Rząd powoli acz konsekwentnie szykuje się do kolejnej, ustawowej zmiany w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy rejestrującej. Jak powszechnie wiadomo jednym z obligatoryjnych elementów tej ewidencji są wystawione dla odbiorcy paragony sprzedaży.

Odbiorcą paragonu może być osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej albo firma.

W drugiej połowie roku 2021 ustawodawca chce wprowadzić możliwość wystawiania przez sprzedawców e-paragonów z jednoczesnym, stopniowym odejściem od stosowania paragonów papierowych. O co dokładnie chodzi?

Co to jest e-paragon

E-paragon będzie stanowić dokument elektroniczny zawierający podobne dane co aktualny, papierowy paragon fiskalny jednakże będzie generowany z kasy fiskalnej pod postacią cyfrowego dokumentu sprzedaży. E-paragon, czyli elektroniczna postać paragonu fiskalnego może jednak nieznacznie różnić się od swojej dotychczasowej wersji papierowej (uwarunkowane to będzie elektroniczną postacią dokumentu).

Należy podkreślić, iż zasady wystawiania paragonów dla osób fizycznych oraz potencjalnych firm w przypadku ubiegania się o fakturę nie mają ulec zmianie.

Początkowo prawodawca chce, aby sprzedawca mógł dokumentować zrealizowaną transakcję sprzedaży za pomocą paragonu w formie papierowej albo paragonu w formie elektronicznej.

Jednak wygenerowanie i przekazanie e-paragonu kupującemu będzie wymagać uzyskania przez sprzedawcę zgody od nabywcy co do:

1. Formy udokumentowania danej sprzedaży – paragon papierowy lub e-paragon,
2. Sposobu (metody) przesłania e-paragonu do nabywcy.

Warto zaznaczyć, iż gdy sprzedawca nie dokończy danej sprzedaży i dokona anulacji tej transakcji, wówczas kasa wygeneruje anulowany dokument sprzedaży – paragon lub fakturę w postaci:

• elektronicznej i papierowej, albo
• tylko elektronicznej.

Docelowo w dalszym czasie e-paragony mają zastąpić tradycyjne paragony papierowe.

Wdrożenie e-paragonu

Resort finansów wraz Ministerstwem Rozwoju, Pracy i Technologii utworzyło dwa projekty rozporządzeń z dnia 25.01.2021r. stanowiące wyznacznik kierunku wprowadzania regulacji prawnych funkcjonowania e-paragonów wraz z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących generujących owe paragony. Są to projekty dotyczące:

• kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii oraz
• pozostałych wymagań technicznych dla kas rejestrujących.

Kasy rejestrujące umożliwiające wystawienie e-paragonu

Aktualnie na rynku dostępne są 3 warianty kas rejestrujących. Pierwszym typem kas są kasy fiskalne z elektroniczną kopią zapisu danych, umożliwiające zapis danych transakcyjnych na kartach pamięci oraz papierowy druk paragonów sprzedaży.

Drugim typem kas rejestrujących są coraz powszechniej stosowane kasy on-line, które elektronicznie łączą się z rządowym systemem obsługi kas on-line i te właśnie kasy umożliwiają generowanie paragonów sprzedaży w formie papierowej jak i elektronicznej. Ponadto umożliwiają przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej. Kasy rejestrujące on-line poza przekazywaniem danych o transakcjach potrafią przesyłać elektronicznie do systemu rządowego również niezbędne dane przy rejestracji kasy, rezygnacji z kasy, zmianie danych dotyczących danej kasy czy dokonywaniu jej serwisowania bądź przeglądów.

Trzecim typem kas rejestrujących są tzw. wirtualne kasy rejestrujące stanowiące specjalne oprogramowanie umożliwiające tak jak dotychczasowe typy kas (on-line) prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, generowanie e-paragonów oraz przepływ niezbędnych informacji z ministerialnym system obsługi kas.

Tylko kasy fiskalne on-line oraz wirtualne kasy rejestrujące będą umożliwiać wystawienie e-paragonu. Ustawodawca mimo wprowadzania e-paragonu nie będzie dążył do szybkiej likwidacji paragonu w postaci papierowej. Tak więc kasy fiskalne on-line oraz wirtualne kasy rejestrujące będą pozwalały na generowanie e-paragonu jak i papierowego paragonu fiskalnego przynajmniej przez jakiś czas.