W przypadku otrzymania przez przedsiębiorcę faktury zaliczkowej pojawia się pytanie o możliwość ujęcia poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów. W poniższym artykule przeanalizujemy w jaki sposób ująć taką fakturę w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Zaliczka udokumentowana fakturą a koszt uzyskania przychodu

Na wstępie wskażmy, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy VAT podatnik otrzymujący zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usługi jest zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej zgodnie z art. 106f ustawy VAT.

Zaliczka może opiewać na część ostatecznego wynagrodzenia lub też może pokrywać całość wynagrodzenia, co jednak w żaden sposób nie wpływa na sam obowiązek wystawienia faktury.

Odnosząc się do treści rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów warto wskazać, że zgodnie z § 10 rozporządzenia wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki są wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym.

Natomiast na podstawie § 15 tego aktu, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6-9 czyli również na podstawie faktur zaliczkowych.

Kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. 

W tym miejscu należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą być łącznie spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W kontekście zaliczki zapłaconej przed finalnym wykonaniem usługi warto szczególną uwagę zwrócić na przesłanki definitywnego oraz ostatecznego charakteru wydatku.

WAŻNE

Zapłata zaliczki jest wydatkiem który nie może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej ponieważ nie ma charakteru ostatecznego i bezzwrotnego.

Moment ujęcia zaliczki w kosztach podatkowych w ramach KPiR

Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy VAT jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. To oznacza, że data wystawienia faktury nie musi pokrywać się z datą otrzymania zaliczki.

Sposób ujęcia zaliczki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów obrazuje poniższy przykład:

Podatnik w dniu 20 września 2026 r. zapłacił 100% zaliczki w kwocie 5000 zł na poczet usługi która ma odbyć się 4 października 2026 r. W dniu 21 września 2026 r. otrzymał fakturę zaliczkową.

W jaki sposób zaksięgować takie zdarzenie gospodarcze ?

W księdze podatkowej za wrzesień 2024 r. podatnik, na podstawie faktury zaliczkowej, wpisze:

• w kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego”: 20 wrzesień 2026 r.,
• w kolumnie 8 „Opis zdarzenia gospodarczego”: zapłata zaliczki
• w kolumnie 19 „Uwagi”: 5000 zł.

Natomiast koszt usług podatnik wpisze do KPiR już na podstawie faktury końcowej wystawionej 4 października 2026 r. następująco:

• w kolumnie 2 „Data zdarzenia gospodarczego”: 4 październik 2026 r.,
• w kolumnie 8 „Opis zdarzenia gospodarczego”: wykonanie usługi
• w kolumnie 15 „Pozostałe wydatki”: 5000 zł.

Jeżeli kontrahent nie wystawił faktury końcowej to księgowanie zaliczki odbywa się na podstawie faktury zaliczkowej ale pod datą poniesienia kosztu tj. wykonania usługi.

Reasumując należy zatem wskazać, że niezależnie od tego czy zaliczki została zapłacona w całości czy też w części nie stanowi ona kosztu uzyskania przychodu aż do momentu dostawy towarów czy wykonania usługi.