Na łamach naszego bloga omawialiśmy szczegółowo aspekt dotyczący wystawiania rachunku na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, który jest dokumentem podobnym do faktury, aczkolwiek nie jest objęty obowiązkiem KSeF ( https://www.taxe.pl/blog/2916/rachunki-z-ordynacji-podatkowej-poza-ksef-kiedy-podatnik-zwolniony-z-vat-moze-wystawic-rachunek-zamiast-faktury/). Poniżej przedstawiamy najnowsze stanowisko fiskusa – warto się z nim zapoznać, decydując się na wystawianie rachunków zamiast faktur.

Kto w teorii może wystawiać rachunki zamiast faktur?

Omawiane w tym wpisie zagadnienie dotyczy co do zasady podatników zwolnionych z VAT, którzy na podstawie art. 106b ust. 2 nie są obowiązani do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej. Obowiązek wystawienia faktury występuje tylko w przypadku zgłoszenia żądania przez nabywcę.

W świetle art. 87 ustawy Ordynacja podatkowa:

„Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi”.

Teoretycznie więc przedsiębiorca, który wręczy nabywcy rachunek (nie objęty obowiązkiem KSeF), a nabywca ten nie zgłasza roszczenia wystawienia faktury, postępuje zgodnie z przytoczonymi regulacjami. Fiskus w styczniu 2026 roku zaprezentował jednak własny punkt widzenia w tym zakresie. Dodatkowo od lutego 2026 roku uległo zamianie rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

Pismo Ministerstwa Finansów sygn. PT7.8165.6.2026.46 ws rachunków

Ministerstwo Finansów opublikowało pismo sygn. PT7.8165.6.2026.46 z dnia 26 stycznia 2026 roku będące odpowiedzią na pytanie skierowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce w przedmiocie możliwości wystawiania rachunków zamiast faktur.

Ministerstwo uznało, iż każdy podatnik niezależnie, czy jest podatnikiem czynnym, czy też zwolnionym zobligowany jest do wystawienia faktury. Dokumentowanie sprzedaży rachunkiem jest niedopuszczalne.

Ministerstwo Finansów podkreśliło w szczególności, że:

„Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa o VAT określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. będzie zasadniczo podlegał wystawieniu przy użyciu KSeF.”

Pełną treść pisma można odnaleźć na oficjalnej stronie MF.

Argumentacja zaprezentowana przez Ministerstwo Finansów – najważniejsze aspekty

Ministerstwo Finansów w przytoczonym powyżej piśmie zasadniczo uznało, że rachunek może być wystawiony tylko dla czynności nieobjętych podatkiem VAT. Tym samym podatnik zwolniony z VAT winien dokumentować sprzedaż wyłącznie fakturą, zarówno w sytuacji gdy wystawia ją dobrowolnie, jak i na żądanie nabywcy. Podatnik VAT zwolniony podlega co do zasady pod ustawę o VAT ze wszystkimi konsekwencjami, w tym obowiązkiem dokumentowania sprzedaży fakturą.

W wyjaśnieniach przytoczono przykłady, w których zasadne jest wystawienie rachunku z Ordynacji podatkowej np. rachunkiem można dokumentować czynności wykonywane przez podmioty nie działające w charakterze podatnika, albo przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

W stanie prawnym obowiązującym do 31.01.2026r. rachunki i faktury uproszczone dla nievatowców cechowały się niemal identycznym zakresem danych. Od 1 lutego 2026r. zmieniono Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, które określa m.in. zakres danych jaki powinna zawierać faktura uproszczona dla nievatowców – zakres danych został rozszerzony o obowiązek zamieszenia NIPu nabywcy na fakturze.

ISTOTNE:

Zakres danych na rachunku i fakturze z węższym zakresem danych dedykowanej podatnikom VAT zwolnionym do końca stycznia 2026r. był niemal identyczny. Od 1 lutego 2026 roku uległ zmianie stan prawny w tym zakresie. Faktura uproszczona dla nievatowców powinna dodatkowo zawierać NIP kontrahenta co w istotny sposób odróżnia ten dokument od rachunku z Ordynacji podatkowej.

Pismo Ministerstwa nie jest wiążącą interpretacją ogólną, jednak wystawianie rachunków zamiast faktur wydaje się ryzykowne

Podsumowując rozważania w przedmiocie wystawiania rachunków zamiast faktur przez podatników VAT zwolnionych, stwierdzić należy, że w stanie prawnym obowiązującym do końca stycznia 2026 roku trudno było doszukać się różnic pomiędzy obligatoryjną treścią obu dokumentów. W stanie prawnym od 1 lutego 2026r. faktura dedykowana dla nievatowców musi obligatoryjnie zawierać NIP nabywcy, a to istotnie odróżnia ten dokument od rachunku. Biorąc pod uwagę treść przytoczonego w niniejszym wpisie pisma Ministerstwa Finansów, spodziewać się należy iż organy podatkowe będę podzielać ministerialne stanowisko, a co za tym idzie podmioty wystawiające rachunki mogą narazić się na sankcje za nieprawidłowe dokumentowanie transakcji gospodarczych połączone z brakiem wysyłki dokumentów sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur.

Podatnicy, którzy w 2026 roku nie chcą przesyłać faktur do KSeF, mogą skorzystać m.in. ze zwolnienia z obowiązku przesyłania faktur ustrukturyzowanych, jeśli ich obrót w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 000 zł.

Autor: Łukasz Kluczyński