Przedmiotem dzisiejszej analizy będzie kwestia możliwości rozliczenia jako kosztu podatkowego przez przedsiębiorcę wydatków ponoszonych przez pracowników na przejazdy Uberem. W szczególności zastanowimy się jaki dokument może być w takim przypadku podstawą księgowania kosztu u przedsiębiorcy.

Wydatki na przejazdy pracowników jako koszt podatkowy pracodawcy

W oparciu o treść art. 22 ust. 1 ustawy PIT możemy wskazać, że kosztem uzyskania przychodów będzie taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami podatkowymi są również wydatki na rzecz pracowników, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe np. diety oraz inne należności związane z podróżą.

Jak wskazał Dyrektor IS w interpretacji z dnia 7.03.2014 r., nr IPTPB3/423-475/13-4/GG, warunkiem podstawowym zaliczenia należności wypłacanych pracownikowi z tytułu opłaconego noclegu, paliwa do samochodu służbowego, opłaty za przejazdy płatnymi autostradami, opłaty parkingowej do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, że świadczona przez niego praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, to kosztem uzyskania przychodów będzie równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu i poniesionych opłat.

WAŻNE

Zwrócone pracownikom przez pracodawcę wydatki z tytułu przejazdu Uberem poniesione w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej pracodawcy.

Dokumentowanie wydatków na przejazd Uberem przez pracowników

Jak wynika z treści art. 77(5) Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określone zostały w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika. W tym zakresie również należy stosować przepisy ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z kolei w myśl § 4  cytowanego rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Omawiane wydatki obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Z treści powyższych przepisów wynika, że przedmiotem zwrotu jest poniesiony przez pracownika udokumentowany wydatek. Jednocześnie przepisy nie wskazują jakim konkretnie dokumentem należy się posłużyć, co oznacza, że mamy do czynienia z otwartym katalogiem. W rezultacie potwierdzenie wydatku na przejazd Uberem może mieć postać paragonu czy też wydruku z aplikacji.

Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem podatnik posiada inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

WAŻNE

Jeżeli dokumentacja wewnętrzna pozwalają powiązać paragon fiskalny czy też wydruk z aplikacji Uber to tak udokumentowane wydatki na przejazdy w celach służbowych, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. 

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że wydatki ponoszone przez pracowników na przejazdy Uberem mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez pracodawcę. Ponadto w zakresie dokumentowania wydatku mamy do czynienia z otwartym katalogiem środków dowodowych.