W ramach dzisiejszego artykułu zastanowimy się czy kupujący który otrzymał fakturę bez swojego NIP może taki dokument uznać za podstawę do zaksięgowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.

Kiedy wydatek jest kosztem podatkowym?

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów.

Warunkiem uznania wydatku za koszt podatkowy jest właściwe udokumentowanie. W tym zakresie warto sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdzie w par. 6 ust. 3 pkt 1 i pkt 3 czytamy, że podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

• inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

WAŻNE

Zgodnie z par. 10 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym.

Faktura bez NIP nie wyklucza prawa do ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego

Jak wynika z przytoczonych przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawowym dowodem księgowym jest faktura, ale kwestię danych jakie powinny na niej widnieć, czy też sposobu korygowania tych danych reguluje już ustawa o podatku od towarów i usług.

Obowiązkowe elementy faktury zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy VAT, gdzie w pkt 5 wskazano numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Należy podkreślić, że poniesiony wydatek spełniający przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy PIT udokumentowany w sposób wymagany odrębnymi przepisami być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Ewentualne braki formalne – jak choćby w postaci braku NIP nabywcy – nie stanowią przeszkody do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

W powyższym zakresie ważne jest jednak aby faktura dokumentowała rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Pamiętajmy, że sama faktura nie tworzy kosztów. Jak wskazał WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 08.06.2016 r. I SA/Po 1292/15 sam jednak fakt posiadania faktur czy rachunków nie przesądza o możliwości zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, gdy nie spełniają one warunku rzetelności.

Na zakończenie przywołajmy treść wyroku WSA w Poznaniu z dnia 08.05.2014 r. I SA/Po 760/13, gdzie można przeczytać w uzasadnieniu, że nawet prawidłowo wystawione dokumenty nie dają podstawy do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów, jeśli transakcje nimi udokumentowane nie miały w rzeczywistości miejsca. Jakkolwiek wadliwość dokumentu nie przesądza jeszcze, że stwierdzony nim wydatek nie został poniesiony i nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, to jednak dla uznania tego wydatku za koszt konieczne jest, by z pozostałych okoliczności sprawy można było jasno wywieść przebieg zdarzenia gospodarczego – tak, by możliwe było ustalenie faktu poniesienia wydatku, jego związku z przychodem, a także tego, na czyją rzecz wydatek został poniesiony.

Faktycznie poniesiony wydatek może zostać uznany za koszt podatkowy, choćby poniesiono go na rzecz innego podmiotu niż figurujący na fakturze, jednakże w takiej sytuacji to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że wydatek w określonej wysokości został poniesiony właśnie na rzecz tego innego podmiotu.

Reasumując powyższe można stwierdzić, że brak numeru NIP na fakturze zakupowej nie pozbawia nabywcy prawa do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu pozarolniczej działalności gospodarczej jeżeli faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. W takim wypadku braki formalne faktury nie są istotne.

Dokumentowanie poniesienia wydatku mającego stanowić koszt uzyskania przychodu nie może ograniczać się jedynie do posiadania przez podatnika faktury. Faktura musi bowiem odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Nie będzie można uznać za prawidłową fakturę, gdy ta w rzeczywistości nie odpowiada zdarzeniu gospodarczemu, które dokumentuje, w szczególności, gdy zdarzenie gospodarcze w ogóle nie zaistniało, zaistniało w innej niż wskazano dacie lub w rozmiarach innych niż wynika z faktury bądź też zaistniało między innymi, niż to stwierdza faktura, podmiotami gospodarczymi (wyrok WSA w Gdańsku z dnia 10.06.2025 r I SA/Gd 1026/24).