Opublikowano: 2026-09-11

Kiedy należy wystawić fakturę? To pytanie zadaje sobie często miliony przedsiębiorców. Są też i inne pytania. Kiedy należy wystawić fakturę, jeżeli szybciej otrzymano zaliczkę lub należność za przyszłą sprzedaż? Kiedy można najszybciej wystawić fakturę? Czy wystawienie faktury zależy od tego, co jest przedmiotem sprzedaży?

Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Czym jest faktura sprzedaży

Faktura sprzedaży to podstawowy – prawnie ukonstytuowany dokument sprzedaży potwierdzający wystąpienie transakcji gospodarczej w obrocie gospodarczym pomiędzy stronami widniejącymi na fakturze.

Elementy faktury sprzedaży

W nawiązaniu do art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) faktura sprzedaży powinna zawierać przynajmniej elementy wymienione w poniższej tabeli.

Obligatoryjne elementy na fakturze sprzedaży
Lp.	Uszczegółowienie
1.	Data wystawienia
2.	Kolejny numer faktury
3.	Numer NIP sprzedawcy
4.	Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
5.	Numer NIP nabywcy
6.	Data sprzedaży towarów, wykonania usługi (jeżeli jest inna niż data wystawienia), otrzymania zaliczki
7.	Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
8.	Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
9.	Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT (cenę jednostkową netto)
10.	Kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
11.	Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT (wartość sprzedaży netto)
12.	Stawka podatku VAT albo stawka podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych
13.	Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku VAT
14.	Kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT
15.	Kwota należności ogółem
16.	Pozostałe elementy wymagane w zależności od rodzaju transakcji

Fakturę sprzedaży zobowiązany wystawić jest podatnik dokonujący sprzedaży towarów lub usług, który jest:

1. czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT,
2. podatnikiem zwolnionym z VAT – w przypadku żądania nabywcy co do wystawienia faktury,
3. pozostałe przypadki.

Kiedy podatnik powinien wystawić fakturę sprzedaży

Podstawowym terminem wystawienia faktury jest 15-ty dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Natomiast gdy jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzymał zaliczkę lub całość należności wówczas fakturę wystawia nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zaliczkę lub całość należności.

Od powyższych generalnych zasad występuje jednak szereg wyjątków.

Różne terminy obowiązku wystawiania faktur – kiedy je stosować

Poza podstawowymi terminami wystawiania faktur występują także i inne terminy uzależnione od rodzaju sprzedawanych towarów i usług.

Inne terminy wystawiania faktur sprzedaży
Rodzaj sprzedawanych towarów lub usług	Termin wystawienia faktury
Świadczenie usług budowlanych lub budowlano-montażowych	Najdalej 30-tego dnia od dnia wykonania usług
Dostawa książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów stanowiących nieodpłatne świadczenie dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika	Najdalej 60-tego dnia od dnia wydania towarów
Czynności polegające na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem importu usług	Najdalej 90-tego dnia od dnia wykonania czynności
Dostawa towarów lub świadczenie usług, dla których obowiązek opodatkowania w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury (ochrona, najem, dzierżawa, leasing, usługi prawnicze, stała obsługa biurowa, pozostałe)	Najdalej 90-tego dnia od dnia wykonania czynności
Dostawa książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw	Najdalej 120-tego dnia od pierwszego dnia wydania towarów

W praktyce gospodarczej może zdarzyć się sytuacja, w której nabywca nie zwrócił opakowania, choć umowa go do tego obligowała. Czy w takiej sytuacji podatnik powinien wystawić fakturę na wartość niezwróconego opakowania? Jeżeli tak to, kiedy?

W przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania podatnik – sprzedawca wystawia fakturę nie później niż:

• 7-tego dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – jeżeli umowa przewidywała zwrot opakowania,
• 60-tego dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.

Faktura na żądanie

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT jak i podatnikami zwolnionymi z VAT spotykają sytuacje, w których nabywca zgłasza żądanie wystawienia faktury. Kiedy to wystąpi? Kiedy nabywca jest przykładowo konsumentem, rolnikiem ryczałtowym albo innym podatnikiem nieposiadającym numeru identyfikacyjnego NIP. Kiedy wówczas należy wystawić fakturę sprzedaży?

Jeżeli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury sprzedaży wystawienia faktury w okresie 3 miesięcy (licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) a podatnik – sprzedawca nie miał obowiązku ją wystawić według ogólnej zasady wystawiania faktur wówczas wystawia fakturę:

1. nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo otrzymano zaliczkę lub całość należności przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
2. nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia ww. żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Czy fakturę sprzedaży można wystawić jeszcze przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi?

Czy sprzedawca może wystawić fakturę sprzedaży zanim jeszcze dokona dostawy towarów lub wykonana usługę? Jak najbardziej tak ale wciąż musi uważać na ustawowe terminy wystawiania faktur, które zostały przewidziane na tę okoliczność.

Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktury sprzedaży nie mogą być wystawione wcześniej niż 60-tego dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (nie dotyczy niektórych usług, gdy dla rozliczenia danej transakcji określono okresy rozliczeniowe), albo
• otrzymaniem zaliczki lub całości należności jeszcze przed dokonaniem dostawy towaru lub realizacją usługi.

Czy można wystawić fakturę jeszcze wcześniej?

Tak, ale zgodnie z art. 106i ust. 8 ustawy o VAT dotyczy to tylko poniżej określonych przypadków sprzedaży towarów i usług pod warunkiem, że faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy:

1. świadczenie usług, dla których w związku z ich wykonaniem ustalano następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń,
2. dostawa towarów dokonywana na rzecz podatnika ułatwiającego dostawę towarów oraz przez tego podatnika i dotycząca transakcji takich jak SOTI (towary odpowiadające równowartości 150 euro), WSTO, dostawa towarów na terytorium RP oraz nieodpłatna dostawa towarów na terytorium RP,
3. dostawa towarów, świadczenie usług, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury np.: dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenie usług telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (usługi zarządzania, finansowe, ubezpieczeniowe, inne), najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego z wyjątkiem usług nabywanych w ramach importu usług.