Problemy z poprawą błędów na fakturze wystawionej w KSEF
Jedną ze znacznych zmian w okresie obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest likwidacja not korygujących. Należy jednak zaznaczyć, iż występuje wiele sytuacji, w których przedsiębiorcy wciąż będą mogli skorzystać z różnego rodzaju zwolnień z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
I tutaj pojawia się duża wątpliwość. Co z fakturami wystawionymi poza KSEF. Przecież obowiązek wystawiania faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej dotyczy sytuacji, w której fakturę pierwotną wystawiono w postaci ustrukturyzowanej.
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje określone zadania takie jak:
- nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
- wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
- powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSEF,
- powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Warto zaznaczyć, iż Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.
Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę.
System KSEF będzie archiwizował faktury ustrukturyzowane przez okres 10 lat. Przez ten okres czasu sprzedawca będzie miał do nich dostęp a więc będzie mógł dokonać ponownego wglądu do tych faktur w razie potrzeby.
Błędy na fakturze ustrukturyzowanej
Jeszcze do dnia 31.01.2026r. przedsiębiorcy, którzy dobrowolnie wystawiali faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF oraz Ci, którzy nie wystawiają jeszcze faktur za pomocą KSEF mogą korzystać z narzędzia korygującego błędy na wystawionej fakturze, którym jest nota korygująca.
Dla przypomnienia zgodnie z art. 106k ustawy o VAT (obowiązującego do dnia 31.01.2026r.) nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą niektóre typy pomyłek mógł wystawić notę korygującą.
ISTOTNE:
Notę korygującą wystawia zawsze nabywca. Nota korygująca powinna zawierać takie elementy jak:
- wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
- numer kolejny i datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer (NIP) za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer identyfikacyjny NIP sprzedawcy i nabywcy, za pomocą którego są zidentyfikowani na potrzeby podatku VAT,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
W jakich sytuacjach nabywca mógł wystawić notę korygującą?
| Dane widniejące na fakturze, jakie nabywca mógł skorygować za pomocą noty korygującej do dnia 31 stycznia 2026 roku | |
| Lp. | Określenie danych na fakturze, w których występują błędy |
| 1. | Data wystawienia |
| 2. | Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę |
| 3. | Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy |
| 4. | Numer za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT (numer NIP sprzedawcy) |
| 5. | Numer, za pomocą, którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (numer NIP nabywcy) |
| 6. | Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty (zaliczki lub należności) o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury |
| 7. | Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi |
Problemy z poprawą błędów na fakturze wystawionej w KSEF
Od dnia 1 lutego 2026r. duzi przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF, a pozostali przedsiębiorcy od dnia 1 kwietnia 2026r.
Do dnia 31 stycznia 2026r. przedsiębiorcy mogli korzystać z not korygujących. Niemniej z dniem 1 lutego 2026r. nastąpiła poważna zmiana.
ISTOTNE:
Z dniem 1 lutego 2026r. zostaje uchylony art. 106k ustawy o VAT, który w całości poświęcony jest właśnie nocie korygującej.
To z kolei oznacza zlikwidowanie narzędzia korygującego, jakim jest nota korygująca.
Co w takim przypadku?
Od dnia 1 lutego 2026r. przedsiębiorca – nabywca, który zauważy błąd na otrzymanej fakturze ustrukturyzowanej – nie będzie mógł poprawić niektórych danych w niej zawartych przy pomocy noty korygującej.
Jeżeli przedsiębiorca – nabywca zauważy błąd na fakturze, wówczas będzie musiał skontaktować się dowolnymi kanałami ze sprzedawcą w celu przekazania informacji o występującym błędzie. Ponadto musi wystosować do sprzedawcy prośbę o wystawienie faktury korygującej podając przy tym prawidłowe dane.
Następnie sprzedawca wystawia fakturę korygującą ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF.
Jak widać proces poprawiania błędów, które zauważy nabywca skomplikuje nieco finalne wystawienie korekty przez sprzedawcę. Nabywca nie będzie mógł w żaden sposób poprawić błędy tak jak w przypadku wystawienia noty korygującej. Kwestia korekty wszystkich możliwych błędów będzie ciążyła, więc na sprzedawcy.
ISTOTNE:
Z dniem 1 lutego 2026r. sprzedawca, który wystawia fakturę korygującą do faktury pierwotnej wystawionej przed tym dniem poza KSEF ma obowiązek wystawić ją w formie ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF.
Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych a nota korygująca
Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSEF nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP,
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- przez podatnika korzystającego ze szczególnych procedur rozliczania podatku VAT od dokonanej sprzedaży jak np. VAT OSS, VAT IOSS,
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług,
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności na terytorium RP, który korzysta na terytorium RP ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME.
Sprzedawca wystawia:
- w ww. przypadkach wymienionych w punktach od 1 do 6 fakturę elektroniczną lub fakturą w postaci papierowej,
- w ww. przypadkach wymienionych w punktach 1, 2 i 4 fakturę ustrukturyzowaną (dobrowolnie) – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Co w przypadku konieczności poprawy błędów na fakturze dobrowolnie wystawionej w KSEF albo poza KSEF?
W tej sytuacji nabywcy również nie skorzystają po dniu 1 lutym 2026r. z not korygujących. Cały ciężar poprawy błędów będzie spoczywać na sprzedawcach, którzy będą musieli wystawić fakturę korygującą ustrukturyzowaną jeżeli wystawili fakturę pierwotną w postaci ustrukturyzowanej.
Jeżeli natomiast wystawili fakturę pierwotną w formie elektronicznej albo w postaci papierowej z uwagi na brak obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSEF (chodzi o ww. przypadki zawarte w punktach od 1 do 6) wówczas mogą wystawić dobrowolnie fakturę korygującą ustrukturyzowaną w KSEF albo fakturę korygującą poza KSEF.
Taki sam tok postępowania, co do poprawiania błędów przy pomocy faktury korygującej powinni przybrać sprzedawcy, którzy korzystają ze zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF w okresie:
- od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. – chodzi o podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF, którzy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10.000 zł,
- od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. – chodzi o podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF, którzy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących.
