W obrocie handlowym może zdarzyć się sytuacja gdy przedsiębiorca otrzyma od kontrahenta fakturę bez danych adresowych. Taki przypadek warto przeanalizować pod kątem możliwości zaliczenia wydatku udokumentowanego taką wybrakowaną fakturą do kosztów podatkowych.

Ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Zwróćmy uwagę, że powyższy przepis w ogóle nie odnosi się do kwestii sposobu dokumentowania wydatku, co jednak nie może oznaczać, że kwestia ta jest nieistotna z podatkowego punktu widzenia.

Otóż jak wskazał NSA w wyroku z dnia 19.02.2019 r., II FSK 548/17 ugruntowany jest pogląd, że do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego, polegającego na zakupie towarów i usług u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji. Nie wystarczy, że podatnik mógł gdziekolwiek nabyć towar i usługi oraz wykorzystać je w działalności gospodarczej, aby wydatek ten mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Jeżeli podatnik prowadzący działalność gospodarczą dokonuje określonych płatności, to powinny być one ekwiwalentem za rzeczywiście dostarczone mu towary lub usługi, te bowiem bezpośrednio odsprzedane lub wykorzystane do wytworzenia innych towarów lub usług przynoszą mu następnie przychód. Dodatkowo jak wskazał NSA w wyroku z dnia 08.08.2013 r., II FSK 2411/11 to stronę skarżącą obciążał obowiązek przedłożenia wiarygodnych dowodów dokonywanych transakcji, zarówno w odniesieniu do nabywanego towaru lub usługi, jego ilości, ceny jak i kontrahenta.

WAŻNE

Jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie tego zdarzenia. Dowód musi mieć charakter wiarygodny i rzetelny.

Faktura jako dowód księgowy

Kwestie natury praktycznej związane z księgowaniem wydatków reguluje rozporządzenie MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Na podstawie § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia można wskazać, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Co do zasady, na mocy art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy VAT  faktura powinna zawierać dane adresowe stron transakcji (wyjątkiem w tym zakresie jest faktura uproszczona, która zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy VAT nie musi zawierać takich danych).

W tym miejscu warto przywołać treść interpretacji Dyrektora KIS z dnia 5.08.2024 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.320.2024.1.AP, gdzie organ podatkowy wskazał, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy. Chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwości identyfikacji nabywcy na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

Dodatkowo warto wskazać, że nabywca towarów czy też usług ma możliwość poprawienia braków – w tym w zakresie braku adresu – w oparciu o notę korygującą. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106k ust. 1 i ust. 2 ustawy VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106k ust. 3 ustawy VAT nota korygująca powinna zawierać:

1. wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
2. numer kolejny i datę jej wystawienia;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura, o której mowa w ust. 1, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;
5. wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Noty korygujące mogą zostać wystawione przez nabywcę towaru lub usługi, w przypadku, gdy otrzymał on fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą i jego danymi adresowymi.

WAŻNE

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał fakturę bez danym adresowych sprzedawcy to możliwe jest jej ujęcie w KPiR jeżeli na podstawie innych danych i okoliczności faktycznych możliwe jest wiarygodne zidentyfikowanie dostawcy.

Podsumowując wskażmy, że formalne braki w treści faktury – takie jak omawiany brak adresu – nie oznacza bezwzględnego wykluczenia możliwości zaksięgowania faktury w KPiR. Przedsiębiorca może bowiem takie braki poprawić i uzupełnić innymi dowodami.