Jeżeli zastanawiasz się, jak będzie wyglądał typowy miesiąc z biurem Taxe.pl od momentu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, to poniższy wpis jest dla Ciebie. Przedstawiamy w nim krok po kroku, jak będą odbywały się poszczególne czynności związane z tym procesem.

Początek miesiąca – pobieranie dokumentów

Od pierwszego dnia nowego miesiąca, automatyczne systemy Taxe.pl zaczną samoczynnie pobierać z repozytorium KSeF dokumenty naszych klientów, dotyczących poprzedniego miesiąca – zarówno te sprzedażowe, jak i zakupowe.

Ten proces będzie działał w trybie kolejkowym i z uwagi na znaczną liczbę klientów będzie trwał – szacunkowo – do kilku dni. Po pobraniu dokumentów każdego kolejnego klienta, zostanie on poinformowany wiadomością e-mail o oczekujących pozycjach.

Jeżeli zależy Ci na czasie i nie chcesz czekać na automatyczne pobranie dokumentów, możesz po zalogowaniu się do Panelu Klienta proces dla swojego konta zainicjować ręcznie. Wówczas Twoje dokumenty zostaną pobrane poza standardową kolejką.

Zamknięcie miesiąca również dla dokumentów KSeF

Termin zamknięcia miesiąca aktualnie obowiązujący dla każdego pakietu, będzie dotyczył również dokumentów KSeF, które pomimo, że są już w naszym systemie, to nadal oczekują na zatwierdzenie. Istnieje bowiem uzasadniona obawa, że nie wszystkie dokumenty kosztowe, które trafią na Twoje konto KSeF, będą związane z Twoimi transakcjami lub dotyczyły Twojej działalności gospodarczej. Okres od pobrania dokumentów do dnia zamknięcia miesiąca jest więc tym okresem, w którym poprosimy Cię o przeglądnięcie pobranych dokumentów i odrzucenie tych, które nie powinny zostać zaksięgowane.

Dokumenty KSeF również wymagają opisów

Dokumenty trafiające do repozytorium KSeF, poza ustrukturyzowaną formą cyfrowego zapisu, właściwie nie zawierają żadnych dodatkowych księgowych informacji, niż obecnie zwykłe faktury w wersji papierowej. Nadal nie są określone ich związki z Twoją działalnością, więc w dalszym ciągu, w niektórych sytuacjach konieczne będzie dodawanie uwag do tych dokumentów, podobnie jak ma to miejsce aktualnie z dokumentami skanowanymi.

Księgowanie dokumentów z KSeF

Z chwilą otrzymania sygnału o zamknięciu miesiąca, czy to wykonanym ręcznie przed terminem określonym w pakiecie, czy automatycznie z chwilą upływu tego terminu, księgowi przystępują do procesu księgowego na identycznych zasadach, jak miało to miejsce wcześniej. Zapoznają się z treścią dokumentów, odrzucają te, które oznaczone zostały jako niezwiązane z Twoją działalnością, zadekretują zdarzenie gospodarcze, a następnie wprowadzają je do właściwych rejestrów księgowych.

Przesyłać dokumenty, czy nie przesyłać?

Jeżeli zastanawiasz się, czy oddzielnie przesyłać dokumenty, które zostały wysłane do KSeF, to odpowiedź brzmi: nie. Jeśli masz pewność, że dokument znajduje się w KSeF (ma nadrukowany numer KSeF), nie przesyłaj go ponownie w formie skanu / zdjęcia / pliku PDF. Spowoduje to niepotrzebne dodatkowe czynności sprawdzające i może narazić Cię na dodatkowe koszty.

Prześlij jedynie te dokumenty, które do KSeF nie zostaną przekazane, a więc najczęściej dokumenty zagraniczne, dokumenty dla lub od osób fizycznych, dokumenty fiskalne (do określonego terminu), umowy, polisy, potwierdzenia opłat lub inne, które pod obowiązek Krajowego Systemu e-Faktur nie podlegają.