, data początkowa i końcowa okresu, którego dotyczy plik JPK_PKPIR oraz kod urzędu skarbowego właściwego dla podatnika
- „Podmiot1” – Dane identyfikujące podmiot przekazujący plik JPK_PKPIR – NIP, imię, nazwisko i data urodzenia lub pełna nazwa podmiotu, email, telefon kontaktowy oraz wskazanie, czy wybrano metodę kasową dla rozliczeń PIT
- „PKPIRInfo” – Dane dotyczące ustalenia dochodu w roku podatkowym
- „PKPIRSpis” – Spisy z natury sporządzone w ciągu roku podatkowego
- „PKPIRWiersz” – Szczegółowe informacje o zdarzeniach gospodarczych zaistniałych w roku podatkowym
- „PKPIRCtrl” – Sumy kontrolne dla danych z węzła PKPIRWiersz
Trzeba jednak wskazać na przepisy epizodyczne. Otóż zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej księgi, ewidencje i wykazy, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy PIT są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:
- 31 grudnia 2025 r. – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT (czynni podatnicy podatku VAT zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży);
- 31 grudnia 2026 r. – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.
Przykład 1.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Taki podatnik ma obowiązek prowadzenia elektronicznej KPiR za 2026 rok, zaś pierwszy plik JPK_KPIR prześle w terminie do 30.04.2027 r.
Przykład 2.
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą korzysta ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT na mocy art. 113 ustawy. Taka osoba nie jest zobowiązania do prowadzenia ewidencji o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT. W konsekwencji obowiązek prowadzenia elektronicznej KPiR będzie obejmował 2027 rok, natomiast pierwszy plik JPK_KPIR zostanie przesłany w terminie do 30.04.2028 r.
WAŻNE
Obowiązkowe prowadzenie KPiR w wersji elektronicznej oraz obowiązkowe przesyłanie pliku JPK_KPIR od roku podatkowego zaczynającego się z dniem 1 stycznia 2026 r. dotyczy tych podatników podatku PIT prowadzących działalność gospodarczą, którzy mają status czynnych podatników podatku VAT.
Reasumując powyższe należy wskazać, że obowiązek prowadzenia elektronicznej KPiR oraz obowiązek przesyłania plików JPK_KPIR obejmuje wszystkich podatników po 31 grudnia 2026 roku.
