Krajowy System e-Faktur sprawia, że cyfrowy obieg dokumentów może być w łatwy sposób powiązany m.in. z płatnościami online. Takie rozwiązania stwarzają możliwości usprawnienia wielu procesów, jednakże dają też fiskusowi dodatkowe narzędzia kontroli. Od kiedy nr KSeF należy zamieszczać w przelewach bankowych i co z takimi informacjami może zrobić organ podatkowy? – szczegóły poniżej.

Od 2027 numer KSeF obowiązkowy przy przelewach. W jakich sytuacjach należy go zamieścić.

Ustawa o VAT zawiera nowe regulacje w zakresie obowiązku podawania numeru KSeF przy dokonywaniu płatności za fakturę, które na mocy ustawy zmieniającej będą obowiązywać podatników od 1 stycznia 2027 roku. Zatem w 2026 roku podatnicy mogą opłacać faktury w tradycyjny (niezmieniony) sposób.

Przepisy w zakresie obowiązku podawania numeru KSeF faktury w komunikacie przelewu, zamieszczono w ustawie o VAT w dwóch miejscach:

1. W art. 108a ustawy o VAT, który traktuje o obowiązku stosowania mechanizmu podzielonej płatności. Doprecyzowano, iż w przypadku faktur ustrukturyzowanych (przesłanych do KSeF) objętych obowiązkiem MPP, w komunikacie przelewu należy zamieścić nr KSeF faktury. W przypadku płatności zbiorczych podawać należy z kolei identyfikator zbiorczy nadawany przez Krajowy System e-Faktur.
2. W art. 108g ustawy o VAT zawarto dodatkową regułę w zakresie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatności za faktury ustrukturyzowane, która dotyczy sytuacji, gdzie sprzedawcą i nabywcą są podmioty zarejestrowane jako podatnik VAT czynny (status podatnika VAT należy weryfikować przy użyciu tzw. „białej listy” podatników VAT).

Obowiązek podawania numerów KSeF dotyczy także sytuacji, w której podmiot trzeci dokonuje płatności za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy (np. factoring), a także w przypadku stosowania polecenia zapłaty.

ISTOTNE:

Regulacja dotycząca obowiązku płatności za faktury z MPP z podaniem numeru KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców, w tym zwolnionych z podatku VAT. Natomiast w pozostałych przypadkach, obowiązek zamieszczania numeru KSeF podczas przelewu dotyczy wyłącznie sytuacji, w której stronami transakcji są czynni podatnicy VAT.

Obowiązkowy numer KSeF przy płatnościach nie dotyczy trybów awaryjnych

Ustawodawca przewidział dwa wyjątki, w których płatność za fakturę przesłaną do KSeF nie musi zawierać numeru KSeF. Wyjątki dotyczą faktur wystawionych w trybie:

• Offline24 – (art. 106nda ustawy o VAT)
• Offline – (art. 106nh ustawy o VAT),

– jednak wyłącznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawi fakturę w tych trybach z powodu awarii/niedostępności KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej lub środkach społecznego przekazu.

W pozostałych przypadkach np. przy płatności za fakturę wystawioną w trybie offline24, która w wyniku decyzji podatnika przesyłana jest do KSeF kolejnego dnia należy podać obowiązkowo numer faktury KSeF. W takim przypadku przelew za fakturę będzie możliwy dopiero po wysyłce faktury do KSeF przez sprzedawcę.

Ulga na złe długi – obowiązek i przywilej często pomijany przy KPiR i ryczałcie. Numer KSeF na przelewach ułatwi kontrolę podatników

Wielu przedsiębiorców, którzy stosują tzw. księgowość uproszczoną nie mają świadomości, że nieopłacone faktury zakupowe przeterminowane powyżej 90 dni, powinny zwiększyć podstawę opodatkowania PIT i zmniejszyć podatek VAT naliczony. Inaczej rzecz ujmując podatnik powinien „oddać” korzyści podatkowe związane z zaksięgowaniem faktury, jeśli nie opłacił jej w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności. Analogiczna sytuacja dotyczy faktur sprzedaży, jednakże w tym przypadku zastosowanie ulgi na złe długi (odzyskanie podatków), to przywilej, a nie obowiązek sprzedawcy.

Obowiązek przyporządkowania numeru KSeF do płatności faktury sprawi, że organ podatkowy sprawnie zweryfikuje, czy dany podatnik nie posiada przeterminowanych faktur – faktury wysyłane do KSeF mają z reguły zawartą informację o sposobie i terminie płatności. Organ podatkowy na podstawie art. 48 ustawy o Krajowej Informacji Skarbowej ma prawo pozyskać od banku wszelkie informacje na temat rachunków bankowych podatnika, w tym zakresie kwot i dat poszczególnych obciążeń. Fiskus ponadto będzie mógł we własnym zakresie zweryfikować m.in., czy podatnik wywiązuje się z omawianego w niniejszym wpisie obowiązku, tj. zamieszczania numerów KSeF przy płatnościach za faktury.

Dla podatników nowy obowiązek może być w wielu przypadkach uciążliwy

Przepisy w obecnym kształcie nie przewidują wielu przypadków, w których zamieszczanie numeru KSeF faktury może okazać się kłopotliwe, a czasami wręcz niemożliwe. Przykładowo kupując towar/usługę na portalu aukcyjnym zazwyczaj płatność realizowana jest szybkim przelewem przed otrzymaniem faktury. Popularną praktyką jest także wystawianie faktur pro forma. Ustawodawca nie przewidział tego typu szczególnych wyjątków, w których można odstąpić od podawania numeru KSeF przy płatnościach za faktury.

Na chwilę obecną brak sankcji za uchybienia w zamieszczeniu numerów KSeF przy przelewach. Należy jednak śledzić na bieżąco zmiany przepisów w tym zakresie

Ustawodawca nie przewidział także na chwilę obecną sankcji za brak numeru KSeF przy płatności za fakturę. Być może na etapie wdrażania tego typu regulacji ustawodawca celowo odstąpił od kar na tym gruncie. Nie wykluczone jednak, że po doprecyzowaniu i zinterpretowaniu praktycznego stosowania nowych przepisów, sankcje za brak numeru KSeF przy przelewie za fakturę zostaną wprowadzone do przepisów prawa podatkowego.

Należy więc śledzić modyfikacje przepisów w obszarze omawianego zagadnienia, aby od 2027 roku przygotować się na kolejne zmiany związane z płatnościami za faktury.

Autor: Łukasz Kluczyński