Opublikowano: 2026-07-04

Zgodnie z art. 743 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz., 1071) jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki.

Żaden przepis podatkowy nie ogranicza wysokości, na jaką opiewać ma zaliczka. Może ona dotyczyć części zamówienia a może dotyczyć całej wartości zamówienia. Co w takiej sytuacji?

Czym jest zaliczka

Zgodnie z tym, co objaśnia Kodeks cywilny – zaliczka to określona pomiędzy stronami umowy handlowej przedpłata na poczet realizacji przyszłej dostawy towarów lub przyszłego świadczenia usług.

Stanowi ona część wartości kompletnego zlecenia.

Zaliczka powinna być zapłacona jeszcze przed realizacją sprzedaży.

W określonych sytuacjach zaliczka podlega zwrotowi dla nabywcy a niekiedy zatrzymaniu u sprzedawcy.

Charakter prawny wpłaty

Nie każda otrzymana wpłata jest zaliczką. Aby można było mówić o wpłacie będącej zaliczką musi przed wpłatą dojść do zawarcia umowy o realizację świadczenia. Następnie zaliczka wpłacana jest na poczet przyszłej realizacji tego świadczenia.

Jeżeli przedsiębiorca otrzyma wpłatę, ale ta wpłata jest „bezimienna” tzn. nie dotyczy żadnego świadczenia, wówczas nie można mówić o zaliczce, ale o tzw. wpłacie niezidentyfikowanej, która może przybrać nawet charakter otrzymanej darowizny i podlegać opodatkowaniu według zasad właściwych dla podatku od spadków i darowizn.

W wyroku wydanym przez Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu z dnia 23.08.2012r. o sygn. I SA/Wr 736/12 wskazano, że

„[…] Przykładem akceptacji poglądów ETS (wyrażonych w wyroku C-419/02) jest na gruncie orzecznictwa krajowego miedzy innymi wyrok NSA z dnia 28 lipca 2009 r. sygn. akt I FSK 932/08, w którym Sąd stwierdził, że dla uznania wpłaconej kwoty, jako zaliczki na poczet wykonanych usług, w rozumieniu art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, istotnym jest, aby spełnione zostały łącznie następujące warunki:

• konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności miejsca świadczenia i stawki opodatkowania;
• przyszłe świadczenie musi być określone w sposób jednoznaczny, co do rodzaju towaru bądź usługi, tzn. w sposób umożliwiający ich identyfikację; a dodatkowo
• strony tego świadczenia, w momencie wpłaty zaliczki, nie mają woli dokonywania jego zmian w przyszłości.

Sąd ten stwierdził też, że „obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje m.in. w momencie otrzymania zaliczki na poczet należności za świadczenie (np. usługę lub dostawę towarów), które ma być wykonane w przyszłości”.

W ocenie orzekającego w sprawie Sądu – „zaliczka” nie jest zatem odrębnym przedmiotem opodatkowania, ale ustawodawca wiąże powstały z tego tytułu obowiązek podatkowy z konkretną czynnością podlegająca opodatkowaniu VAT. Dopóki więc nie zostanie skonkretyzowane, na poczet jakiej czynności przyszłej została uiszczona nadpłacona kwota, z samego faktu zapłaty nie można wywodzić obowiązku podatkowego w zaliczkach. Obowiązek podatkowy powstaje bowiem nie po zawarciu umowy o wykonanie usługi ani po dokonaniu nieskonkretyzowanej wpłaty, lecz po wykonaniu określonej usługi lub dokonaniu wpłaty, przy czym wpłata ta – aby miała charakter zaliczki/przedpłaty – musi być zidentyfikowana, co do tytułu czynności na poczet której dokonano wpłaty.

W powołanym wyżej wyroku (z dnia 28 lipca 2009 r. sygn. akt I FSK 932/08) NSA wyraził jeszcze bardzo istotną tezę, którą Sąd w składzie orzekającym w pełni podziela, że: „nie można rozciągać zakresu pojęcia „zaliczki” na każdą płatność, którą sprzedający otrzymał od kupującego przed wykonaniem dostawy.

Jeżeli bowiem wpłata została dokonana, zanim strony ustaliły, czego konkretnie dotyczy, to nie miała charakteru zaliczki i nie pociągała za sobą powstania obowiązku podatkowego. Oceny tej nie mogą zmienić uzgodnienia między stronami, poczynione po tym, jak sprzedający wpłatę otrzymał”. […]”.

Otrzymanie zaliczki na gruncie podatku VAT

Jeżeli otrzymana wpłata spełnia ww. cechy zaliczki wówczas czy niezależnie czy stanowi ona część wartości zamówienia czy 100% zamówienia podlega opodatkowaniu podatkiem VAT u sprzedawcy – czynnego podatnika VAT w dniu jej wpływu.

Opodatkowanie podatkiem VAT sprzedawca oblicza metodą „w stu” tzn. wpływ zaliczki na kwotę 3.000 zł oznacza kwotę zaliczki brutto. Jeżeli stawka VAT dla przyszłej sprzedaży towarów lub usług na poczet, której została wpłacona zaliczka to przykładowo 23% wówczas opodatkowanie podatkiem VAT będzie wyglądało w następujący sposób:

• 3.000 zł brutto / 1,23 = 2.439,02 netto, VAT 560,98.

Warto wspomnieć o pewnej kwestii. Jeżeli realizacja sprzedaży jednak nie zostanie wykonana wówczas sprzedawca ma obowiązek zwrócić otrzymaną zaliczkę.

Co więcej, jeżeli sprzedawca wystawił fakturę zaliczkową na 100% wartości zamówienia wówczas nie ma obowiązku wystawić faktury końcowej.

Potwierdza to stanowisko (wciąż aktualne) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanej w interpretacji indywidualnej z dnia 29.05.2019r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.186.2019.2.KO, w którym objaśnia, iż

„(…) Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane w tym zakresie przepisy należy stwierdzić, że Wnioskodawca, co do zasady nie powinien wystawić faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania zaliczki obejmującej całą zapłatę za dostawę.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym dokonanie sprzedaży i z których wynikać będzie, że należność w całości została uregulowana.

Jeżeli zatem w przypadku, gdy Wnioskodawca wystawi fakturę końcową w momencie wydania towaru, gdy uprzednio do tej samej transakcji wystawił fakturę zaliczkową (100%), w takiej fakturze końcowej powinien zostać „wyzerowany podatek”. Ponadto faktura ta powinna zawierać numer faktury (faktur) wystawionej przed dokonaniem dostawy. (…)”.

Otrzymanie zaliczki na gruncie PIT

W nawiązaniu do art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PIT) do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się:

• pobranych wpłat, lub
• zarachowanych należności

– na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Otrzymana przez sprzedawcę zaliczka na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej.

ISTOTNE:

Tylko, gdy podatnik stosuje metodę kasową PIT wówczas otrzymana zaliczka stanowi przychód z działalności podlegający opodatkowaniu podatkiem PIT w dniu jej wpływu. Dotyczy to jednak zaliczki regulowanej pomiędzy przedsiębiorcami, której otrzymanie zostanie udokumentowane fakturą.

Mówi o tym art. 14c ust. 2 ustawy o PIT – w przypadku metody kasowej rozliczania przychodów za datę powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT uważa się dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień:

1. upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo
2. likwidacji działalności gospodarczej.

Natomiast przez uregulowanie należności należy rozumieć:

1. częściowe uregulowanie należności;
2. wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Zaliczka na 100% zamówienia – na co należy uważać

Nie każda wpłata może być zaliczką. O tym już opowiedziano na początku niniejszej publikacji i warto do tego się odwołać.

Jeżeli natomiast na gruncie wcześniej wymienionych cech ustawowych (także wymienionych w ww. wyroku) otrzymana wpłata to zaliczka to czy zaliczka na 100% wartości zamówienia będzie podlegała opodatkowaniu PIT i VAT?

W przypadku podatku VAT otrzymana wpłata, która jest zaliczką albo stanowi zapłatę pełnej należności w każdym przypadku podlega opodatkowaniu VAT w dniu jej otrzymania.

Wyjątkiem od reguły jest sytuacja, w której podatnik, który otrzymał zaliczkę:

1. jest podatnikiem zwolnionym z VAT a otrzymanie zaliczki nie spowoduje przekroczenia rocznego limitu zwolnienia z VAT – 240.000 zł,
2. jest czynnym podatnikiem VAT jednakże zaliczka dotyczyła sprzedaży zwolnionej z VAT przedmiotowo

– wówczas wpływ zaliczki powiększa wartość sprzedaży zwolnionej z VAT a zatem nie powoduje opodatkowania podatkiem VAT.

Jak natomiast sprawa opodatkowania będzie wygląda na gruncie PIT? Czy w każdym przypadku otrzymana zaliczka na 100% zamówienia będzie przychodem do opodatkowania podatkiem PIT? Pomijając metodę kasową, w której jest przychodem do opodatkowania PIT.

Nie w każdym przypadku otrzymana zaliczka na 100% wartości zamówienia będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem PIT.

Czy otrzymana przez przedsiębiorcę wpłata będzie zaliczką na gruncie PIT (także CIT) lub też nie zależy od tego czy:

• dotyczy przyszłych okresów sprawozdawczych,
• będzie posiadała definitywny charakter,
• będzie możliwość jej zwrotu przed terminem dostawy towaru czy wykonania usług,
• możliwość zwrotu lub nie została zawarta w umowie handlowej (innej dokumentacji danej transakcji).

W sytuacji, gdy otrzymana wpłata ma charakter definitywny (zapłata z góry), nie ma możliwości jej zwrotu, jest związana z uregulowaniem należności przed sprzedażą, wówczas nie może stanowić zaliczki a zatem będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT (CIT) w dniu jej otrzymania.

Potwierdza to stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 15.10.2025r. o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.491.2025.2.PC

„(…) Oznacza to, że jeśli otrzymana zapłata ma charakter zaliczki na poczet towaru i usługi, która zostanie wykonana w następnym okresie rozliczeniowym, to nie zostanie ona zaliczona do przychodu.

Według Słownika Języka Polskiego PWN, słowo „zaliczka” oznacza: „część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności”, więc zaliczką nazwiemy taką należność, która została zapłacona przed faktycznym dostarczeniem towaru i usługi.

Nie zawsze jednak wcześniej otrzymana należność będzie mogła zostać potraktowana, jako zaliczka, która nie spowoduje powstania przychodu podatkowego. O kwalifikacji danej zapłaty decyduje jej charakter. Przysporzenie uważane za przychód podatkowy ma charakter definitywny, podczas gdy w przypadku zaliczki istnieje możliwość, że będzie konieczny jej zwrot, nie ma, więc charakteru ostatecznego przysporzenia.

Kolejnym czynnikiem definiującym zaliczenie danej wpłaty, jako zaliczki, zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, jest to, czy dana należność stanowi wpłatę na poczet konkretnej usługi, która zostanie wykonana w następnym okresie sprawozdawczym. Musi to wynikać z postanowień zawartej umowy i być prawidłowo udokumentowane.

Odnosząc się do zadanego przez Państwa pytania zauważyć należy, że regulacja zawarta w art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, stanowi odstępstwo od ogólnych reguł ustalania przychodów z działalności gospodarczej, a warunkiem jego zastosowania jest uznanie, że otrzymana kwota ma charakter zaliczki (zadatku) na poczet towarów i usług, które zostaną dostarczone (wykazane) w następnych okresach sprawozdawczych.

O kwalifikacji otrzymanej kwoty na poczet przyszłych okresów sprawozdawczych decyduje charakter tej zapłaty. Przysporzenie uważane za przychód podatkowy musi mieć charakter definitywny, podczas gdy kwoty niestanowiące na podstawie 12 ust. 4 pkt 1 ww. ustawy przychodu, nie mają takiego charakteru ze względu na możliwość ich zwrotu przed terminem dostawy towaru czy wykonania usług, na poczet, których zostały wpłacone – przy zachowaniu warunków właściwych dla danego rodzaju przedpłaty. Fakt, że dana wpłata stanowi zadatek lub zaliczkę na poczet konkretnej dostawy towaru lub konkretnej usługi, która zostanie wykonana w przyszłości, musi, zatem wynikać z postanowień zawartej umowy i powinien znaleźć odzwierciedlenie w treści dokumentacji.

Co do zasady, zatem, kwoty otrzymanych zaliczek nie stanowią przychodu dla celów podatku dochodowego. Jeżeli jednak otrzymana zapłata „zaliczka” lub „przedpłata” ma charakter definitywny i ostateczny, tj. z góry następuje zapłata za zakupiony towar lub wykonanie usługi, to zgodnie z powyższym przepisem, zapłata ta, jako związana z uregulowaniem należności przed wysłaniem towaru lub wykonaniem usługi nie może być potraktowana, jako nieuznana za przychody podatkowe wpłata na poczet dostawy towarów czy usług, które dostarczone będą (wykonane) w okresie późniejszym.

Z opisu sprawy wynika, że otrzymana przez Państwa od kontrahenta kwota pieniężna dotyczy umowy zawartej z ww. podmiotem na remont (…) i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją tego remontu oraz, co istotne, ma charakter definitywny (umowa nie zawiera zapisów dot. zwrotu zaliczki). Stwierdzić należy, zatem, że ww. kwota nie stanowi zaliczki, o której mowa w art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, a tym samym stanowi dla Państwa przychód w momencie jej otrzymania tj. (…) 2024 r. (…)”.

Z kolei Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 17.05.2023r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.161.2023.2.MZ wskazuje odwrotną sytuację

„(…) Otrzymywane przez Pana przedpłaty stanowią wpłaty na poczet konkretnej dostawy, tj. konkretnego samochodu. Zamawiający będący zainteresowany pojazdem, składa Panu Zamówienie na zakup danego pojazdu wskazując m.in. numer VIN pojazdu.

Z chwilą złożenia Zamówienia powstaje obowiązek zapłaty zaliczki przez Zamawiającego na Pana rzecz. Zaliczka płatna przez Zamawiającego stanowi 100% wartości Zamówienia. Jednocześnie zgodnie z Umową z chwilą otrzymania zaliczki podejmie Pan działania mające na celu uzyskanie tytułu własności do oferowanego pojazdu (tj. podejmie działania mające na celu wykup pojazdu z leasingu).

Po uzyskaniu przez Pana własności pojazdu, przedstawia Pan Zamawiającemu pojazd do oględzin. Po dokonaniu oględzin Zamawiający podejmuje ostateczną decyzję i akceptuje, bądź anuluje Zamówienie.

W rezultacie, należy uznać otrzymane przez Pana przedpłaty za zaliczki na poczet dostawy konkretnego towaru. Dopiero po dokonaniu przez Zamawiającego oględzin, Zamawiający podejmuje decyzję dotyczącą akceptacji, bądź anulowania Zamówienia. W przypadku akceptacji Zamówienia wystawia Pan fakturę VAT końcową oraz przekazuje dokumenty i klucze do pojazdu oraz dostarcza pojazd Zamawiającemu, natomiast w przypadku anulowania Zamówienia odbiera Pan pojazd z miejsca garażowania i zwraca zaliczkę Zamawiającemu.

Powyższe powoduje, że otrzymana przez Pana przedpłata nie ma definitywnego charakteru – zgodnie z umową ostateczną decyzję w przedmiocie akceptacji Zamówienia Zamawiający podejmuje dopiero po oględzinach pojazdu. Do momentu akceptacji przedmiotu Zamówienia, otrzymana przez Pana przedpłata ma charakter zwrotny, tj. Zamawiający po dokonanych oględzinach pojazdu ma możliwość wycofania się z Zamówienia. Wówczas, zgodnie z Umową, zwraca Pan przedpłatę Zamawiającemu.

Pana zdaniem, nie ma przy tym znaczenia okoliczność, że otrzymuje Pan, jako zaliczkę 100% kwoty przewidywanego wynagrodzenia. Zaliczkować można, bowiem całą należną kwotę. Przepis art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT, nie wprowadza w tym zakresie ograniczeń, co do wysokości dokonywanej zaliczki. W kontekście powyższego wskazać należy, że otrzymanie zaliczki, w tym w wysokości 100% wynagrodzenia, która nie ma charakteru definitywnego, ostatecznego, nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego. (…)”.