Opublikowano: 2026-09-04

Awaria Krajowej Systemu e-Faktur nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury na potrzeby KSEF. Powoduje jednak powstanie pewnej wątpliwości. Jaką wówczas należy przyjąć datę wystawienia faktury? Kiedy uznaje się ją za otrzymaną?

Te daty są kluczowe, bowiem od nich zależą m.in. termin wykazania podatku VAT oraz moment odliczenia VAT przez nabywcę.

Krajowy System e-Faktur

Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który ma na celu wykonanie poniższych zadań:

• nadanie, modyfikacja, weryfikacja uprawnień do KSEF,
• powiadamianie uprawnionych podmiotów o niedostępności KSEF, o dacie i numerze wystawionej faktury ustrukturyzowanej, o dacie odrzucenia faktury niezgodnej z wzorem KSEF, innych kwestiach,
• rejestracja i uwierzytelnienie użytkowników w KSEF,
• udostępnienie wystawiania, odbierania, podglądu oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych,
• nadanie unikalnych identyfikatorów fakturom ustrukturyzowanym wystawionym w KSEF,
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF.

ISTOTNE:

KSEF ma obowiązek przechowywać Faktury ustrukturyzowane wystawione przez przedsiębiorców przez okres 10 lat.

Awaria KSEF jako jedna z niedostępności KSEF

W toku funkcjonowania KSEF zdarzają się okoliczności, w których jest on niedostępny przez pewien okres czasu z różnych przyczyn.

KSEF może być niedostępny na skutek.

1. prac serwisowych,
2. awarii,
3. innej niedostępności.

Jedną z przyczyn niedostępności KSEF jest jego awaria. Jak powinien wówczas postąpić polski przedsiębiorca? Przecież ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży przy pomocy KSEF. W tym miejscu należy podkreślić jedną rzecz.

ISTOTNE:

Minister finansów na mocy art. 106ne ustawy o VAT obligatoryjnie zamieszcza informację w Biuletynie Informacji Publicznej Resortu Finansów komunikaty o najważniejszych momentach funkcjonowania KSEF w czasie jego awarii, czyli o momencie:

1. wystąpienia awarii KSEF,
2. zakończenia awarii KSEF,
3. okresu trwania niedostępności KSEF na skutek awarii.

Jeżeli Minister Finansów nie ma możliwości zamieszczenia ww. komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej Resortu Finansów wówczas zamieszcza je w środkach społecznego przekazu.

Awaria KSEF a sposób postępowania w zakresie wystawiania faktur sprzedaży

Zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT w czasie trwania awarii KSEF, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym w KSEF a więc wzorem faktury ustrukturyzowanej funkcjonującej w KSEF.

ISTOTNE:

Faktury wystawione w czasie awarii KSEF w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym w KSEF sprzedawca udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W przypadku udostępnienia nabywcy faktury zgodnej ze wzorem KSEF poza KSEF na skutek awarii KSEF podatnik – sprzedawca jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1) kodem QR umożliwiającym dostęp do zawartości tej faktury w KSEF, oraz

2) kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Podatnik – sprzedawca, który chce wygenerować drugi kod QR (punkt 2) jest zobowiązany pobrać z KSEF certyfikat umożliwiający potwierdzenie swojej tożsamości, czyli wystawcy faktury na okoliczność wystawiania faktury w czasie awarii.

Następnie zgodnie z art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT podatnik – sprzedawca w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSEF (dzień nadania komunikatu o zakończeniu tej awarii) jest zobligowany do przesłania do KSEF wystawionej poza KSEF (zgodnie ze wzorem KSEF) faktury elektronicznej w celu przydzielenia dla niej numeru identyfikującego tę fakturę w KSEF (po przesłaniu do KSEF unikalny numer identyfikacyjny nadaje system KSEF).

W trybie awaryjnym przedsiębiorca:

• wystawia fakturę ustrukturyzowaną poza KSEF zgodnie ze wzorem KSEF, w której powinien wpisać faktyczną datę wystawienia tej faktury,
• przekazuje ją kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony (powinien zachować dowód przekazania tej faktury),
• przesyła ją do KSEF po zakończeniu awarii w celu nadania przez KSEF unikalnego numeru identyfikacyjnego dla tej faktury niemniej nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Awaria KSEF – jak ustalić datę wystawienia faktury sprzedaży przez sprzedawcę

Jedną z kluczowych wniosków dla ustalenia momentu wystawienia faktury jest to, iż na mocy art. 106nf ustawy o VAT oraz art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury nie jest dzień, w którym dokument trafi do KSEF a data wpisana przez wystawcę na wystawionej poza KSEF fakturze sprzedaży (pole P_1 struktury logicznej FA). Mówi o tym art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT.

Potwierdzają to również oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów dotyczące trybu awaryjnego KSEF.

Awaria KSEF – jak ustalić datę otrzymania faktury u nabywcy

Kolejna kwestia pojawia się w tym miejscu to jak ustalić datę otrzymania faktury przez nabywcę? Tutaj obowiązują dwie generalne zasady

Zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT za datę otrzymania u nabywcy faktury wystawionej poza KSEF na skutek awarii KSEF uznaje się:

1. datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę, albo
2. datę przydzielenia unikalnego numeru identyfikacyjnego przez system KSEF, jeżeli data otrzymania tej faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSEF.

Od tych reguł występuje pewien wyjątek.

W sytuacji gdy faktura wystawiona poza KSEF na skutek awarii KSEF została wystawiona na rzecz nabywcy:

1. w przypadku, gdy, miejscem świadczenia jest terytorium kraju UE inne niż terytorium RP lub terytorium państwa trzeciego lub
2. nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP, lub
3. nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP, ale posiadającego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na RP, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę lub
4. nieposiadającego siedziby działalności na terytorium RP, ale korzystającego na terytorium RP ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, lub
5. nieposługującego się ani numerem PESEL ani numerem NIP, lub
6. osoby fizycznej nieprowadząca działalności gospodarczej

– który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSEF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Przedłużająca się awaria KSEF

Niekiedy może się zdarzyć, iż zostanie zamieszczony kolejny komunikat o wystąpieniu kolejnej (całkowitej) awarii KSEF.

W takim wypadku Minister Finansów ponownie zamieszcza informację o tym zdarzeniu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów (oraz w środkach masowego przekazu albo bez uwzględnienia BIP, jeżeli nie ma takiej możliwości) w postaci komunikatów o wystąpieniu, czasie trwania oraz zakończeniu awarii KSEF.

Zgodnie z art 106ng oraz 106ne ust. 3 ustawy o VAT w sytuacji przedłużającej się awarii KSEF (w czasie zwykłej awarii KSEF nastąpił całkowita awarii KSEF) podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

W tym wypadku sprzedawca nie ma obowiązku późniejszego przesłania wystawionej faktury poza KSEF do KSEF. Fakturę tą sprzedawca przesyła bezpośrednio do swojego nabywcy.

ISTOTNE:

W przypadku całkowitej awarii KSEF:

1. datą wystawienia faktury przez sprzedawcę jest data umieszczona na fakturze,
2. datą otrzymania faktury u nabywcy jest dzień faktycznego doręczenia dokumentu do odbiorcy (mailowo, papierowo lub w innej formie – sprzedawca musi zachować dowód doręczenia).

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna z dnia 02.06.2026r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.198.2026.1.IK, w której to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, że:

„(…) Ustawa o VAT przewidziała okoliczności, w których możliwe jest w przypadku:

1. trybu offline24 wystawienie faktury w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;
2. trybu offline – niedostępność KSeF wystawienie faktury w postaci elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;
3. trybu awaryjnego – wystawienie faktury elektronicznej zgodnej ze strukturą logiczną FA;
4. awarii całkowitej – wystawienie faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej.

Należy jednakże mieć na względzie, że niezależnie od powyższych trybów faktury elektroniczne muszą być zgodne ze strukturą logiczną FA (za wyłączeniem przypadku awarii całkowitej) oraz każdorazowo muszą one zostać przesłane do KSeF (w przypadku awarii całkowitej faktury nie przesyła się do KSeF).

Odpowiednio w przypadku: tryb offline24 – fakturę przesyła się do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia; tryb offline – niedostępność KSeF – fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności; trybu awaryjnego – fakturę przesyła się w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. (…)”.