W poniższym artykule zastanowimy się na jakich zasadach odbywa się korygowanie pierwotnej faktury, która została wystawiona w czasie trwania awarii systemu KSeF. Istotne staje się ustalenie czy możliwe jest wystawienie korekty do e-faktury która jeszcze nie ma nadanego numeru KSeF.

Numer KSeF a korekta faktury

W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana (a jest nią faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie) jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego.

Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Powyższa reguła odnosi się zarówno do faktur jak i do korekty faktury. Należy bowiem mieć na uwadze, że korekta o której mowa w art. 106j ustawy VAT również jest fakturą w rozumieniu przepisów ustawy VAT. Jak stanowi art. 106j ust. 4 ustawy VAT fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Dalej zaznaczmy, że w myśl art. 106j ust. 2 pkt 2a i pkt 3 ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać m.in.:

• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur oraz
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 (tj.m.in. datę wystawienia faktury pierwotnej i jej kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę) oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą.

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej (w formacie xml) zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego opublikowanym przez MF na platformie e-PUAP. Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna FA (3). Wzór ten stosuje się do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r., w tym do faktur korygujących.

Struktura e-faktury zawiera m.in. element DaneFaKorygowanej, na który składają się m.in. następujące pola:

• DataWystFaKorygowanej – data wystawienia faktury korygowanej (pierwotnej), czyli element, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (odesłanie do tego przepisu w art. 106j ust. 2 pkt 3 lit. a) ustawy o VAT);
• NrFaKorygowanej – numer faktury korygowanej (pierwotnej), czyli element, o którym mowa art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (odesłanie do tego przepisu w art. 106j ust. 2 pkt 3 lit. a) ustawy o VAT);
• NrKSeF – znacznik faktury korygowanej (pierwotnej) wystawionej w KSeF;
• NrKSeFFaKorygowanej – numer identyfikujący fakturę korygowaną (pierwotną) w KSeF, czyli element, o którym mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT;
• NrKSeFN – znacznik faktury korygowanej (pierwotnej) wystawionej poza KSeF.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20.05.2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.205.2026.2.MG ustawodawca w zakresie wskazywania na fakturze korygującej ustrukturyzowanej numeru KSeF wprost przewidział wyjątek odnoszący się do faktur wystawionych poza Krajowym Systemem e-Faktur. Zatem obowiązek wskazania na fakturze korygującej numeru identyfikującego KSeF dotyczy wyłącznie takich faktur pierwotnych, którym numer ten został uprzednio nadany. Jeżeli więc korygowana jest faktura pierwotna wystawiona poza systemem, czyli faktura, której nie został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, to na wystawianej fakturze korygującej ten numer nie będzie wskazywany.

WAŻNE

W myśl art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy VAT faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jak wystawić korektę faktury w okresie awarii systemu?

Do kwestii wystawiania faktur w okresie awarii systemu KSeF odnosi się brzmienie art. 106nf ustawy o VAT. W przepisie tym czytamy, że w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Faktury te udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Co istotne zgodnie z art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jak natomiast wynika z treści art. 106nf ust. 11 ustawy o VAT fakturę korygującą fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur.

WAŻNE

W okresie awarii systemu KSeF nie ma możliwości wystawienia faktury korygującej do momentu, aż faktura pierwotna nie zostanie wysłana do KSeF, gdzie zostanie jej przydzielony numer identyfikacyjny. Należy zatem stwierdzić, że w świetle obowiązujących przepisów nie ma możliwości wystawienia korekty faktury do faktury wystawionej w trybie awaryjnym KSeF bez nadanego numeru KSeF.

Podsumowując powyższe podatnik może wystawić fakturę korygującą w stosunku do pierwotnej faktury wystawionej w okresie awarii systemu KSeF przy czym działanie to może zostać podjęte dopiero po przydzieleniu numeru KSeF ID fakturze pierwotnej.