KSeF w Taxe.pl – Najczęściej zadawane pytania FAQ
Poniżej zamieszczamy zestaw odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z integracją w naszym biurze Krajowego Systemu e-Faktur.
Czy obowiązkowo muszę nadać uprawnienia do KSeF dla biura Taxe.pl?
W sytuacji, gdy takie uprawnienia nie zostaną nadane, konieczne będzie ręczne przekazywanie wszystkich dokumentów pobranych z własnego konta KSeF za pośrednictwem Panelu Klienta w formie plików PDF.
Nie obowiązuje mnie KSeF lub zacznie obowiązywać od 2027 roku. Czy uprawnienia muszę nadać już teraz?
Tak, uprawnienia należy nadać już teraz. Brak obowiązku lub odroczony obowiązek stosowania KSeF dotyczy jedynie obowiązku wysyłania dokumentów do repozytorium. Nadal jednak będą trafiały na Twoje konto KSeF dokumenty od podmiotów, których obowiązek obejmuje już teraz. Należy się tam w pierwszej kolejności (od 1 lutego) spodziewać dokumentów od wielkich koncernów (telekomy, spółki energetyczne, gazownicze, czy wielkie sieci handlowe). Od 1 kwietnia będą tam trafiały dokumenty od większości krajowych firm.
Czy zamiast logować się do platformy KSeF 2.0 , mogę nadać uprawnienia przez formularz ZAW-FA?
Niestety nie. Złożenie formularza ZAW-FA wiąże się z wieloma ograniczeniami:
- Podatnik może złożyć wyłącznie jeden ZAW-FA, nie powinno być ono wykorzystywane dla biura rachunkowego;
- Formularz ZAW-FA nadaje pełne uprawnienia osobie wskazanej w formularzu, nie tylko do przeglądania i wystawiania faktur, ale również do dalszego nadawania uprawnień, dodawania administratorów, generowania certyfikatów, itd…
- ZAW-FA można złożyć jedynie dla osoby fizycznej, musiałby to być jeden konkretny pracownik naszego biura, którego w przypadku nagłej nieobecności, nie można byłoby zastąpić.
Nasze biuro posługuje się profesjonalną pieczęcią kwalifikowaną, dlatego możliwe jest nadanie uprawnienia na rzecz tej pieczęci. W dalszej kolejności następuje już po stronie biura generowanie certyfikatów dla poszczególnych księgowych, dlatego proces ten jest w pełni odporny na wyżej opisaną sytuację.
Dlaczego przy nadawaniu uprawnień mam wybrać „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, a nie „Do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy”?
Opcja „Do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy” jest przewidziana wyłącznie dla przypadku, gdy dany podmiot jest przedstawicielem podatkowym w rozumieniu art. 18a–18d ustawy o VAT (to szczególna instytucja, co do zasady związana z podatnikami niemającymi siedziby/stałego miejsca prowadzenia działalności w UE i obowiązkiem ustanowienia przedstawiciela).
Nadałem już właściwe uprawnienia. Czy oznacza to, że również moje faktury wystawione w module fakturującym przed 1 kwietnia trafią do KseF automatycznie ?
Nie. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie zdecydowaną większość naszych klientów w dniu 1 kwietnia. Do tego czasu wystawianie faktur w KSeF jest zatem dobrowolne. Jeśli faktura ma znaleźć się w KSeF przed 1 kwietnia, należy wystawić ją bezpośrednio w KSeF.
Jak wyglądać będzie wysyłka faktur z Taxe do KSeF ?
W Panelu Klienta udostępnione zostaną dwie metody wysyłki faktury do KSeF:
– metoda z wykorzystaniem dedykowanego przycisku inicjującego wysyłkę oraz
– możliwość wyeksportowania faktury do pliku w formacie XML, celem samodzielnego przekazania dokumentu do repozytorium KSeF przez użytkownika.
Skąd mam wiedzieć, że moje faktury z KSeF zostały już pobrane do Panelu ?
Od 1 marca będzie dostępna nowa sekcja w Panelu Klienta, gdzie będzie można przeglądać faktury pobrane z KSeF. Na tej liście będzie można oznaczyć, których faktur nie należy księgować oraz dodać uwagi dla księgowego. Lista ta obejmie zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe.
Czy otrzymam powiadomienie o poprawnej wysyłce moich faktur do KSeF ?
Po wysłaniu faktury do KSeF na liście dokumentów sprzedaży pojawi się numer KSeF oraz przycisk do pobrania UPO.
Czy nadanie uprawnień do wystawiania faktur oznacza, że nie będę już samodzielnie ich wystawiać ?
Nie. Uprawnienie to pozwoli na sprawną wysyłkę (zainicjowaną przez klienta) faktur sprzedaży wystawionych w module fakturującym. Taka możliwość udostępniona zostanie 1 kwietnia.
Czy dokumenty pobrane z KSeF muszę zatwierdzać ?
Nie. Dokumenty pobrane z KSeF są domyślnie oznaczone jako zatwierdzone.
Nie chcę księgować faktury pobranej z KSeF – co powinienem zrobić ?
Do dnia zamknięcia miesiąca możesz zweryfikować wszystkie dokumenty pobrane z KSeF i zdecydować, czy dany koszt powinien zostać rozliczony. Może się również zdarzyć, że dana faktura nie będzie związana z Twoją działalnością. W takim przypadku możesz ją odrzucić — nie zostanie wtedy uwzględniona w procesie księgowania.
