Opublikowano: 2026-09-30

Każdy przedsiębiorca realizujący sprzedaż opodatkowaną VAT ma obowiązek wystawienia faktury sprzedaży, gdy odbiorcą jest inny przedsiębiorca.

Nie jest natomiast zobligowany do wystawienia faktury, gdy otrzymał zaliczkę i wykonał sprzedaż w tym samym miesiącu.

Nie jest także zobowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT (podmiotowo i przedmiotowo).

Musi jednak niekiedy wystawić fakturę sprzedaży w przypadku zgłoszenia żądania przez nabywcę.

Dziś jednak spojrzymy od drugiej strony tzn. od strony nabywcy na gruncie otrzymania faktury z opóźnieniem.

Różne terminy wystawiania faktur sprzedaży

Ustawodawca w art. 106i ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) zawarł różne terminy wystawiania faktur sprzedaży.

Podstawowa zasada mówi, iż fakturę sprzedaży podatnik wystawia nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał dostawy towaru lub wykonał usługę.

Gdyby przed sprzedażą otrzymał:

1. całość zapłaty, lub
2. część zapłaty (zaliczkę)

– wówczas fakturę wystawia nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy.

ISTOTNE:

Faktura sprzedaży nie może być wystawiona wcześniej niż 60-tego dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem zaliczki lub należności.

Jeżeli nabywca zażąda wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy od daty sprzedaży wówczas podatnik wystawia fakturę najpóźniej 15-tego dnia:

1. miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
2. licząc od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ustawodawca bardzo wyjątkowo traktuje sprzedaż niżej wymienionych towarów lub usług w zakresie maksymalnych terminów wystawiania faktur. Podatnik w poniższych przypadkach wystawia fakturę sprzedaży nie później niż:

• 30-tego dnia od dnia wykonania usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60-tego dnia od dnia wydania książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika,
• 90-tego dnia od dnia drukowania książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług stanowiących import usług (art. 28b ustawy o VAT), gdy umowa przewiduje jednak rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120-tego dnia od pierwszego dnia wydania towarów,
• z upływem terminu płatności – w przypadku sprzedaży towarów lub usług, dla których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dacie wystawienia faktury (m.in. świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu, stałej obsługi prawnej i biurowej, ochrony osób i mienia, telekomunikacyjnych, pozostałych).

Kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku VAT

Prawo do odliczenia podatku naliczonego reguluje art. 86 ustawy o VAT. Powstaje ono najszybciej w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (obowiązek opodatkowania podatkiem VAT przez sprzedawcę zrealizowanej przez niego sprzedaży).

I w tym momencie nabywca może zrealizować to prawo tzn. odliczyć podatek VAT od tego nabycia, jeżeli:

1. jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT,
2. otrzymał fakturę (fizycznie, elektronicznie, poprzez KSEF) w związku z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT,
3. wydatki będące przedmiotem faktury dotyczą sprzedaż opodatkowanej VAT albo częściowo opodatkowanej VAT,
4. nie zaistniały negatywne okoliczności zawarte w art. 88 ustawy o VAT (np. zakup usług noclegowych, gastronomicznych, nabywca otrzymał pustą fakturę, nabywca otrzymał fakturę wystawioną przez podmiot nieistniejący, otrzymana faktura stwierdza czynności lub kwoty niezgodne z rzeczywistością, faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego, pozostałe sytuacje).

Obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy może powstać:

• w dacie dokonania dostawy towarów albo w dacie zakończenia usługi,
• w dacie otrzymania zaliczki (przed sprzedażą),
• w dacie otrzymania całości należności (przed sprzedażą),
• w dacie wystawienia faktury (leasing, najem dzierżawa, stała obsługa prawna, ochrona osób i mienia, pozostałe),
• pozostałe przypadki.

Jeżeli więc obowiązek podatkowy w VAT u sprzedawcy powstał wcześniej, ale nabywca otrzymał fakturę dopiero po kilku tygodniach lub miesiącach, prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero w okresie otrzymania faktury. Samo wykonanie usługi lub dostawa towarów nie daje jeszcze możliwości odliczenia podatku VAT.

Wyjątkiem od reguły jest wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Nawet bez faktury nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od WNT, ale oczywiście nie wcześniej niż w dniu powstania obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy pod warunkiem, że uwzględni kwotę podatku VAT należnego z tytułu WNT w ewidencji i deklaracji JPK_V7X, w której jest on obowiązany go wykazać.

Do kiedy można odliczyć VAT z otrzymanej faktury

Otrzymanie faktury z opóźnieniem to jedna z najczęściej spotykanych sytuacji w bieżącej działalności gospodarczej. Oczywiście KSEF wiele zmienił niemniej wiele faktur wciąż zostaje przekazywanych poza KSEF.

Przepisy ustawy o VAT a konkretnie art. 86 ust. 11 ustawy o VAT umożliwiają nabywcy odliczenie VAT w kilku terminach.

Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT może odliczyć VAT od otrzymanej faktury również:

1. w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych przy rozliczeniach miesięcznych albo,
2. w jednym z dwóch kolejnych okresów przy rozliczeniach kwartalnych.

Jeżeli termin ten zostanie przekroczony, odliczenie nadal jest możliwe przy pomocy korekty ewidencji i deklaracji JPK_V7X:

1. za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2. za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika stosującego rozliczenie kwartalne VAT za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do odliczenia VAT naliczonego

– nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odliczenie VAT z faktury otrzymanej z opóźnieniem

Od czasu do czasu może zdarzyć się, iż wprawdzie faktura została wystawiona terminowo, lecz z przyczyn organizacyjnych trafiła do księgowości z opóźnieniem. W takim przypadku decydujące znaczenie ma rzeczywista data jej otrzymania przez podatnika, a nie data przekazania dokumentu do działu księgowości.

Najwięcej błędów pojawia się podczas księgowania dokumentów odnalezionych po kilku miesiącach.

Część podatników ujmuje je w bieżącym JPK_V7X, mimo że przekroczony został termin określony w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

W takich przypadkach prawidłowym rozwiązaniem pozostaje korekta okresu, w którym powstało prawo do odliczenia. Równie często błędnie utożsamiana jest data wpływu faktury do biura rachunkowego z datą jej otrzymania przez przedsiębiorcę. Dla celów VAT znaczenie ma moment wejścia dokumentu do dyspozycji podatnika, a nie chwila przekazania go księgowości.

Natomiast po wejściu w życie obowiązkowego KSEF a więc wystawiania i otrzymywania przez przedsiębiorców faktur ustrukturyzowanych – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w KSEF przez nabywcę występującego w KSEF w chwili jej przydzielenia numeru przez KSEF.

Data pobrania dokumentu przez odbiorcę faktury pozostaje bez znaczenia dla ustalenia momentu odliczenia podatku VAT naliczonego.

Przykład 1

Przedsiębiorca nabył materiały budowlane 17.07.2026 r. Sprzedawca wystawił fakturę tego samego dnia z VAT w wysokości 25.000 zł. Z przyczyn organizacyjnych faktura została doręczona nabywcy dopiero 07.08.2026 r.

Obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstał w lipcu, jednak przedsiębiorca – nabywca uzyskał prawo do odliczenia VAT dopiero w rozliczeniu za sierpień.

Jeżeli nie odliczy podatku VAT w JPK_V7X za sierpień 2026 r., wówczas może to jeszcze zrobić w jednym z trzech kolejnych miesięcy.

Przykład 2

Przedsiębiorca otrzymał 13.07.2026 r. fakturę za usługę marketingową wykonaną w maju na wartość netto 10.000 zł.

Podatnik nie ujął dokumentu ani w lipcu, ani w sierpniu, wrześniu i październiku.

Natomiast w listopadzie 2026 r. dostrzeżono pominięcie faktury.

W takiej sytuacji, aby przedsiębiorca mógł odliczyć VAT z ww. faktury musi złożyć korektę JPK_V7X za lipiec 2026r. albo za jeden z pozostałych ww. miesięcy, ponieważ upłynął okres bieżącego odliczenia przewidziany w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.

Przykład 3

Czynny podatnik VAT stosujący kwartalne rozliczenie VAT otrzymał fakturę 05.07.2026 r. Dokument nie został rozliczony w trzecim kwartale 2026 r.

Podatnik zachowuje możliwość odliczenia podatku VAT z ww. faktury w czwartym kwartale 2026 r. albo w pierwszym kwartalne 2027 r .

Po upływie tych terminów konieczna będzie korekta ewidencji i deklaracji JPK_V7X za trzeci kwartał 2026 r. albo za czwarty kwartał 2026 r. albo za pierwszy kwartał 2027 r.

W praktyce organów podatkowych utrwalił się pogląd, że data wpływu faktury decyduje o momencie powstania prawa do odliczenia VAT.

Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20.09.2023 r. o sygn. 0112-KDIL1-3.4012.350.2023.2.KK, w której wskazano, że podatnik może odliczyć VAT dopiero po otrzymaniu faktury, nawet, gdy obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstał wcześniej.

Podobne stanowisko jak wyżej znalazło się w interpretacji Dyrektora KIS z 18.05.2022 r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.120.2022.2.KP.

Organ wyjaśnił, że przekroczenie bieżących terminów odliczenia VAT naliczonego nie powoduje utraty prawa do jego odliczenia, lecz wymaga dokonania korekty ewidencji i deklaracji JPK_V7X w rozliczeniu za okres, w którym prawo do odliczenia VAT powstało.