Obowiązek fakturowania w KSeF nie obejmie wszystkich przedsiębiorców. Ustawodawca przewidział przejściowe zwolnienia z obowiązku stosowania KSeF m.in. dla przedsiębiorców, których obroty nie przekraczają 10 000 zł. Jak liczyć ten obrót, jak zachować się w sytuacji jego przekroczenia? – poniżej kluczowe informacje !

Zwolnienie do 10 000 zł – zapisy w ustawie o VAT

W art. 145m ustawy o VAT zawarto przepis przejściowy, który umożliwia w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026r. wystawianie faktur poza KSeF, czyli w dotychczasowej formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF). Ta możliwość dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

ISTOTNE:

Przedsiębiorca traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 000 zł.

Interpretacja językowa (bezpośrednia) wskazanego powyżej przepisu prowadzi do dwóch wniosków, po pierwsze kwota 10 000 zł jest kwotą brutto co jest istotne dla czynnych podatników VAT. Po drugie limit 10 000 zł rozpatrujemy w skali miesiąca. Dla przykładu przedsiębiorca, który w kwietniu osiągnie obrót 8 000 zł nie będzie zobligowany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Jeśli w maju obrót wyniesie 12 000 zł, wówczas od faktury, od której przekroczy limit 10 000 zł będzie zobligowany wystawiać faktury ustrukturyzowane do końca roku podatkowego.

Od 2027 roku wszystkie podmioty będą docelowo zobligowane do wystawiania faktur w KSeF (poza nielicznymi wyjątkami przewidzianymi przez ustawodawcę).

Czy do limitu 10 000 zł liczymy faktury dla konsumentów oraz inne dokumenty wyłączone z KSeF?

Zwolnienie z art. 145m nie daje odpowiedzi na wiele pytań związanych zasadami liczenia limitu 10 000 zł. Powstaje zasadnicze pytanie, czy dokumenty, które nie podlegają wysyłce do KSeF z mocy ustawy, czy też przepisów epizodycznych, również należy wliczać do limitu 10 000 zł.

Odpowiedź na to pytanie znajdziemy na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, do limitu 10 000 zł wlicza się tylko i wyłącznie faktury, które podlegałyby obowiązkowi wysyłki do KSeF. Do limitu 10 000 zł nie wlicza się więc m.in.:

1. Faktur konsumenckich, czyli faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej,
2. Faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących,
3. Paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone.

Data sprzedaży, czy data wystawienia? – który moment zadecyduje o przekroczeniu limitu 10 000 zł?

Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów zawartą w sekcji pytania i odpowiedzi do KSeF o momencie przekroczenia limitu 10 000 zł decyduje moment wystawienia faktury, a nie moment sprzedaży usługi. Zgodnie z zasadami ogólnymi fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca (art. 106i ustawy o VAT). Od generalnej zasady istnieją również wyjątki umożliwiające wystawienie faktury jeszcze później np. w ciągu 30 dni od dnia wykonania usługi w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych. Przedsiębiorca może więc dopasować moment wystawienia faktury w stosunku do limitu 10 000 zł wyłączającego go spod KSeF. Sytuację tą zobrazowano na poniższym przykładzie.

Przykład 1

Pan Piotr świadczy usługi budowlane wyłącznie dla firm, które żądają od niego wystawienia faktury. W miesiącu kwietniu wykonał 3 usługi o łącznej wartości 15 000 zł, natomiast w miesiącu maju 1 usługę o wartości 3 000 zł.

Pan Piotr dwie usługi z kwietnia zafakturował jeszcze w kwietniu na łączną wartość 9 000 zł. Trzecią usługę z kwietnia o wartości 6 000 zł wraz z usługą z maja o wartości 3 000 zł Pan Piotr zafakturował w maju.

Dzięki temu zabiegowi wartość wystawionych faktur zarówno w kwietniu jak i w maju nie przekroczyła kwoty 10 000 zł i Pan Piotr może dalej nie wystawiać faktur w KSeF.

Podatnik zwolniony z VAT ma więcej możliwości aby uniknąć KSeF

Przedsiębiorca zwolniony z VAT może nie wystawiać faktur, chyba że z żądaniem wystawienia takiego dokumentu zwróci się nabywca. Brak obowiązku wystawiania faktur przez nievatowców dotyczy zarówno sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jak i na rzecz przedsiębiorców. Powyższe wynika z art. 106b ustawy o VAT, który stanowi, że podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w zakresie sprzedaży zwolnionej z VAT przedmiotowo (art. 43), jak i podmiotowo (art. 113). Sprzedaż nieudokumentowana fakturami może być wówczas zaewidencjonowana innym dowodem księgowym (np. zestawieniem sprzedaży bezrachunkowej).

W sytuacji, gdy nabywca – przedsiębiorca, zwróci się z żądaniem wystawienia faktury, wówczas podatnik ma obowiązek sporządzić taki dokument, który jest objęty obowiązkiem wysyłki do KSeF od 1 kwietnia 2026r., chyba, że podatnik nie osiągnie obrotu wyższego niż 10 000 zł.

Alternatywnie przedsiębiorca zwolniony z VAT może zamiast faktur wystawiać rachunki w rozumieniu ustawy Ordynacja podatkowa. Zagadnienie to zostało omówione szczegółowo w innym wpisie naszego bloga: https://www.taxe.pl/blog/2916/rachunki-z-ordynacji-podatkowej-poza-ksef-kiedy-podatnik-zwolniony-z-vat-moze-wystawic-rachunek-zamiast-faktury

Autor: Łukasz Kluczyński