Implementacja KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur wymagała od przedsiębiorców oraz działów finansowo-księgowych dostosowania się do nowych regulacji, które po dziś dzień przeplatają się z dokumentacją tradycyjną. Problemów nastręcza w szczególności korygowanie faktur, które zostały wystawione przed obowiązkiem stosowania KSeF. Tytułem wstępu podkreślamy ponadto, iż nie analizujemy w tym wpisie wystawiania faktur (w tym korekt) w trybach awaryjnych, czyli w sytuacjach nadzwyczajnych, gdzie dopuszcza się fakturowanie w tradycyjnej formie.

Czy korekty do faktur sprzed KSeF winny mieć postać ustrukturyzowaną?

Zasadniczo każda faktura korygująca powinna zostać przesłana do KSeF, chyba, że dany podmiot został wyłączony z obowiązku stosowania KSeF. Nie ma więc znaczenia, czy korygowany dokument został wystawiony w formie faktury tradycyjnej, czy ustrukturyzowanej. Nieistotny jest także fakt, czy korekta wpływa na wartość faktury pierwotnej, czy modyfikuje inne dane formalne jak np. termin płatności, czy adres nabywcy.

Ministerstwo Finansów w udostępnionym Podręczniku KSeF 2.0 Cz. II 'Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF’, objaśnia zasady emitowania ustrukturyzowanych faktur korygujących. W podręczniku omówiono także możliwość wystawiania zbiorczych faktur korygujących jednocześnie do faktur pierwotnych ustrukturyzowanych oraz do faktur pierwotnych tradycyjnych. Przykładem takiej zbiorczej faktury korygującej może być przyznanie rocznego rabatu.

Faktura korygująca, która co do zasady obowiązkowo jest przesyłana do KSeF, w sytuacji gdy odnosi się do papierowej/elektronicznej faktury pierwotnej zawiera wówczas znacznik korygowania dokumentu poza KSeF, który obejmuje wyłącznie numer faktury nadany przez sprzedawcę.

Korekty do faktur sprzed KSeF na NIP nabywcy – czy konieczne jest wystawienie korekty do zera?

Przedsiębiorca, który wystawi fakturę w KSeF z błędnym NIP nabywcy, aby wyeliminować ten błąd winien „wyzerować” fakturę pierwotną i wystawić nowy dokument. Szerzej ten aspekt omówiliśmy już w innym wpisie naszego bloga (https://www.taxe.pl/blog/3620/ksef-korygowanie-faktur-do-zera-na-bledny-nip-skutki-podatkowe-ujecie-korekty-i-nowej-faktury-interpretacja-fiskusa/).

Z założenia wyemitowanie faktury ustrukturyzowanej z błędnym NIP sprawia, iż docelowy nabywca nie otrzyma jej w KSeF co determinuje konieczność wystawienia nowego dokumentu.

Korygowanie faktury do zera nie będzie jednak działaniem prawidłowym w stosunku do korygowania danych nabywcy na fakturze pierwotnej wystawionej przed obowiązkiem KSeF, o ile nabywca otrzymał wcześniej fakturę. Sytuacja ta została zobrazowana na poniższym przykładzie.

Przykład 1

Pani Anna wystawiła w styczniu 2026 roku fakturę tradycyjną, gdzie doszło do pomyłki w dwóch ostatnich cyfrach NIP nabywcy. Odbiorca faktury zgłosił ten problem Pani Annie dopiero w sierpniu 2026 roku.

Pani Anna nie wystawia w tym przypadku faktury korygującej do zera, lecz emituje korektę wskazując jako treść prawidłową właściwy NIP nabywcy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami taką fakturę korygującą Pani Anna powinna również przesłać do KSeF.

Słuszność dla takiego postępowania potwierdza w szczególności Krajowa Administracja Skarbowa. Autor publikacji otrzymał potwierdzenie prawidłowości takiego postępowania w wiadomości e-mail w odpowiedzi na pytanie wystosowane do Krajowej Informacji Skarbowej (stan na sierpień 2026).

ISTOTNE:

Jakiekolwiek modyfikacje faktury pierwotnej wymagają każdorazowo wystawienia faktury korygującej z obowiązkiem przekazania jej do KSeF. Noty korygujące emitowane przez nabywców zostały całkowicie wycofane z porządku prawnego.

Praktyka pokazuje, iż przedsiębiorcy wystawiają korekty poza KSeF wbrew obowiązkowi – odpowiedź MF na interpelację poselską

Praktyka pokazuje, że liczne podmioty obowiązane do stosowania KSeF w dalszym ciągu wystawiają faktury korygujące poza KSeF, także w przypadku gdy faktura pierwotna miała postać ustrukturyzowaną.

Problem ten został podniesiony w szczególności w odpowiedzi Ministerstwa Finansów na interpelację poselską w tym przedmiocie, sygn. PT3.054.3.2026 z dnia 3 czerwca 2026 r. W odpowiedzi tej odnajdujemy ważną tezę dla nabywcy korekty/odbiorcy faktury. Mianowicie, w przypadku, gdy sprzedawca emituję wbrew obowiązkowi fakturę korygującą poza KSeF doręczając ją nabywcy, faktura taka wywołuje skutki prawne m.in. w postaci obowiązku pomniejszenia podatku VAT. Inaczej rzecz ujmując nabywca, który otrzyma poza KSeF korektę in minus będzie obowiązany do pomniejszenia podatku VAT naliczonego w dacie otrzymania korekty.

Podsumowując poczynione w niniejszym wpisie rozważania można dojść do wniosku, iż w dobie KSeF każda faktura, w tym faktura korygująca powinna przyjąć postać ustrukturyzowaną, jednakże w praktyce w dalszym ciągu funkcjonują dwa obiegi dokumentów. Być może sankcje za uchybienia w KSeF, które będą obowiązywać od 2027 roku sprawią, że faktury korygujące emitowane poza KSeF będą występować niezwykle rzadko. Ponadto od 2027 roku podmioty z obrotem do 10 000 zł miesięcznie także będą zobligowane do fakturowania w KSeF co dodatkowo ograniczy obieg tradycyjnych papierowych dokumentów.

Autor: Łukasz Kluczyński