Użytkowanie samochodu osobowego w firmie

Opublikowano: 2022-09-02

Samochód osobowy w świetle ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (z późn. zm.) to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, który jest konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

W jakiej wysokości przedsiębiorca może ujmować koszty eksploatacji samochodu osobowego, które będą stanowić wydatek firmowy? Które koszty nie będzie można zarejestrować w działalności? Na te i inne pytania odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Pojazd samochodowy nie będący samochodem osobowym

Należy pamiętać, iż nie każdy pojazd samochodowy do 3,5 ton będzie samochodem osobowym. Samochodem osobowym nie będzie z pewnością pojazd samochodowy:

  1. z jednym rzędem siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
  2. który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  3. specjalny – tak wynika z dowodu rejestracyjnego, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń – agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy.

Koszty eksploatacji samochodu osobowego wprowadzonego do działalności gospodarczej

Samochód osobowy nabyty na cele działalności gospodarczej, wprowadzony do ewidencji środków trwałych (lub nie) nawet gdy jego wartość nie przekroczy 10.000 zł – będzie podlegał poniższym zasadom ujmowania kosztu:

  1. 75% x (kwota netto z faktury + 50% VAT z faktury niepodlegającego odliczeniu) jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i użytkuje samochód w firmie i prywatnie,
  2. 75% x kwota brutto z faktury jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem zwolnionym z VAT i użytkuje samochód w firmie i prywatnie,
  3. 100% kwoty netto z faktury – jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, złożył do urzędu skarbowego zawiadomienie VAT-26 i wykorzystuje samochód osobowy tylko w działalności.

ISTOTNE:

Niezależnie od formy nabycia samochodu osobowego na cele działalności gospodarczej, podatnik rozpozna koszt według reguł powyżej zaprezentowanych. Formami nabycia mogą być: otrzymanie darowizny, wprowadzenie oświadczeniem do firmy, umowa zakupu-sprzedaży, zakup na fakturę, otrzymanie składnika aportem itd.

ISTOTNE:

Według powyższych reguł przedsiębiorca ujmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego także wtedy kiedy będzie go użytkował w firmie na podstawie:

  1. umowy użyczenia,
  2. umowy najmu,
  3. umowy leasingu,
  4. pozostałych umów w podobnym charakterze.

Koszty eksploatacji samochodu osobowego nie wprowadzonego do działalności gospodarczej

Występują przypadki, w których przedsiębiorca z pewnych względów nie wprowadza prywatnego samochodu osobowego do firmy. Nie użytkuje też go w firmie na podstawie ww. umów.

W takim wypadku możliwość ujęcia wydatku eksploatacyjnego w księgach podatnika wygląda następująco:

  1. 20% x (kwota netto z faktury + 50% VAT z faktury niepodlegającego odliczeniu) jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i użytkuje samochód w firmie i prywatnie,
  2. 20% x kwota brutto z faktury jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem zwolnionym z VAT i użytkuje samochód w firmie i prywatnie.

Amortyzacja samochodu osobowego

Amortyzacja wartości samochodu osobowego w firmie to możliwość ujmowania comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych stanowiących koszt firmowy. Wysokość tych odpisów ustalana jest w oparciu o właściwą stopę amortyzacji. Przykładowo:

  • liniowa amortyzacja samochodu osobowego wynosi 20%,
  • Indywidualna liniowa stawka amortyzacji samochodu osobowego wynosi 40%,
  • jednorazowa amortyzacja nie dotyczy samochodów osobowych,
  • samochody osobowe o wartości 10.000 zł i poniżej mogą być ujęte jednorazowo w koszty firmy.

ISTOTNE:

Mając na uwadze kwotę limitu 10.000zł przedsiębiorca powinien pamiętać też o 50% podatku VAT niepodlegającym odliczeniu, który powiększa wartość netto samochodu osobowego. To samo dotyczy opłat poniesionych do dnia wprowadzenia go do firmy.

Odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodu osobowego nie stanowią koszty firmy jeżeli dotyczą części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

  1. 225.000 zł – w przypadku samochodu osobowego elektrycznego oraz samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem,
  2. 150.000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

ISTOTNE:

Prywatny samochód przedsiębiorcy nie wprowadzony do firmy ani nie użytkowany na podstawie jednej z ww. umów nie podlega amortyzacji.

Wyjątek od reguły to umowa leasingu finansowego, na podstawie której odpisów amortyzacyjnych dokonuje użytkownik (leasingobiorca) a nie podmiot finansujący (leasingodawca).

Rata leasingowa i rata za najem samochodu osobowego

Zarówno rata leasingowa jak i rata za najem samochodu osobowego będą stanowiły koszt firmowy. Jednakże część kwoty raty może nie stanowić wydatku firmowego jeżeli dotyczy wartości samochodu osobowego przewyższającej kwotę:

  1. 225.000 zł – w przypadku samochodu osobowego elektrycznego oraz samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem,
  2. 150.000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

Uwaga na koszty ubezpieczeń majątkowych

Nieco odmiennym regułom ujmowania kosztów w firmie podlegają wydatki na ubezpieczenie samochodu osobowego.

Jeżeli samochód osobowy jest wprowadzony do działalności lub użytkowany na podstawie powyżej zaprezentowanych umów, wówczas przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach firmy:

  1. 100% kwoty ubezpieczenia OC NNW wynikającego z zawartej polisy,
  2. 100% kwoty ubezpieczenia AC, GAP wynikającego z zawartej polisy jeżeli wartość pojazdu nie przekracza wartości 225.000 zł w przypadku samochodu osobowego elektrycznego oraz samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem albo 150.000 zł w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

ISTOTNE:

Jeżeli wartość samochodu osobowego przekroczy 150.000 zł, wówczas obliczona kwota wynikająca z polisy przypadająca proporcjonalnie na wartość powyżej 150.000 zł nie będzie stanowiła kosztów firmowych.

ISTOTNE:

Wartość pojazdu jaką należy wziąć pod uwagę dla celów porównania do limitu 150.000 zł albo 225.000 zł to wartość pojazdu przyjęta dla celów ubezpieczenia.

Innym przykładem jest prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy, który nie jest w ogóle wprowadzony do działalności a użytkowany jest w firmie. W takim wypadku przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach firmy:

  1. 20% kwoty ubezpieczenia OC, NNW, AC oraz GAP wynikającego z zawartej polisy.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Amortyzacja mieszkania własnościowego włączonego do działalności gospodarczej

2022-12-02

Wielu podatników, którzy nabywają mieszkanie na cele prywatne w późniejszym czasie przeznaczają całość mieszkania na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Jeszcze [...]

Mały ZUS plus – z początkiem 2023r. wiele podmiotów straci prawo do ulgi

2022-11-25

Początek stycznia 2023 – obowiązek weryfikacji podstawowych warunków do korzystania z ulgi MZP Szczegółowe regulacje w zakresie MZP unormowane zostały [...]

Od kiedy zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane? Gdzie będzie można je wystawiać?

2022-11-18

Nowe narzędzie weryfikacyjne Fiskusa w postaci faktur ustrukturyzowanych jest aktualnie dobrowolnie stosowane przez przedsiębiorców. Końcówka roku 2021 a dokładnie od [...]

Brak numeru NIP na fakturze zakupu usługi od kontrahenta zagranicznego

2022-11-10

Polscy przedsiębiorcy niejednokrotnie nabywają usługi od zagranicznych firm. Podmioty te niekiedy wystawiają faktury z brakami formalnymi. Jednym z takich braków [...]

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej – zasady i sposób ustalenia nadpłaty/niedopłaty

2022-11-04

Rok 2022, to pierwszy okres, za który przedsiębiorcy opłacali składki na ubezpieczenie zdrowotne, kalkulowane w oparciu o przychody/dochody z działalności [...]