Przedmiotem dzisiejszych rozważań będzie ustalenie czy przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ma obowiązek archiwizowania faktur poprzez ich drukowanie oraz przechowywanie we własnej dokumentacji księgowej.

Wymogi stawiane fakturom przez przepisy dotyczące prowadzenia KPiR

W pierwszej kolejności sięgnijmy do zapisów Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak podaje par. 4 rozporządzenia podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Na mocy zaś par. 6 ust. 3 pkt 1 analizowanego rozporządzenia podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest używanie skrótów ogólnie przyjętych

WAŻNE

Dowodem księgowym będącym podstawą dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest faktura. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, elektronicznych jak i faktur wystawionych w formie ustrukturyzowanej poprzez system KSeF.

Podatnik prowadzący KPiR nie ma obowiązku drukowania e-faktur

Przechodząc na grunt przepisów ustawy VAT trzeba wskazać na treść art. 112a ust. 1-4 ustawy, gdzie ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wskazano w art. 112aa ustawy:

1. Faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.
2. Jeżeli okres przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury, o których mowa w ust. 1, poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że faktury ustrukturyzowane są archiwizowane w systemie KSeF. Przechowywane tam pliki mają postać wersji logicznej .xml. Co jednak istotne żaden przepis prawa nie nakłada na podatnika obowiązku drukowania i przechowywania e-faktur. Obejmuje to zarówno plik xml jak i wizualizacje faktury.

Dodatkowo wskazać należy, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych/otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (pismo Dyrektora KIS z dnia 23.07.2026 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.225.2026.3.AW).

WAŻNE

W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów nie ma obowiązku archiwizowania e-faktur w formie osobnej dokumentacji. Faktury ustrukturyzowane są bowiem przechowywane w systemie KSeF przez okres 10 lat.

Na zakończenie dodajmy, że przedsiębiorca posługujący się KPiR może dla swojej wygody i przejrzystości rozliczenia drukować wizualizacje e-faktur. Podkreślić przy tym należy, że taka wizualizacja ma charakter wyłącznie techniczny i nie jest równoznaczna z e-fakturą funkcjonującą w ramach systemu KSeF.