Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy

Opublikowano: 2022-06-03

Coraz częściej w zagraniczną podróż służbową udają się sami przedsiębiorcy. Zasady jakie panują przy jej rozliczaniu są odmienne od reguł właściwych dla krajowych podróży służbowych.

Jakie więc zasady obowiązują w kwestii rozliczania zagranicznych podróży służbowej przedsiębiorcy? Co jest istotne aby podatnik mógł ująć w kosztach poniesione wydatki z owej podróży?

Zagraniczna podróż służbowa – co należy określić

Podobnie jak przed krajową podróżą przedsiębiorca musi ustalić kilka istotnych danych takich jak:

  • miejsce docelowe podróży służbowej, którym może być kilka krajów za granicą,
  • kraj lub kraje zagraniczne przez które będzie odbywać się podróż służbowa,
  • trasa podróży służbowej,
  • cel odbycia podróży służbowej związany wyłącznie z prowadzoną działalnością,
  • data rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • środek lokomocji, środki lokomocji.

ISTOTNE:

Co niezwykle ważne, podróż służbowa przedsiębiorcy nie musi zaczynać się i kończyć w siedzibie firmy.

ISTOTNE:

Czas trwania zagranicznej podróży służbowej ustala się w sposób odmienny od krajowej podróży służbowej.

Nie mniej do czasu trwania zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorca doliczy czas trwania dojazdu na odcinku od miejsca rozpoczęcia podróży do granicy Polski oraz przy powrocie od granicy polskiej do miejsca zakończenia podróży.

Czas ten powinien być ustalony według zasad rozliczania krajowej podróży służbowej.

Ustalenie czasu trwania zagranicznej podróży służbowej w zależności od środka lokomocji
LądowyLotniczyMorski
Od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do krajuOd chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w krajuOd chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego

Dieta przysługująca przedsiębiorcy w czasie zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorcy za czas odbycia zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta służąca pokryciu kosztów wyżywienia. Koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej niezależnie jak udokumentowane nie będą stanowić kosztów firmowych. Odpowiednikiem ustawowych tych kosztów jest właśnie dieta.

Należy pamiętać, iż kwota zagranicznej diety nie będzie stała ale będzie uzależniona od:

  1. kwoty diety obowiązującej w docelowym państwie (państwach) podróży zagranicznej,
  2. czasu trwania zagranicznej podróży służbowej.

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy może odbywać się do jednego, dwóch lub więcej zagranicznych państw a więc przedsiębiorca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Kwoty diet za dobę w niektórych krajach
Nazwa państwaWalutaKwota diety za dobę
AustraliaAUD88
BelgiaEUR48
BułgariaEUR40
ChinyEUR55
CzechyEUR41
FrancjaEUR50
LuksemburgEUR48
NiemcyEUR49
NorwegiaNOK451
USAUSD59
SzwajcariaCHF88
SzwecjaSEK459
Wielka BrytaniaGBP35

ISTOTNE:

Przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych wydatków związanych z wyżywieniem w czasie trwania podróży służbowej. Koszty wyżywienia zostały zaklasyfikowane przez ustawodawcę właśnie jako kwota diety.

Dobowa kwota diety ujęta w kosztach firmowych nie może przekroczyć dobowej stawki kraju, lub krajów docelowych zagranicznej podróży służbowej.

ISTOTNE:

Przedsiębiorca przeliczy wartość naliczonej diety według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu rozliczenia podróży służbowej czyli druku delegacji (rozliczenia delegacji zagranicznej).

Wysokość diety uzależniona jest również od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej. Zaprezentowano to w poniższej tabeli.

Dieta a czas trwania zagranicznej podróży służbowej
Pełna doba podróży służbowej
Dieta przysługuje w pełnej wysokości w kwocie obowiązującej dla państwa lub państw będących celem zagranicznej podróży służbowej
Niepełna doba podróży służbowej
Czas trwania podróży do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety
Czas trwania podróży ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
Czas trwania podróży ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Przedsiębiorca korzysta z publicznych środków transportu w czasie zagranicznej podróży służbowej

Przedsiębiorca w czasie podróży służbowej może korzystać z publicznych środków transportu (samolot, pociąg, autokar, bus, tramwaj, inne). Aby wydatki mogły zostać ujęte w kosztach firmy wymagają prawidłowego udokumentowania rachunkiem lub fakturą.

ISTOTNE:

Ryczałt za dojazdy w podróży służbowej nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest objęty limitami ryczałtu za dojazd, którymi objęty jest pracownik.

Zagraniczna podróż służbowa firmowym samochodem

Przedsiębiorca może udać się w podróż służbową samochodem stanowiącym środek trwały w prowadzonej działalności.

W takim wypadku do kosztów firmowych podróży służbowej przedsiębiorca zaliczy koszty paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa firmowym samochodem to możliwość ujęcia 75% wydatków z dokumentów dotyczących eksploatacji auta.

100% wydatków w koszty firmy tylko gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję przebiegu kilometrów i użytkuje samochód wyłącznie na cele firmowe.

Zagraniczna podróż służbowa prywatnym samochodem przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może zdecydować się na wyjazd w zagraniczną podróż służbową swoim prywatnym samochodem. Do kosztów firmowych zagranicznej podróży służbowej zaliczy wówczas zarówno wydatki dotyczące paliwa, napraw i czyszczenia pojazdu, nabycia części do pojazdu i innych związanych z jego użytkowaniem.

Kosztem firmowym będą także bilety za parkingi, postoje, przejazdy autostradą, winiety i inne.

ISTOTNE:

Podróż służbowa prywatnym samochodem to możliwość ujęcia jedynie 20% wydatków z dokumentów związanych z eksploatacją auta.

Koszty noclegu występujące w czasie podróży służbowej przedsiębiorcy

Wydatki na nocleg jakie przedsiębiorca poniesie w trakcie odbywania podróży służbowej może zaliczyć w koszty firmy. Najważniejsze aby przedsiębiorca uzyskał dokument typu fakturę lub rachunek potwierdzający nabycie usług noclegowych.

ISTOTNE:

Ryczałt za nocleg nie przysługuje przedsiębiorcy. Przysługuje jedynie pracownikowi. Przedsiębiorca nie jest także objęty limitami ryczałtu za nocleg, którymi objęty jest pracownik.

Pozostałe wydatki przedsiębiorcy

Warto podkreślić, iż przedsiębiorca może do kosztów firmowych podróży służbowej ująć także i inne wydatki związane z daną podróżą.

Przykładem mogą być tu m.in.:

  • opłaty za różnego rodzaju wstęp na imprezy branżowe,
  • opłaty za wstęp na szkolenia,
  • opłaty za wstęp na targi,
  • inne opłaty.

Kluczowe w tym wypadku jest to, iż tego typu opłaty pojawiające się w trakcie trwania podróży służbowej muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

ISTOTNE:

Wszelkie poniesione, udokumentowane zagranicznymi rachunkami, fakturami, biletami wydatki przedsiębiorca przeliczy według średniego kursu NBP ogłoszonego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia dokumentu kosztowego.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Zbiegi tytułów do ubezpieczenia zdrowotnego w Polskim Ładzie na przykładach

2022-06-17

Obowiązujące do końca 2021 roku zasady obliczania składki zdrowotnej zostały zastąpione zupełnie nowym mechanizmem wprowadzonym przez tzw. Polski Ład. Szczególnie [...]

Zbiorcze zapisy sprzedaży w ewidencji przychodów i KPiR na podstawie ewidencji VAT

2022-06-10

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą dokumentację podatkową w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (ryczałt), mają możliwość ewidencjonowania [...]

Nowy JPK w podatku dochodowym – na co przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę

2022-06-10

Już niebawem obok dobrze znanego pliku JPK_V7 zostanie wprowadzony nowy plik JPK zawierający dane za pomocą których podatnik ustala podatek [...]

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy

2022-06-03

Coraz częściej w zagraniczną podróż służbową udają się sami przedsiębiorcy. Zasady jakie panują przy jej rozliczaniu są odmienne od reguł [...]

Krajowa podróż służbowa przedsiębiorcy

2022-05-27

Pracodawca może wydać polecenie pracownikowi do realizacji zadania służbowego poza jego miejscem pracy bądź stałym miejscem prowadzenia działalności, stałą siedzibą [...]