Kasy fiskalne w formie oprogramowania – kto może stosować i na jakich zasadach

Opublikowano: 2021-08-30

Od czerwca 2020r. ustawy podatkowe dopuszczają stosowanie kas fiskalnych w formie oprogramowania. Pierwszą homologację tego typu kas zatwierdzono z końcem 2020r., stąd praktyczne ich użycie stało się możliwe realnie z początkiem 2021r. W niniejszym wpisie przybliżamy tematykę tego typu „urządzeń” fiskalnych, które stanowią alternatywę dla stosowanych dotychczas kas tradycyjnych, do których należą kasy fiskalne z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, a także kasy online.

Czym są kasy fiskalne w formie oprogramowania?

Kasy fiskalne w formie oprogramowania, zwane również kasami wirtualnymi to urządzenia mobilne posiadające certyfikat kasy z pamięcią o unikatowym numerze oraz zapewniające połączenie z Centralnym Repozytorium Kas (analogicznie jak kasy online). Podatnik zobowiązany jest zapewnić połączenie kasy wirtualnej z drukarką tak aby umożliwić poprawny wydruk dokumentu (paragonu/faktury). Dostępne na rynku kasy w formie oprogramowania bardzo często zapewniają możliwość wydruku, pełniąc jednocześnie funkcję terminala płatniczego.

Choć kasy fiskalne w formie oprogramowania, to synonim mobilności i nowoczesności, to ich stosowanie ograniczone zostało niestety do wybranych branż. Z dużą dozą prawdopodobieństwa stwierdzić należy, że grono podmiotów uprawnionych do używania kas wirtualnych będzie powiększane.

Kto może stosować kasy wirtualne?

Podmioty uprawnione do stosowania kas wirtualnych wymienione zostały w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Zgodnie z przywołanym wyżej rozporządzeniem, kas wirtualnych mogą używać przedsiębiorcy do świadczenia:

1) usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875);

2) usług wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0);

3) usług związanych z przeprowadzkami, świadczonych na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0);

4) usług transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0);

5) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0);

6) usług transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0);

7) usług transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0);

8) usług transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10);

9) usług transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0);

10) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0);

11) usług transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0);

12) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0);

13) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0);

14) usług transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0);

15) usług pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0);

16) usług transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0);

17) usług transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0);

18) usług hotelarskich i podobnych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10);

19) usług obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania (PKWiU 55.20);

20) usług świadczonych przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30);

21) pozostałych usług związanych z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90);

22) usług restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10);

23) usług przygotowywania i dostarczania żywności (katering) dla odbiorców zewnętrznych (PKWiU 56.21);

24) pozostałych usług gastronomicznych (PKWiU 56.29);

25) usług przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30);

26) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Okresowe przeglądy i ulga na zakup kas wirtualnych

Na zakup kas fiskalnych umożliwiających połączenie urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas, podatnikowi przysługuje ulga do wysokości 90% wartości kasy, nie więcej niż 700 zł. Ulga dotyczy więc zarówno kas online jak i omawianych przez nas kas wirtualnych. Co jednak ważne ulga przewidziana jest dla podatników, którzy rozpoczynają prowadzenie ewidencji przy użyciu kasy. Mówiąc krócej kupują pierwszą kasę. Co za tym idzie, podatnicy, którzy stosują tradycyjne kasy i dobrowolnie chcieliby zastąpić je kasami wirtualnymi nie mogą liczyć na ulgę.

W zakresie przeglądów serwisowych przepisy są nieprecyzyjne, ponieważ art. 111b ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że do kas fiskalnych w formie oprogramowania stosuje się przepisy dot. kas tradycyjnych i online. Nieścisłość polega na tym, iż kwestie techniczne związane scricte z kasami wirtualnymi uregulowane są w odrębnym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, w którym nie zawarto jakichkolwiek regulacji odnoszących się do przeglądów technicznych.

W przedmiocie przeglądów technicznych kas wirtualnych warto więc zasięgnąć opinii podmiotu specjalizującego się w obsłudze i serwisie tego typu urządzeń.

Podsumowanie – czy warto rozważyć zakup kasy wirtualnej?

Tematyka kas fiskalnych w formie oprogramowania jest stosunkowo nowa, a możliwość ich stosowania w praktyce mocno ograniczona poprzez wąski krąg branż uprawnionych do ich używania.

Niemniej jednak, tendencja fiskusa do tworzenia coraz to nowych sposobów na pozyskiwanie elektronicznych ewidencji i informacji o podatnikach, stwarza domniemanie, że kasy te będą w przyszłości udostępniane kolejnym, a może nawet wszystkich branżom.

W chwili obecnej paleta zalet i zachęt do wymiany tradycyjnych kas fiskalnych na kasy wirtualne jest zbyt ograniczona. Warto jednak przyglądać się tematyce kas wirtualnych – być może niebawem ich stosowanie na szeroką skalę będzie możliwe, tym bardziej, że urządzenia mobilne, pełniące jednocześnie funkcję kasy fiskalnej mogą usprawnić pracę na wielu płaszczyznach m.in. w zakresie możliwości integracji z systemami teleinformatycznymi, czy też usprawnień w zakresie obiegu dokumentów w firmie.

Autor: Łukasz Kluczyński

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Brak faktury korygującej a moment rozliczenia podatku VAT w świetle regulacji obowiązujących od 2021r.

2021-09-28

Z początkiem 2021r. ustawa o VAT została zmodyfikowana na wielu płaszczyznach w związku z implementacją SLIM VAT 1. Istotne zmiany [...]

Likwidacja obowiązkowego 3-miesięcznego okresu ujęcia WNT

2021-09-17

Coraz więcej przedsiębiorców zakupuje towary za granicą. Niejednokrotnie otrzymują faktury sporo po czasie zakupu nie ze swojej winy. Wtedy pojawia [...]

Kasy fiskalne w formie oprogramowania – kto może stosować i na jakich zasadach

2021-08-30

Od czerwca 2020r. ustawy podatkowe dopuszczają stosowanie kas fiskalnych w formie oprogramowania. Pierwszą homologację tego typu kas zatwierdzono z końcem [...]

Zmiany w podatku liniowym od nowego 2022 roku

2021-08-20

Rewolucyjne zmiany w prawie podatkowym od nowego 2022 roku wprowadza m.in. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od [...]

Założenia Polskiego Ładu z punktu widzenia przedsiębiorców

2021-08-09

15 maja 2021r. obóz rządzący wraz ze swoimi koalicjantami zaprezentował zupełnie nowy program społeczno-gospodarczy mający za zadanie stworzenie nowego ładu [...]