Obowiązek fakturowania w KSeF nie zmienia reguł fakturowania. Istota KSeF polega tylko (i aż) na tym, iż fakturę w formie ustrukturyzowanej należy przesłać do KSeF, czyli na serwery Ministerstwa Finansów. Kluczowe jest to, że faktura do KSeF będzie przesyłana na bieżąco, a więc przedsiębiorcy nie będą już mogli „wstecznie” wystawiać faktur. Nieprawidłowości w tym zakresie będą widoczne dla fiskusa gołym okiem, stąd warto odświeżyć wiedzę w zakresie terminów fakturowania.

Brak sankcji za KSeF w 2026 nie oznacza braku kar za inne uchybienia w zakresie wystawiania faktur

Od 1 lutego 2026 roku faktury w KSeF wystawiają największe podmioty, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku fakturowanie w KSeF obejmie (z małymi wyjątkami) wszystkich przedsiębiorców. Choć sankcje za nie wystawienie faktury przy użyciu KSeF obowiązują dopiero od 1 stycznia 2027 roku (art. 106ni ustawy o VAT), to należy mieć na uwadze inne obowiązujące regulacje prawne w tym zakresie.

Przykładowo w art. 62 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy, zawarto sankcję o następującej treści:

„Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.”

Sięgając dalej do broszury informacyjnej dot. faktur ustrukturyzowanych, dostępnej na stronie internetowej KSeF, możemy odnaleźć informację, że nagłówek w schemie faktury ustrukturyzowanej zawiera m.in. dane dotyczące daty i czasu wytworzenia faktury oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik. Reasumując powyższe rozważania należy dokładnie przemyśleć podejmowane ryzyka związane z fakturowaniem. Przykładowo tworzenie faktury z datą wsteczną, a następnie wysyłka takiej faktury po terminie do KSeF może być dla podatnika ryzykowana. W schemie faktury będzie zawarta informacja, iż podatnik wytworzył fakturę np. 5 maja, wskazując datę wystawienia 30 kwietnia. Choć sama wysyłka takiej faktury do KSeF po terminie nie będzie w 2026 roku karana, to antydatowanie faktury już niekoniecznie.

Czym jest data wystawienia, a czym data sprzedaży (wykonania usługi na fakturze) – rozróżnienie pojęć

Wystawianie tradycyjnych faktur (papierowych, w PDF) bardzo często nie wywoływało dodatkowych refleksji, a data wystawienia i data sprzedaży była zazwyczaj dokładnie taka sama. Implementacja KSeF oraz sankcje z tym związane implikują konieczność rozróżniania tych pojęć:

• Data wystawienia – to data wytworzenia faktury, czy jakiegokolwiek innego dokumentu. Data wystawienia faktury powinna być zawsze bieżącą datą, w której tworzymy (kreujemy) dokument.
• Data sprzedaży/wykonania usługi – to data, w której podatnik wyświadczył usługę lub też dostarczył towar.

Zazwyczaj data sprzedaży jest wcześniejsza niż data wystawienia faktury, choć w praktyce możliwe jest również wystawienie faktury przed wykonaniem usługi. Rozróżnienie daty wystawienia i daty sprzedaży zaprezentowano na poniższym przykładzie.

Przykład 1

Pan Piotr zakupił buty robocze w dniu 20 kwietnia 2026r., jednakże sprzedawca w tym dniu nie wystawił faktury sprzedaży (Pan Piotr otrzymał jedynie dokument WZ).

Sprzedawca z przyczyn organizacyjno-technicznych fakturę sprzedaży wystawił (i wysłał do KSeF) dopiero 4 maja co jest zgodne z przepisami. Wystawienie faktury 4 maja z datą wystawienia 30 kwietnia, a następnie przesłanie tej faktury do KSeF byłoby dla sprzedawcy niekorzystnym rozwiązaniem – informacja o antydatowaniu faktury byłaby zawarta w pliku XML z fakturą ustrukturyzowaną.

Fakturę po wykonaniu usługi można wystawić później. Możliwość wystawienia faktury przed wykonaniem usługi

Zasady i terminy wystawiania faktury nie uległy zmianie w związku z KSeF – od zawsze istniała możliwość wystawienia faktury w innym terminie niż dzień wykonania usługi/dostarczenia towaru. Zasadą ogólną jest, iż fakturę wystawia nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Reguła ta została zawarta w art. 106i ustawy o VAT. W tymże artykule przewidziano też wyjątki od wspomnianej powyżej ogólnej zasady. Przykładowo świadcząc usługi budowlane lub budowlano-montażowe, fakturę można wystawić w terminie 30 dni od momentu wykonania usługi. Z kolei wystawiając fakturę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, albo otrzymaniem płatności należy pamiętać, iż można wyemitować dokument najwcześniej 60 dni przed zdarzeniem powodującym powstanie obowiązku podatkowego.

Uchybienia na gruncie terminów wystawiania faktur będą z łatwością weryfikowalne w KSeF. Podatnik wystawiając fakturę 20 kwietnia dot. usługi wykonanej 31 marca automatycznie naraża się na sankcję za nieterminowe wystawienie faktury.

Wystawienie i przesłanie faktury do KSeF w kolejnym miesiącu opóźnia prawo do rozpoznania kosztu i odliczenia VAT

Data wystawienia faktury determinuje moment ujęcia wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (prowadzonej kasowo), a także moment odliczenia podatku VAT. Implementacja przepisów dot. KSeF z pewnością sprawi, że część przedsiębiorców zdecydowanie częściej będzie wystawiać faktury po zakończeniu miesiąca co przesunie oszczędności podatkowe dla kontrahenta o jeden miesiąc kalendarzowy. Przykładowo niemożliwe będzie ujęcie w księdze i w JPK VAT, faktury wystawionej w maju w rozliczeniu podatkowym za kwiecień.

Rozważania poczynione w niniejszym wpisie prowadzą do wniosku, że każdy przedsiębiorca winien zrewidować funkcjonujące w jego przedsiębiorstwie procedury w zakresie fakturowania – po pierwsze aby ograniczyć ryzyka podatkowe (i sankcje), po drugie, aby współpraca z kontrahentami na gruncie wymiany dokumentów przebiegała bez zakłóceń dla obu stron transakcji.