Krajowy System e-Faktur diametralnie zmienił obieg dokumentów w sferze biznesowej. Niegdyś doręczane elektronicznie lub papierowo dokumenty zostały zastąpione scentralizowanym systemem, który gwarantuje dostarczenie faktury w czasie rzeczywistym. Korygowanie faktur in minus nastręczało przedsiębiorcom wielu dodatkowych obowiązków – konieczne było gromadzenie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty. Czy KSeF zmienił ten stan rzeczy?

Faktury wystawiane w tradycyjnej formie korygujemy na dotychczasowych (jednak nieco zmienionych) zasadach

Przepisy ustawy o VAT w art. 29a normują zasady związane z obniżaniem podatku należnego. Faktury korygujące in minus wystawiane w tradycyjnej (papierowej lub elektronicznej) formie wymagają dodatkowej dokumentacji tak jak do tej pory, jednakże przepis w tym zakresie został nieco zmodyfikowany.

Dotychczasowe przepisy obowiązujące do 31 stycznia 2026 roku stanowiły, że warunkiem obniżenia podatku należnego było:

• posiadanie dokumentacji, z której wynika, że sprzedawca uzgodnił z kontrahentem warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.

Nowe przepisy obowiązujące od 1 lutego 2026 roku stanowią, że warunkiem obniżenia podatku należnego jest:

• posiadanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, jeżeli sprzedawca wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana.

Ustawodawca przywrócił do porządku prawnego przejrzystą regułę, która obowiązywała podatników kilka lat temu. Dość szerokie pojęcie „dokumentacji” zostało zastąpione precyzyjną regułą posiadania potwierdzenia otrzymania faktury np. w formie podpisu nabywcy na dokumencie, czy doręczenia faktury korygującej pocztą.

Korekty przesyłane do KSeF nie wymagają dodatkowego potwierdzenia. Potwierdzenie może okazać się przydatne dla korekt wystawianych w trybach awaryjnych

Nowe brzmienie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT stanowi prostą regułę wedle której obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Zatem samo wystawienie i przesłanie korekty do KSEF daje podatnikowi prawo pomniejszenia podatku należnego.

Wyjątki dotyczą faktur korygujących wystawionych w trybie (art. 29a ust. 13b ustawy o VAT):

• Offline24 – (art. 106nda ustawy o VAT) dla podmiotów nieobjętych obowiązkiem KSeF,
• Offline – (art. 106nh ustawy o VAT) dla podmiotów nieobjętych obowiązkiem KSeF,
• Awaryjnym – (art. 106nf ustawy o VAT) dla podmiotów nieobjętych obowiązkiem KSeF oraz dla podmiotów objętych obowiązkiem KSeF,

– w tym przypadku, podatnik także ma prawo do obniżenia podatku należnego w okresie przesłania faktury do KSEF, jednakże jeśli wcześniej uzyska „tradycyjne potwierdzenie” otrzymania korekty ma prawo do wcześniejszego pomniejszenia VAT na podstawie tego potwierdzenia.

Niedopełnienie obowiązku wysyłki korekty do KSeF przez sprzedawcę nie zwalnia nabywcy z obowiązku pomniejszenia VAT

Wątpliwości interpretacyjne pojawiają się w stanach faktycznych, które nie są uregulowane wprost w przepisach. Taką okolicznością może być sytuacja, w której sprzedawca nie przesyła korekty do KSeF pomimo takiego obowiązku.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 3 czerwca 2026 roku na interpelację nr 17096 w sprawie momentu korekty naliczonego podatku VAT na podstawie faktur korygujących wystawianych poza KSEF podkreśliło, że niedopełnienie przez sprzedawcę obowiązków na gruncie KSEF jest bez znaczenia dla momentu pomniejszenia VAT z faktury korygującej. Ministerstwo Finansów wprost stwierdziło, że

„W przypadkach otrzymania faktur wystawionych z pominięciem KSeF, w sposób tradycyjny (papierowo lub elektronicznie), za moment otrzymania faktury należy przyjąć chwilę faktycznego otrzymania takiej faktury. Ta sama zasada obowiązuje również w przypadku otrzymania faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowanie oraz należny podatek VAT.”

Inaczej rzecz ujmując nabywca, który otrzyma korektę poza KSeF będzie zobligowany do skorygowania odliczonego wcześniej podatku VAT. Ministerstwo Finansów podkreśliło ponadto, że w takim przypadku nie ma znaczenia, że faktura pierwotna została wysłana do KSeF, czy też korekta wystawiona w tradycyjnej formie została przesłana z opóźnieniem do KSeF lub wcale nie trafiła do KSeF pomimo prawnego obowiązku.

Reasumując, jeśli nabywca wszedł w posiadanie korekty będzie on tym samym zobligowany do skorygowania podatku naliczonego. System KSeF jest w tym przypadku bez znaczenia. Teza ta została podkreślona w przytoczonej wyżej odpowiedzi MF na interpelację poselską:

„Okoliczność, że faktura korygująca została wystawiona poza KSeF, pomimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSEF (art. 106j ust. 4 w zw. z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), może mieć znaczenie dla oceny prawidłowości działania podatnika, który taką fakturę wystawił. Nie wpływa to jednak na moment korekty „in minus” podatku naliczonego po stronie nabywcy, jeżeli dokument został mu faktycznie doręczony i spełnia wymogi faktury korygującej.”

W porządku prawnym istnieją dwa równoległe sposoby doręczania korekt – podsumowanie

Reasumując rozważania poczynione w niniejszym wpisie stwierdzić należy, iż KSeF nie zlikwidował tradycyjnej formy doręczania faktury korygującej. Podatnicy, którzy z rozmaitych przyczyn nie przesyłają korekty do KSeF mają prawo w dalszym ciągu skutecznie doręczyć korektę nabywcy ze wszystkimi tego konsekwencjami zarówno dla sprzedawcy jak i dla nabywcy. Z kolei nowe rozwiązanie w postaci możliwości doręczania korekt przez KSeF to dla przedsiębiorców znaczące ułatwienie, bowiem nie muszą oni gromadzić jakichkolwiek dodatkowych dokumentów, czy potwierdzeń. To z pewnością jedna z zalet systemu KSeF, która usprawnia pracę przedsiębiorcom. Przypomnieć jednak należy, iż wystawca faktury korygującej za uchybienia na gruncie KSeF może ponieść określone przepisami prawa konsekwencje. Zasadność pomniejszenia VAT należnego w sytuacji, gdy istniał obowiązek przesłania faktury do KSeF może być również przedmiotem sporów z fiskusem.

Autor: Łukasz Kluczyński