Opublikowano: 2026-06-22

Podatnicy zwolnieni z VAT mają wątpliwości czy ujmować w kosztach uzyskania przychodów 75% z wydatków eksploatacyjnych dotyczących samochodu osobowego użytkowanego w działalności czy może 100% z tych wydatków.

Co natomiast z wydatkami za opłaty dotyczące leasingu, najmu dzierżawy?

Zwolnienie z opodatkowania podatkiem VAT

Podatnicy posiadający siedzibę w Polsce mogą pod pewnymi warunkami skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem VAT w stosunku do dokonywanej sprzedaży w ramach tej działalności:

• przedmiotowego z VAT – zwolnienie ze względu na sprzedaż niektórych towarów lub usług,
• podmiotowego z VAT – zwolnieniu podlega podmiot (podatnik) i dokonywana przez niego sprzedaż.

Na mocy art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) zwolnienie podmiotowe z VAT przysługuje podatnikowi w odniesieniu do sprzedaży:

1. realizowanej przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium RP, oraz
2. nie rozpoczął sprzedaży towarów lub usług powodującej utratę prawa do zwolnienia podmiotowego z VAT z VAT (wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT), oraz
3. u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku VAT, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym limitu rocznego – 240.000 zł (Osoba fizyczna rozpoczynająca w trakcie roku działalność gospodarczą (nie od 1 stycznia) limit zwolnienia podmiotowego z VAT musi ustalić w proporcji do okresu prowadzenia działalności w roku jej rozpoczęcia).

W tym miejscu powstaje pytanie. Co należy wliczać do limitu zwolnienia z VAT – 240.000 zł?

ISTOTNE:

Należy podkreślić, iż podatnik wyłącza z wartości sprzedaży porównywanej do limitu zwolnienia z VAT – 240.000 zł wartość:

• sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – co ważne podlegających amortyzacji,
• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), która nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce,
• sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI), która nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce,
• odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych z VAT przedmiotowo (ze względu na rodzaj towaru lub usługi), jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych (m.in. transakcje związane z nieruchomościami, usługi zwolnione przedmiotowo z VAT – usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, udzielania poręczeń, gwarancji i wszelkich innych zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych, usługi zarządzania różnymi funduszami np. PPK, OFE, PPE, portfelami inwestycyjnymi, usługi, których przedmiotem są instrumenty finansowe, usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, pozostałe usługi).

Poza ww. zwolnieniami warto wspomnieć o tym, iż czynny podatnik VAT może prowadzić działalność gospodarczą, w której będzie realizował:

1. sprzedaż opodatkowaną VAT, oraz
2. sprzedaż przedmiotowo zwolnioną z VAT (np. najem prywatny, usługi fizjoterapeutyczne, usługi ratownika medycznego, wiele innych wynikających z art. 43 ustawy o VAT)

– a na cele sprzedaży zwolnionej może w całości przeznaczyć wydatki dotyczące nabycia i eksploatacji samochodu osobowego. W takiej sytuacji wszystkie wydatki odnośnie samochodu osobowego będą dotyczyły wyłącznie sprzedaży zwolnionej a więc bez prawa do odliczenia podatku VAT.

Warto wspomnieć i o tym, iż polscy przedsiębiorcy już od 2025r. mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT (w ramach procedury SME) również w sytuacji sprzedaży towarów lub usług do części krajów UE (chodzi o kraje, które zaimplementowały procedurę zwolnienia z VAT – SME).

Koszty użytkowania i eksploatacji samochodu osobowego

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592 zwanej dalej ustawą o PIT), koszt uzyskania przychodów to wydatek, który:

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• jest w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• jest właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o PIT – ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki dotyczące użytkowania i eksploatacji samochodu osobowego w firmie mogą dotyczyć:

• opłat za leasing, najem, dzierżawę,
• paliwa, napraw, przeglądów, części zamiennych, innych,
• opłat za przejazd autostradą, za parking, inne podobne.

Czynny podatnik VAT – 75% czy 100% kosztów eksploatacji samochodu osobowego

Jeżeli przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT użytkuje samochód osobowy w działalności w sposób mieszany (prywatnie i w firmie):

1. na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy,
2. użyczony,
3. zakupiony na podstawie umowy, faktury, dokumentu celnego

– wówczas może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na eksploatację tego samochodu osobowego w wysokości 75% tych wydatków.

Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczy tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej a to się wiąże z:

1. zgłoszeniem tego samochodu na formularzu VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego, jako samochodu używanego tylko dla celów działalności (opodatkowanej VAT),
2. rzeczywistym użytkowaniem samochodu osobowego wyłącznie w działalności (bez użytku prywatnego) – stworzenie w formie pisemnej reguł, zasad wykluczających użytek prywatny,
3. prowadzeniem ewidencji kilometrów VAT potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej.

Co natomiast z podatnikiem zwolnionym z VAT? On przecież nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT.

Podatnik zwolniony z VAT – 75% czy 100% kosztów eksploatacji samochodu osobowego

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

• sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
• konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów VAT nie dotyczy samochodów osobowych:

• przeznaczonych do odsprzedaży (wytworzonych, jako wyroby gotowe lub nabytych, jako towary handlowe) – jeżeli odprzedaż, sprzedaż stanowi przedmiot działalności podatnika,
• oddanych w użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika,
• użytkowanych w sposób mieszany, czyli w działalności i prywatnie,
• w stosunku, do których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków z nimi związanych.

ISTOTNE:

Zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy o PIT w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji kilometrów VAT uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Powyższa zasada nie ma jednak zastosowania do podatnika, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT ze względu na użytkowanie samochodu osobowego w sposób mieszany.

Widać wyraźnie pewien dysonans, ponieważ:

1. z art. 23 ust. 5f ustawy o PIT wynika, że widać nieprowadzenie przez podatnika ewidencji kilometrów VAT zostaje potraktowane, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika a jedyny wskazanym wyjątkiem od takiego patrzenia jest używanie samochodu osobowego w sposób mieszany,
2. z art. 86a ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT wynika, obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT nie mają także podatnicy, którzy nie mieli prawa do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z danym samochodem osobowym.

Krótko mówiąc ustawa o VAT przewiduje, iż zwolnionym z obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT jest podatnik bez prawa do odliczenia VAT od nabycia i eksploatacji danego samochodu.

Ustawa o PIT wskazuje jednak, iż wszyscy podatnicy poza tymi, którzy:

1. użytkują samochód osobowy w sposób mieszany (nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów VAT),
2. użytkują samochód osobowy tylko na cele działalności gospodarczej (mają obowiązek prowadzenia ewidencji kilometrów VAT)

– są uznawani, jako nieprowadzący ewidencję kilometrów VAT nawet, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów ustawy o VAT są od tego zwolnieni. Mowa tu właśnie o podatnikach zwolnionych z VAT.

Dlatego w przypadku podatników zwolnionych z VAT bezpiecznie jest ujmować w kosztach uzyskania przychodów wydatki na samochód osobowy takie jak:

• opłaty za leasing, najem, dzierżawę w wysokości 100% opłat wynikających z tych umów,
• wydatki eksploatacyjne w wysokości 75%.

Oczywiście podatnik zwolniony z VAT może posłużyć się innymi dokumentami potwierdzającymi użytkowanie samochodu osobowego wyłącznie na cele działalności gospodarczej albo zaprowadzić ewidencję kilometrów VAT, do którego nie jest zobowiązany prowadzić. Niemniej poza wspomnianą ewidencją gromadzone przez podatnika dokumenty muszą jednoznacznie udowadniać, iż dany samochód osobowy jest użytkowany wyłącznie w działalności gospodarczej. Tylko tak może podjąć próbę ujmowania 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodów. To rozwiązanie należy jednak poprzedzić wysłaniem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w konkretnej sprawie podatnika i w konkretnych okolicznościach, w których podatnik użytkuje dane auto.

Powyższe potwierdza m.in. stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 25.03.2021r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.725.2020.2.MK w której uznaje, że

„(…) Jednocześnie należy mieć na uwadze, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewiduje, jako warunku zaliczenia wydatków z tytułu rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodów, konieczności wykorzystywania przedmiotu leasingu wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podstawą zaliczenia wydatków z tego tytułu jest spełnienie kryteriów wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zostaną one spełnione, podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów raty leasingowe w pełnej wysokości.

W związku z powyższym, jeżeli zawarta umowa leasingu spełnia określone w art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych warunki oraz finansujący w dniu jej zawarcia nie korzysta ze zwolnień wymienionych w art. 23b ust. 2 ww. ustawy, to korzystający może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie poniesione wydatki związane z przedmiotem umowy leasingu. Przy ocenie możliwości zaliczenia wydatków związanych z umową leasingu operacyjnego do kosztów uzyskania przychodów, należy także mieć na uwadze generalną zasadę kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o której mowa w cyt. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego (Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i w dniu 20 stycznia 2016 r. podpisał umowę leasingu samochodu osobowego, spełniającą warunki uznania jej za umowę leasingu operacyjnego – art. 23b ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca zamierza użytkować samochód osobowy w sposób mieszany – zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych) oraz obowiązujące uregulowania prawne uznać należy, że jeżeli na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług Wnioskodawca nie jest obowiązany do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług oraz, przy założeniu, że leasingowany samochód osobowy służy jako środek transportu w pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawcy, jako środek transportu w realizacji opisanych „podróży służbowych” związanych z aktywnością zawodową, to ponoszone wydatki na opłaty leasingowe, koszty przeglądów i napraw (usługi serwisowe wraz z zakupem części zamiennych), zakup paliwa, olejów, wymiany ogumienia i inne bieżące koszty eksploatacyjne będą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i zostaną prawidłowo udokumentowane.

Zatem, odnosząc się do poszczególnych kategorii wydatków, które wskazane zostały w sformułowanym pytaniu – i znalazły oparcie w opisie stanu faktycznego, tj. wydatków na raty leasingowe oraz koszty eksploatacyjne (wydatki na benzynę, naprawy, wymienione podzespoły, klocki hamulcowe, opony, żarówki, pióra wycieraczek) – do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawca może zaliczyć:

1. koszty leasingu: 100% opłat wynikających z umowy leasingu,
2. koszty przeglądów i napraw (usługi serwisowe wraz z zakupem części zamiennych): 75% poniesionych kosztów,
3. koszty zakupu paliwa, olejów, wymiany ogumienia i inne bieżące koszty eksploatacyjne związane z utrzymaniem pojazdu: 75% poniesionych kosztów. (…)”.