W zależności od wielkości przychodów osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może być zobowiązana do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub księgi rachunkowej. W poniższym artykule zastanowimy się czy w przypadku rezygnacji z prowadzenia księgi rachunkowej powstaje obowiązek zawiadomienia o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych w podatku PIT

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić:

• podatkową księgę przychodów i rozchodów albo
• księgi rachunkowe

– zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r., natomiast zasady prowadzenia księgi rachunkowej reguluje ustawa o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze.

Dalej wskażmy, że zgodnie z art. 24a ust. 4 ww. ustawy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

W myśl art. 24a ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska może prowadzić księgi rachunkowe również od początku następnego roku podatkowego, jeżeli przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

W tym przypadku podatnik informuje o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L, składanym za rok podatkowy, w którym były prowadzone. Jeżeli księgi prowadziła spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, informację składają wszyscy wspólnicy.

Limit kwotowy wskazany w art. 24a ust. 4 ww. ustawy, zobowiązujący podatnika do zaprowadzenia ksiąg rachunkowych precyzuje art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Stanowi on, że przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się, z zastrzeżeniem ust. 3, do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

• osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich oraz
• przedsiębiorstw w spadku

– jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro.

Przy czym – stosownie do art. 3 ust. 3 ww. ustawy o rachunkowości wielkość wyrażoną w euro przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zależy więc od formy prawnej jednostki lub wielkości osiąganych przychodów, nie zaś od przedmiotu działalności i sposobu opodatkowania.

WAŻNE

Jeżeli podatnik podatku PIT prowadzący działalność gospodarczą nie przekracza limitu przychodu określonego w przepisach ustawy o rachunkowości może wybrać prowadzenie księgi rachunkowej na zasadzie dobrowolności.

Brak obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o rezygnacji z prowadzenia księgi rachunkowych

Z treści cytowanego art. 24a ust. 5 ustawy PIT wynika, że w przypadku fakultatywnego wyboru prowadzenia księgi rachunkowej podatnik ma obowiązek zawiadomienia o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Odbywa się to poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu PIT-36 lub PIT-36L.

Należy wskazać, że z treści przywołanych aktów prawnych nie wynika natomiast obowiązek zawiadomienia naczelnika US o rezygnacji z prowadzenia księgi rachunkowej i przejściu na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podkreślić należy, że norma taka nie została zawarta ani w ustawie PIT, ustawie o rachunkowości ani w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Na zakończenie wskażmy, że do końca 2017 roku obowiązywał art. 24a ust. 3a ustawy PIT zgodnie z którym podatnicy rozpoczynający działalność albo opodatkowani w poprzednim roku podatkiem ryczałtowym lub podatnicy prowadzący księgi rachunkowe mieli obowiązek zawiadomienia (w formie pisemnej) naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania o rozpoczęciu prowadzenia PKPiR w terminie 20 dni od dnia jej założenia.

Przepis ten został uchylony i przestał obowiązywać z dniem 1 stycznia 2018 r. W konsekwencji od tego dnia nie ma już obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozpoczęciu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.