Z warunków umowy wynikać może, że dany towar będzie dostarczany do nabywcy określonymi partiami. Biorąc pod uwagę takie okoliczności faktyczne warto zastanowić się w jaki sposób nabywca powinien odnotować taki zakup w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Faktura jako podstawa księgowania w KPiR

Podstawowym dokumentem potwierdzającym zakup towarów od innego przedsiębiorcy jest faktura. Na podstawie art. 106i ust. 1 ustawy VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9.

Kluczowe zatem staje się określenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Art. 19a ust. 1 ustawy VAT formułuje zasadę ogólną, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi, co oznacza, że podatek staje się wymagalny w rozliczeniu za okres, w którym dokonana została dostawa towarów bądź świadczenie usług i podatek ten powinien być rozliczony za ten okres.

Jeżeli zatem towar dostarczany jest partiami to zasadniczo obowiązek podatkowy powstaje w dacie zakończenia dostawy czyli w dacie przekazania ostatniej partii towaru. Jak wynika z treści art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy VAT faktura powinna wskazywać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

W tym miejscu warto również dodać, że stosownie do art. 106i ust. 7 ustawy VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:

1. dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2. otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

WAŻNE

Dopuszczalne jest wystawianie faktur przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi bądź też przed otrzymaniem (przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi) całości lub części zapłaty. Jednak z powołanych przepisów wynika, że faktura może być wystawiona maksymalnie na 60 dni przed:

– dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,

– dokonaniem zapłaty w całości lub w części.

Księgowanie towaru dostarczanego partiami

Zgodnie z §  10 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym.

Dalej wskażmy, że zgodnie z § 15 rozporządzenia zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6-9.

W zakresie określenia w jaki sposób dokonać zapisów w KPiR towarów dostarczanych partiami należy sięgnąć do treści §  9 rozporządzenia, gdzie w ust. 1 czytamy, że jeżeli materiał (surowiec) podstawowy lub pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego, podając:

• imię, nazwisko (nazwę firmy) i adres dostawcy,
• ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (surowca) podstawowego lub pomocniczego lub towaru handlowego

i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu.

Opis jest potwierdzany datą i podpisem osoby, która przyjęła dostawę oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą w postaci papierowej. Jeżeli nie jest to faktura w postaci papierowej, podatnik uzupełnia opis o numer tej faktury, a w przypadku faktury wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – o numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał fakturę przed dniem dokonania zapisu w księdze, opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.

Podatnik może nie sporządzać opisu, o którym mowa, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymagania określone dla opisu.

Przykładowo jeżeli strony umowy sprzedaży ustaliły, że towar będzie dostarczany partiami przez 3 miesiące w okresie od marca do maja na ostatni dzień każdego miesiąca, a faktura będzie wystawiona w dniu 15 czerwca (zgodnie z art. 106i ustawy VAT) to:

• dostawa w dniu 31 marca powinna być zaksięgowania w KPiR na podstawie opisu;
• dostawa w dniu 30 kwietnia powinna być zaksięgowania w KPiR na podstawie opisu;
• dostawa w dniu 31 maja powinna być zaksięgowania w KPiR na podstawie opisu.

WAŻNE

W sytuacji gdy kupujący otrzymuje towar w częściach i nie posiada faktury końcowej to księgowanie wartości otrzymanego partiami towaru następuje na podstawie opisu. Taki opis stanowi następnie załącznik do otrzymane faktury.

Na zakończenie należy wskazać, że nabywca ma obowiązek sporządzenia opisu w momencie fizycznego dostarczenia towaru do zakładu. Taki opis stanowi dokument księgowy będą podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.